Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 246: Soforthilfen sichern (Hotline).

Es geht um Soforthilfen (Auskunftsstelle, Informationsquelle) für:

1. Ausführende,
2. Planende,
3. Entscheidende,
4. Beteiligte,
5. Mitwirkende,
6. Partner,
7. Dienstleistende,
8. Verantwortliche,
9. Betroffene,
10. das Projektmanagement selbst.

Es geht um  unmittelbare Hilfen zur Selbsthilfe als "verlängerter Arm, besser: Sprachrohr" des Projektleiters.

Ziele:

1. Sicherstellung eines "Kümmerers" für alle Anliegen.
2. Jederzeitige Erreichbarkeit einer verantwortlichen Person für das Projektmanagement.
3. Bereitstellung von ergänzenden, hilfreichen, weiterführenden Informationen.
4. Früherkennung von Unruhen, Widerstand.
5. Früherkennung und Behebung von Störungen, Missverständnissen, falschen Informationen, Versäumnissen, Fehlleistungen.
6. Unverzügliche Beseitigung von Engpässen.
7. Früherkennung von (noch) Ungeregeltem, Unklaren, Widersprüchen, Fehlern.
8. Unverzügliche Veranlassungen von Prüfungen bei ungewöhnlichen Vorkommnissen.
9. Förderung und zugleich Begrenzung der Kommunikation innerhalb des Projekts und des Projektmanagements auf Anliegen des Projekts und des Projektmanagements.
10. Abwehr von unbefugten Dritten, Neugierigen und Spionen.

Anleitungen:

1. Benennen und beauftragen Sie eine Ihnen vertraute Person, welche zu Auskünften innerhalb des Projekts und des Projektmanagements berechtigt und verpflichtet ist.
2. Stellen Sie sicher, dass alle im Projekt und im Projektmanagement tätigen Personen die Kommunikationsdaten der Hotline auf allen Dokumenten und Informationen vorfinden (dürfen, können), z.B. Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Adresse von eingesetzten Kommunikationsmedien.
3. Legen Sie Pflichtmerkmale fest, die von der für die Hotline eingesetzten Person abzuprüfen sind, um die Identität von auskunftsersuchenden Personen festzustellen und festzuhalten.
4. Legen Sie fest, auf welche Daten und Dokumente die mit der Hotline beauftragten Personen Zugriff haben (dürfen, können, müssen).
5. Legen Sie fest, vereinbaren und sichern Sie, dass alle Anfragen, Rückmeldungen und Hinweise sofort protokolliert (dokumentiert) werden (dürfen, können, müssen).
6. Legen Sie fest, vereinbaren Sie und kontrollieren Sie regelmäßig (täglich!), wer die Hotline nutzt und wer sie nicht nutzt, obwohl dies erwartet werden sollte oder vereinbart ist.
7. Legen Sie (nichtssagende) Musterantworten für die Hotline fest, die Personen erhalten, die nicht zum berechtigten Personenkreis gehören.
8. Stellen Sie sicher, dass Sie täglich mindestens für eine Stunde sich mit der verantwortlichen Person der Hotline auseinandersetzen, um sie auf den aktuellen Stand zu bringen, zu halten und selbst die angekommenen Anfragen, Rückmeldungen und Hinweise zu ordnen und zu bewerten.
9. Verpflichten Sie die Mitarbeitenden in der Hotline zum strikten Stillschweigen gegenüber allen außenstehenden Personen und Organisationen, wie Presse, Öffentlichkeit, Behörden, Wettbewerber, Interessenten, Verbänden und Organisationen.
10. Entziehen Sie sofort die Berechtigung und Möglichkeit zur Hotlinefunktion, wenn eine eingesetzte Person oder eine eingesetzte Technik nicht mehr vertrauenswürdig erscheint. Der nicht mehr auszuschließende  Verdacht genügt.

Mahnungen:

Die "Hotline" im Projektmanagement ist ein Führungsinstrument und Steuerungsinstrument des Projektmanagements.

Wird die Hotline-Funktion vom Projektleiter selbst erfüllt, gelten die Hinweise für seine Funktion und Verantwortung für die Hotline-Funktion als Teil des zu leistenden Projektmanagements.

Hotlines eignen werden von Unbefugten gerne genutzt, um das Projekt, das Projektmanagement oder bestimmte Ereignisse zu hinterfragen, um auszuhorchen, zu spionieren oder durch Fehlinformationen Verwirrungen und Störungen zu erzeugen.

Die Kommunikation nach außen ist und bleibt trotz der Hotline immer beim Projektleiter bzw. beim Pressesprecher für das Projekt oder das Projektmanagement.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Soforthilfe. Hotline." vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln