Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 244: Die aktuelle Situation gestalten und bewältigen (Situationsmanagement).

Es ist vieles genau so wie geplant, erwartet oder befürchtet.

Es ist vieles anders als es scheint:

Es geht um den situativen Ausgleich und die Anpassungen an Engpässen, Prioritäten, Kapazitäten, Einsätze und Arbeiten.

Es geht um die Aufrechterhaltung des geregelten und gesteuerten Leistungsprozesses, der Bindungen und Verbindungen.

Es geht um die situativen Umleitungen, Bypässen, Puffer.

Es geht um situative Entscheidungen, Weisungen, Korrekturen, Maßnahmen und Eingriffe.

Ziele:

1. Erkennen, worauf es ankommt: Hier und Jetzt.
2. Sicherstellung der notwendigen Weisungen vor Ort.
3. Ausführen. Erledigen. Tun, was zu tun ist.
4. Die Zeit nutzen.
5. Produzieren. Leisten.
6. Sich einbringen, beitragen.
7. Zusammen wirken, arbeiten, handeln.
8. Zusammenfügen, verbinden.
9. Durchführungen. Umsetzungen.
10. Durchsetzungen.

Die Situation wird z.B.:

1. geprägt von den Personen, die anwesend sind.
2. geprägt vom Verhalten der anwesenden Personen,
3. bestimmt von dem Beziehungen der anwesenden, fehlenden, verspäteten oder verhinderten Personen,
4. geprägt von der Bereitschaft zur Zusammenarbeit.
5. beherrscht von den Personen, die sich verweigern.
6. gesteuert von den aktuellen Kräfteverhältnissen: Freies Spiel der Kräfte. Selbstorganisation der Kräfte.
7. genutzt für die Ereignisse, die sowieso passieren (werden, können, müssen).
8. gestaltet durch Einflussnahmen.
9. gefestigt durch "Laufen lassen".
10. geändert durch Eingriffe.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest, und stellen Sie sicher, wer Sie an welchen Orten und in welchen Situationen vertreten wird (darf, kann, muss).
2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst an jenem Ort zur Verfügung aufhalten, an welchem Sie tatsächlich am ehesten benötigt werden.
3. Stellen Sie die Situation fest und beschreiben Sie die Situation spontan, kurz und zackig!
4. Beseitigen Sie störende Barrieren, Stolperfallen, offensichtliche Gefahrenstellen.
5. Beseitigen Sie unverzüglich störende Hinterlassenschaften der Vorgänger, wie Müll, Schrott, unverbrauchte und nicht (mehr) brauchbare Materialien.
6. Sichern Sie die Dinge, die Dritten gehören. Verbringen Sie die entsprechenden Dinge an sichere Ort, Speicherplätze, Lagerplätze.
7. Stellen Sie Sauberkeit und Ordnung am jeweiligen Arbeitsort, Arbeitsplatz und deren Umgebung her.
8. Achten Sie auf Ihre emotionale Tönungen!
9. Fordern Sie die konsequente und ausschließliche Konzentration auf die im Moment anstehenden Arbeiten und deren gewissenhaften Ausführungen! Unterbinden Sie jegliche Grundsatzdiskussionen.
10. Erteilen Sie klare, unmissverständliche und vorbehaltlose Weisungen. "Befehlen" Sie eher.

Zur unmittelbaren Einschätzung der Situation gehen in der Regel die spontanen Antworten auf folgende Fragen "durch den Kopf":

1. Was ist die Situation?
2. Wie zeigt sie sich?
3. Was geschieht im Moment? (Es gibt kein Nichtgeschehen!)

Die emotionalen Tönungen enthalten häufig wichtige, mitunter die entscheidenden Informationen, worauf es im Moment ankommt. Vereinfachte, grobe Beispiele:

1. Wut, Zorn, Aggression konfrontiert nicht mehr korrigierbare Versäumnisse oder die Grenzen der aktuellen Macht (erlebte Ohnmacht).
2. Freude, Spaß, Begeisterung weist auf Stimmiges hin.
3. Unlust, Missmut, Trauer weist daraufhin, sich Rat und Unterstützung sowie Beistand zu holen und auf Andere zu vertrauen.
4. Angst, Fluchtimpulse, Herzklopfen, Wegsehen, Rückzugstendenzen, Verweigerung, weisen auf bereits bestehende oder verborgene Drohungen oder Bedrohungen, Gefahren oder Gefährdungen hin und mahnen vor Leichtsinn, Übermut und Gleichgültigkeit.
5. Zweifel, Bedenken, Sorgen erfordern, sich (endlich) zu entscheiden, ob der Erfolg oder das Scheitern angestrebt wird.
6. Widerstand zeigt sich als (letzte) Bastion vor der Endgültigkeit von bereits eingetretenen oder nicht mehr aufhaltbaren Änderungen und Veränderungen.
7. "Nervenkitzel", "Kribbeln", Ungeduld sind häufig Vorstufen für leichtsinnige, unverantwortliche, unberechtigte und folgenschwere Entscheidungen und Verhaltensweisen, die sich häufig als Fehlverhalten erweisen.
8. "Stress", "Überforderung", "operative Hektik" ("Trouble Shooting) oder "Langeweile" lenken die Aufmerksamkeit auf mögliche "demonstrative" Eingriffe und mutwillige Verhaltensweisen.
9. Mut, Sicherheit, Vertrauen , Selbstvertrauen lassen die Situation, die Arbeit und das Geschehen als "normal" erscheinen: Es scheint nichts zu geben und auch nichts zu erwarten, worüber man sich aufregen könnte (sollte, brauchte, müsste).
10. Entschlossenheit, Konsequenz und Disziplin wehrt situative Verführungen und Ablenkungen ab und verwendet sie als Verstärker für den Weg.

Mahnungen:

Verlassen Sie sich im Zweifelsfall auf Ihre Intuition und die gleichzeitigen impulsiven Mahnungen und Warnungen.

Die Macht und die Ohnmacht des Projektleiters oder auch des gesamten Projektmanagements wird unmittelbar erlebt. Die tatsächlichen Möglichkeiten und Grenzen zeigen sich spätestens, wenn sie ausgelotet werden (dürfen, können, müssen). Sie sind häufig größer oder kleiner oder zeigen sich auf eine unerwartete Art und Weise.

Wenn etwas nicht oder anders oder etwas anderes geschieht als erwartet, fehlt etwas, was ein Geschehen entsprechend den Erwartungen von selbst erzeugt hätte. Eine Situation ist nicht herstellbar: Sie ist, wie sie ist. Sie ändert sich stetig und ständig. Die Änderungen und Veränderungen sind erst im Zeitverlauf festzustellen, wahrnehmbar und beobachtbar.

Die Situation ist immer ausgeglichen, d.h. die Kräfte sind ausbilanziert. Änderungen der Situation sind immer Änderungen der Kräfte, die gleichzeitig miteinander und gegeneinander wirken. Sie ergänzen sich, blockieren sich, heben sich auf, verstärken oder schwächen sich wechselseitig, verbinden oder teilen sich, wandeln sich oder lösen sich auf (wandeln sich um).

"Überall, wo ich bin, herrscht Chaos, aber ich kann nicht überall gleichzeitig sein." (Vielleicht läuft es ja an den anderen Stellen: Dann war es richtig, dort präsent zu sein, wo man wirklich gebrauch wird.) 

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Situationsmanagement" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln