Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 239: Arbeitshilfen bereitstellen.

Es geht um die Bestätigung, Aufhebung, Ersetzung von bisherigen, vorläufigen oder anderslautenden Regelungen und Routinen.

Es geht um die Sicherheit für alle Beteiligten, worauf sie sich verlassen(können, dürfen, müssen).

Typische Arbeitshilfen sind z.B.

1. Anleitungen,
2. Vorlagen,
3. To-do-Listen, "Faulenzer", Gedächtnisstützen,
4. Checklisten, Merkzettel, Laufzettel,
5. Kontrolllisten, Prüflisten,
6. Verzeichnisse,
7. Muster, Modelle,
8. Prototypen, Anschauungsmaterial,
9. Prospekte,
10. Beschreibungen.

Es geht um Schaffung der Voraussetzungen und die Bereitstellung aller Mittel, damit das Projekt wie geplant (von selbst) ablaufen kann.

Ziele:

1. Bestmöglicher Einsatz und Nutzung der bereits vor Ort befindlichen Arbeitshilfen.
2. Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit.
3. Vermeidung von Doppelarbeiten.
4. Früherkennung und Beseitigung von Fehlerquellen.
5. Überzeugung, "Es" (gleich) richtig zu tun.
6. Verwechslungen, Fehleinschätzungen oder Irrtümern vorbeugen.
7. Konzentration der ausführenden Personen auf die von ihnen auszuführenden Arbeiten.
8. Sicherstellung der Vorbereitung, Einweisung und Anleitung der handelnden Personen in die Arbeiten, die sie zu erledigen haben.
9. Ermöglichung der Überzeugung und Verlässigung, ob die Handlungen voraussichtlich zu den erwarteten und erwünschten Ergebnissen führen (dürfen, können, werden).
10. Festlegungen von Bewährtem für alle ähnlichen oder späteren Fälle.

Die Arbeiten sind häufig auch abhängig von Diensten für die Menschen, die vor Ort ihre Arbeit erbringen. Dazu gehören z.B. das Vorhandensein von

1. Toiletten,
2. Schutzkleidungen, Arbeitskleidungen,
3. Werkzeugen,
4. Maschinen, Geräten,
5. Kleinmaterialien,
6. Schreibzeug,
7. Telekommunikationsmedien,
8. Schlafräumen,
9. Verpflegungen,
10. Bewegungsmittel (Fahrräder, Fahrzeuge).

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Arbeitshilfen, die während den Planungen entstanden sind.
2. Legen Sie die Inhalte für die Arbeitshilfen fest, welche den handelnden Personen zur Verfügung gestellt werden (dürfen, können, müssen) und von ihnen eingesetzt werden (dürfen, können, müssen).
3. Verlässigen Sie sich, ob und wie vereinbart wurde, wer die notwendigen Arbeitshilfen zur Verfügung stellt.
4. Verlässigen Sie sich, ob die bereits vorhandenen Arbeitshilfen den handelnden Personen auch zur Verfügung stehen (können, müssen).
5. Verlässigen Sie sich, ob die handelnden Personen die ihnen verfügbaren Arbeitshilfen auch einsetzen (werden, können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln Sie die erforderlichen Sprachfassungen der Arbeitsmittel.
7. Stellen Sie sicher, dass die handelnden Personen die Arbeitshilfen in ihrer Muttersprache und der offiziellen Sprache im Projekt und im Projektmanagement vorfinden.
8. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitshilfen in den unterschiedlichen Sprachfassungen aktuell sind.
9. Verlässigen Sie sich, ob die Arbeitsmittel sich auch tatsächlich bewähren, z.B. durch Tests, Proben.
10. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, die fehlende, fehlerhafte oder sich als unzweckmäßig erweisende Arbeitsmittel unverzüglich ersetzt, angepasst oder ergänzt werden (dürfen, können, müssen).

Mahnungen:

Die Menschen vergessen schnell, wie lange sie selbst gebraucht haben, bis sie etwas so verstanden haben, dass es für sie "selbstverständlich" ist. Sie glauben nicht (mehr), dass andere Personen ebenfalls einige Zeit benötigen, um sich in das "Selbstverständliche" einzuarbeiten.

Rechnen Sie mit der Bequemlichkeit: In der Regel wird der am nächsten liegende Hammer verwendet, um einen Nagel einzuschlagen.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Arbeitsmittel sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Arbeitsmittel" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln