Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 241: Die Verfügbarkeit der Ressourcen durch das Multiprojektmanagement sichern.

Es geht um die Durchsetzung des Zugriffs auf Ressourcen vor Wettbewerbern.

Es geht um die Verankerung der Bestimmungen der verfügbaren Ressourcen für das Projekt und das Projektmanagement.

Es geht um die frühzeitigen, rechtzeitigen und angemessenen Lösungen von Konflikten um die begrenzten Ressourcen durch klare Entscheidungen, Festlegungen und Vereinbarungen.

Ziele:

1. Verbindliche und verantwortliche Freigabe der Ressourcen für die Zwecke des Projekts und des Projektmanagements durch (Macht-)Entscheid.
2. Verbindliche Weisungen an die Besitzer der Ressourcen, z.B. Vorgesetzte, die Ressourcen zu den bestimmten Zeiten, für die bestimmte Dauer und an den bestimmten Orten zu den Zwecken des Projekts und des Projektmanagements einzusetzen.
3. Unverzügliche Eingriffe und Korrekturen, wenn die rechtzeitige und ausreichende Bereitstellung der Ressourcen verweigert, behindert, verhindert, erschwert oder beeinträchtigt wird.
4. Unverzügliche Anpassungen des Projektablaufes und des Projektmanagement, wenn die angeforderten und bereits zugesagten Ressourcen nicht oder nicht mehr oder in anderer Art und Weise bereitstehen (müssen, können, dürfen).
5. Unverzügliche Freigaben von Ressourcen, die für das Projekt oder das Projektmanagement reserviert sind, wenn sich Verzögerungen oder Verschiebungen oder Änderungen des Ressourcenbedarfs ergeben oder zu erwarten sind.
6. Unverzügliche Anpassungen der Einsatzplanungen für die Ressourcen bei allen Änderungen des Bedarfs, der Zeitpunkte, Dauer oder Orte.
7. Sicherung des ausschließlich zweckbestimmten Einsatzes der Ressourcen für das Projekt und das Projektmanagement.
8. Durchsetzung und Beachtung der verbindlichen Weisungen und Anweisungen an die Personen vor Ort, wie die Ressourcen für das Projekt und das Projektmanagement einzusetzen sind.
9. Vereinbarung eines Eskalationsmodells für die unmittelbaren Auseinandersetzungen um die bevorrechtigten Einsätze von Ressourcen.
10. Festlegung und Vereinbarung von Sanktionen für die Folgen von nicht verwendbaren, nicht bereitgestellten, verweigerten oder anderweitig eingesetzten Ressourcen.

Durch das Multiprojektmanagement zu steuernde Ressourcen sind z.B.

1. Arbeitskräfte,
2. Maschinen aller Art,
3. Einsatzorte,
4. Einsatzdauer,
5. Kapazitäten,
6. Belastungsgrenzen,
7. Mindestgrößen (Mindestmengen, z.B. Durchflussmengen, Bearbeitungsmengen).

Anleitungen:

1. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für das Multiprojektmanagement zuständig und verantwortlich ist.
2. Ermitteln Sie die Rahmendaten für die Ressourcen, welche durch das Multiprojektmanagement zu sichern sind.
3. Informieren Sie Ihren Bedarf frühzeitig bei den Personen, welche über die von ihnen verwalteten Ressourcen verfügen (können, dürfen, müssen).
4. Vereinbaren Sie mit dem Multiprojektmanagement die Reihenfolge der Zugriffe und des Einsatzes der Ressourcen für das Projekt, das Projektmanagement und Dritte (vorhergehende und nachfolgende Einsätze).
5. Ermitteln und vereinbaren Sie mit den Vornutzenden und Nachfolgenden die Art und Weise der Vorbereitungen und Übergaben der Ressourcen, insbesondere die Zeiten und Dauer.
6. Bestimmen Sie für jede Ressource eine Person, welche sich mit den Dritten über die konkreten Übernahmen und Übergaben abstimmt und für das Projekt und das Projektmanagement die dazu notwendigen Entscheidungen und Weisungen erteilen darf (kann, muss) bzw. zu beachten hat.
7. Legen Sie fest, was Sie tun (werden, können, dürfen, müssen), wenn Ihnen der Zugriff auf die Ressourcen oder die vorgesehene zweckbestimmte Verwendung verwehrt, erschwert, begrenzt oder beeinträchtigt wird.
8. Legen Sie fest, was Sie tun werden (können, dürfen, müssen), wenn Dritte spontan auf die Ressourcen zugreifen (wollen, dürfen, können, müssen).
9. Legen Sie die Bedarfe für Vorratshaltungen, Mindestmengen, Höchstmengen, Durchlassmengen und Zwischenlager fest und vereinbaren Sie die Art und Weise der Erfüllung der Anforderungen mit den verantwortlichen Personen für die Ressourcen.
10. Legen Sie fest, was Sie tun (werden, können, dürfen, müssen), wenn zugesagte Ressourcen zum bestimmten Termin oder am bestimmten Ort nicht bereitstehen (können, dürfen).

Das Multiprojektmanagement benötigt für seine Arbeit in der Regel für jede Ressource:

1. Eigner, Besitzer, Berechtigter, Vorgesetzter,
2. Beginn (genau, mitunter genau auf die Sekunde),
3. Ende (genau, mitunter genau auf die Sekunde),
4. Mengengerüste (Anzahl, Größen, Kapazitäten, Leistungsmerkmale),
5. Art und Weise der erforderlichen Bereitstellung, Vorbereitungen, Aufbereitungen, Einrichtungen, Einweisungen,
6. Einsatzort,
7. Art und Weise der Verbringung an die Einsatzorte (Transport, Reisen, Lagerungen),
8. Art und Weise der Freigaben,
9. Art und Weise sowie Zwecke des Einsatzes,
10. Verantwortliche Person für die Weisungen vor Ort.

Mahnungen:

Ist ein Multiprojektmanagement nicht erforderlich, obliegen die Aufgaben dem Projektleiter selbst.

Im Alltag werden durch allerlei Manöver versucht, die jeweils eigenen Bedarfe wichtiger und dringlicher als die der Anderen darzustellen. Beliebt sind geplante, absichtliche Engpässe. Sie sind oftmals die einzigen Möglichkeiten, die notwendigen Entscheidungen zu ermöglichen, herbeizuführen und zu erzwingen. Der Ausgang der Manöver bleibt meisten ungewiss.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Multiprojektmanagement" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln