Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 238: Arbeitspläne erstellen, bereitstellen, abarbeiten (lassen).

Es geht nur noch um das Abarbeiten nach Plan.

Es geht um die Bereitstellung des bis dato erarbeiten Wissens:

1. wie "Es" geht,
2. wie "Es" zusammenpasst,
3. in welcher Reihenfolge "Es" geschehen soll (darf, muss).

Es geht um die Aufbereitung und Bereitstellung des Vorwissens als Handlungswissen: Das Selbstverständliche wird aufbereitet und dient als Gedächtnisstütze mit den Antworten für die Frage: "Wie war das denn noch gleich?" 

Arbeitspläne für das Projekt und das Projektmanagement sind z.B.

1. Ausführungspläne,
2. Zeitpläne,
3. Terminpläne,
4. Tagespläne, Wochenpläne, Monatspläne, Quartalspläne, Jahrespläne,
5. Produktionspläne,
6. Qualitätspläne,
7. Meilensteinpläne,
8. Objektpläne,
9. Konstruktionspläne
10. Gestaltungspläne,
11. Ausführungspläne
12. Schnittmuster,
13. Materialpläne,
14. Personaleinsatzpläne,
15. Urlaubspläne,
16. Vertretungspläne,
17. Finanzierungspläne
18. Zahlungspläne
19. Ausgabenpläne,
20. Beschaffungspläne
21. Wartungspläne,
22. Entsorgungspläne,
23. Erschließungspläne,
24. Roll-out-Pläne,
25. Abwicklungspläne,
26. Baupläne,
27. Katastrophenpläne,
28. Wachpläne,
29. Revisionspläne,
30. Besetzungspläne,
31. Belegungspläne,
32. Ausstattungspläne,
33. Vertriebspläne,
34. Messepläne,
35. Reisepläne,
36. Marketingpläne,
37. Werbepläne,
38. Informationspläne, (z.B. Newsletter, Pressemitteilungen),
39. Kontrollpläne.

Es geht um die Arbeitspläne für:

1. Einzelarbeiten,
2. Tandemarbeiten,
3. Gruppenarbeiten,
4. Teamarbeiten,
5. Arbeiten in Arbeitsgruppen,
6. Arbeiten in Kreativgruppen,
7. Arbeiten in Entwicklungsgruppen,
8. Arbeiten in Problemlösegruppen,
9. Arbeiten in Reflexionsgruppen,
10. Arbeiten in Steuergruppen.

Die Arbeitspläne müssen deutlich und unmissverständlich aufzeigen:

1. wo und wie Arbeiten nach eigenem Gusto und in eigener Verantwortung möglich, erforderlich, erlaubt und gefordert ist,
2. wo und wie die Arbeiten nach den Weisungen zu erfolgen haben,
3. was wie zu erledigen ist,
4. wem auf welche Art und Weise zuzuarbeiten und für wen welche Hilfsarbeiten und Dienste zu erbringen sind,
5. welche delegierte Arbeiten wie eigenverantwortlich im Sinne der Delegation (des Auftrages) zu erledigen sind,
6. welche Sekretariatsarbeiten, administrative Arbeiten wie mit zu erledigen sind,
7. welche Pflege- und Wartungsarbeiten dazugehören und wie sie zu erledigen sind,
8. welche Aufbereitungen und Erfassungen wie zu erledigen sind,
9. welche Dokumentationen und Zusammenstellungen wie zu erledigen sind,
10. welche Routinen wie zu erledigen sind.

Ziele:

1. Plausibilitätskontrolle der Passungen aller Planungen.
2. Kontrollen der Machbarkeit (Ausführbarkeit) der Planungen.
3. Verlässigung über die Vollständigkeit der Planungen.
4. Ermittlungen von Überlappungen und deren Gestaltungen.
5. Ermittlungen von Lücken und deren Schließung bzw. Überbrückung.
6. Sicherstellung der eindeutigen Weisungen und Anweisungen an die handelnden Personen vor Ort.
7. Früherkennung und Ermittlung von unrealistischen Annahmen, Auslassungen oder Verschiebungen.
8. Früherkennung von erforderlichen Zwischenlösungen, Pufferlösungen und Maßnahmen zur Harmonierung des Ablaufs des Projekts und des Projektmanagements.
9. Früherkennung von Fehleinschätzungen der Leistungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft, Eignung und von Kompetenzen und deren unverzüglichen Korrektur.
10. Konsequente Durchsetzung der Anforderungen des Projekts und des Projektmanagement bei allen Beteiligten und Betroffenen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die zeitlichen, räumlichen und terminlichen Anforderungen für jede einzelne Arbeite aus allen verschiedenen Planungen.
2. Ermitteln Sie die bestehenden Abweichungen, Unvereinbarkeiten oder Widersprüche und vereinbaren Sie die passenden Änderungen der Pläne.
3. Ermitteln Sie die Fehler in den Abläufen (in der Ablauflogik) und vereinbaren Sie die Änderungen mit den Beteiligten.
4. Ermitteln Sie, wie die einzelnen Arbeiten üblicherweise erledigt werden.
5. Ermitteln Sie die notwendigen speziellen Weisungen, wie die Arbeiten im Projekt und im Projektmanagement zu erledigen sind.
6. Erstellen Sie für jede Arbeit einen Plan, wie die Arbeit zu erledigen ist.
7. Legen Sie für jede Arbeit fest, wie die Arbeitspläne den eingesetzten Personen rechtzeitig bereitgestellt werden (dürfen, können, müssen).
8. Legen Sie fest, auf welche Art und Weise die arbeitenden Personen eingewiesen, angeleitet und angehalten werden (dürfen, müssen), sich nach den Arbeitsplänen zu organisieren und sie zu erfüllen.
9. Legen Sie fest, was zu tun ist, wenn die Arbeitspläne voraussichtlich oder bereits offensichtlich von Rahmenbedingungen ausgehen, die nicht der Realität entsprechen (dürfen, können, werden).
10. Legen Sie fest, wie Änderungen von Arbeitsplänen durch die handelnden (ausführenden) Personen veranlasst oder selbst durchgeführt werden (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Erfüllung und Einhaltung der Arbeitspläne kann auch zu anderen Ergebnissen als den "üblicherweise" erwarteten führen.

Die Einhaltung der Arbeitspläne ("Dienst nach Vorschrift") wird manchmal auch verwendet, sich aus einer Haftung freizusprechen, die über die formale Erfüllung der Arbeitspläne hinausgeht. Passiver Widerstand zeigt sich oftmals auf diese Art und Weise.

Wenn den handelnden Personen die Anleitung nicht plausibel erscheint, werden Grundsatzdiskussionen mit entsprechenden Verzögerungen und anderen Wirkungen ausgelöst, anstatt im Zweifelsfall zu tun, was sach- und fachgerecht am ehesten infrage kommt.

Teilnehmerkreis:

Alle Arbeitspläne sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Arbeitspläne" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln