Eingreifreserven sichern.

E. Schritt 247: Eingreifreserven, Notreserven sichern; Task Force einsetzen.

Wenn etwas zusätzlich zu tun ist, muss auch jemand da sein, der es zu tun vermag (tun muss, kann, darf und möglichst auch will).

Es geht darum bei absehbarem oder unvorhergesehenem Mehrbedarf auf Personalreserven oder andere benötigte Ressourcen zurückgreifen und sie unverzüglich einsetzen zu können.

Es geht um den Einsatz des Personals und der Ressourcen, die im Projekt und im Projektmanagement nicht (mehr) benötigt werden.

Es geht um die "Feuerwehr", die dort eingesetzt wird und werden kann, "wo es brennt".

Es geht um die "Erste Hilfe" bei Notfällen, Ausfällen, Unfällen, höherer Gewalt.

Ziele:

Bewältigung von Leistungsspitzen.
Verhinderung von Kollaps.
Sicherung des unverzüglichen Einsatzes auf Abruf.
Sicherstellung der einfachen und sicheren Einbindung der zusätzlichen Personen und Kapazitäten in die (auf Hochdruck) laufenden Prozesse.
Sicherung der Einhaltung von Standards, Gesetzen, Vorschriften und Auflagen auch bei Überforderungen, Überlastungen oder Überziehungen.
Sicherung des Einsatzes der Reserven für Leistungen.
Verhinderung von Verschwendung.
Verhinderung von Unproduktivität.
Sicherung des kontinuierlichen Leistungsprozesses.
Stärkung der gleichzeitigen Projektverantwortung und Verantwortung für die laufenden Prozesse insgesamt.

Anleitungen:

Stellen Sie bereits eingetretene Engpässe beim Personal oder bei Sachmitteln fest.
Stellen Sie fest, wer über die Ressourcen verfügt, die den Engpass beseitigen könnten.
Stellen Sie fest, wer über den Einsatz der Reserven verfügt.
Stellen Sie fest, wer über die Freigabe der Reserven entscheidet.
Beantragen oder fordern Sie die unverzügliche Freigabe und den Einsatz für das Projekt und das Projektmanagement.
Lassen Sie den Konflikt eskalieren, wenn die Reserven nicht freigegeben werden (dürfen, können, müssen).
Stellen Sie fest, wo nach den Planungen voraussichtlich weitere Engpässe auftreten (können, werden, müssen).
Ermitteln Sie die benötigten Zusatzkapazitäten an Personal und Sachmitteln.
Beantragen Sie Sie die benötigten Ressourcen unverzüglich an und fordern Sie den Einsatz auf Abruf durch den Projektleiter zu den vorgesehenen Zeiten und an den vorgesehenen Orten für die voraussichtlichen Arbeiten im Projekt und im Projektmanagement.
Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die zusätzlichen Personen für ihren Einsatz im Projekt und im Projektmanagement vorbereitet werden (können, dürfen, müssen).
Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die reservierten Sachmittel gegebenenfalls unverzüglich für das Projekt vorbereitet, bereitgestellt, eingerichtet und freigeschaltet werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln Sie, wo und wann und wofür für das Projekt und das Projektmanagement zu viel Ressourcen eingeplant sind, die für andere Leistungsprozesse eingesetzt werden (können, dürfen, müssen).
Legen Sie fest, wo, wann wie Sie freie Reserven im Projekt und im Projektmanagement anderweitig zielführend einsetzen (können, dürfen, müssen).
Legen Sie offen, welche vorgesehenen Personalkapazitäten und Sachmittel Sie nicht (mehr) für das Projekt und das Projektmanagement benötigen und geben Sie die Reserven für die allgemeinen betrieblichen Prozesse frei.

Mahnungen:

Manchmal werden erst Grundsatzdiskussionen geführt und Machtspielchen gespielt, anstatt sich einfach (gemeinsam) auf die tatsächlichen Aufgaben zu konzentrieren, die da heißt, die bereits vorhandenen Engpässe so rasch wie möglich (gemeinsam) zu überwinden.

Nicht ausgelastete Kapazitäten werden in der Regel sofort für Aufgaben verwendet, die mitunter eher "Beschäftigungstherapien" oder "Beschäftigungen nur mit sich selbst" sind. Beliebt sind "Perfektionierungen", alles, was mit "verbesserten Darstellungen" zu tun hat oder einfach nur Scharmützel zwischen Personen, die sonst nichts Besseres oder Nützlicheres zu tun haben. Sind die Reserven einmal fehlgeleitet, sind sie häufig nicht mehr für den Leistungsprozess zu mobilisieren. Im Gegenteil: Sie saugen andere Reserven an und verbrachen sie ebenfalls ohne Leistungsbezug, wie z.B. "Beratungen", "Moderationen", "Gutachten".

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Eingreifreserven, Notreserven, Task Force" vertiefen:

Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
Projektmatrix: 99_010_000
Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
Aktuelle Stände 17_000_000
Meilensteine 02_200_100
Infos, Nützliches 19_500_000
Termine: 16_000_000
Warnsignale: 06_660_000
Notizen: 19_000_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Transparenz 99_180_000
Partner 08_000_000
Orte 08:100_000
Ressourcen 08:200_000
Projektorganisation 41_000_000
Führung Projektorganisation: 41_000_000
Termine, Fristen: 16_000_000
Qualitätsmanagement: 12_000_000
Verhalten im Projekt: 50_000_000
Regelkommunikation: 03_340_000
Methoden: 60_000_000
Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
Projektsteuerung: 32_000_000
Schnittstellen: 99_100_000
Empfohlene Suchbegriffe:

Standards
Verfahren
Vorgehensweisen
Methoden
Methodik
Hilfsmittel
Prozessketten
Arbeitsweise
Durchführung
Ausführung
Leistungsbeschreibungen
Kontrollen im Projekt
Kontrollpflichten des Projektmanagements
Regelkommunikation
Leistungsvereinbarungen
Weisungsbefugnisse
Geheimhaltung
Verteilerlisten
Verträge und Vereinbarungen
Vertretungsmacht
Formale Rollen in Organisationen
Spielregeln in Organisationen
Usancen, Gewohnheitsrechte
Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln