Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 243: Das Programmmanagement sichern.

Es geht um die versetzte Verbundplanungen der zum Projekt gehörenden Projekte, die gleichzeitig oder nacheinander oder in gleicher oder ähnlicher Art und Weise zeitlich oder räumlich versetzt durchgeführt werden.

Es geht darum, gleichzeitige, gleichartige, parallele, gleichgerichtete, zusammengehörende oder zusammenhängende Projekte zu steuern.

Es geht um die Steuerung des Hauptprojektes und all seiner Gliederungen.

Typische Schwerpunkte sind z.B. das Schnittstellenmanagement zwischen:

1. parallelen Projekten,
2. Teilprojekten,
3. Objekten,
4. Arbeitspaketen,
5. Aufträgen,
6. Aufgaben, Einzelaufgaben,
7. Prozessen,
8. Beiträgen,
9. Maßnahmen,
10. Handlungen.

Es geht um das Schnittstellenmanagement zwischen den jeweiligen Beteiligten und Betroffenen.

Ziele:

1. Ausgleich der unterschiedlichen Stände, Anforderungen, Prioritäten.
2. Wechselseitige Ergänzungen sichern.
3. Wechselseitige Fügungen, Zusammenfügungen, Einpassungen sichern.
4. Ineinandergreifen, sich wechselseitig fördern, befördern, antreiben.
5. Den Ressourceneinsatz aufeinander abstimmen, koordinieren.
6. Ausgleich von temporären oder örtlichen Engpässen, Überlastungen, freien Kapazitäten.
7. Erfüllung des Gesamtplanes und der Teilpläne.
8. Zusammenfügen und Zusammenhalt der Teile und des Ganzen.
9. Feinabstimmungen des Vorgehens.
10. Feinabstimmungen des Verhaltens.

Wiederkehrende Schwerpunkte sind z.B.:

1. Sicherstellung des Vollzugs, d.h. der Ausführung der Arbeiten.
2. Sicherstellung der gleichzeitigen Erfüllung der Gesamtaufgaben und der Teilaufgaben.
3. Sicherstellung der Erfüllung der unterschiedlichen und gemeinsamen Erwartungen.
4. Früherkennung und Nutzung von situativen Arbeitserleichterungen.
5. Durchhalten, konsequente und beharrliche Zusammenarbeit für die eigenen und gemeinsamen Ziele und Zielsetzungen.
6. Beherztes Anpacken. Hier! Jetzt! So!
7. Konsequente Erledigungen. Hier! Jetzt! So!
8. Situative Arbeitsteilungen und Verteilungen der Arbeit, z.B. auch von Zusatzarbeiten.
9. Ermöglichung, Einforderung und Sicherstellung der Zusammenarbeit.
10. Sicherstellung der Fertigstellung des jeweils gemeinsam und einzeln Begonnenen.
11. Überwindung von Widerständen, Hemmnissen, Schwierigkeiten.
12. Lösung von aktuellen Problemen gemeinsam und miteinander. Hier! Jetzt! So!
13. Unterstützung, Ausrichtung und notfalls Korrekturen der Selbstorganisation.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Schwerpunkte der erforderlichen Abstimmungen.
2. Ermitteln Sie und legen Sie die Personen fest, die für die einzelnen Gliederungen und im Gesamtprojekt für die jeweiligen Schwerpunkte für die Durchführungen und Ausführungen zuständig und verantwortlich sind.
3. Bilden Sie entsprechende Arbeitsteam, Arbeitsgemeinschaften, Funktionsgruppen, Steuerungsgruppen.
4. Bilden Sie Koordinationsgruppen (Koordinationsteams) zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen.
5. Legen Sie fest und vereinbaren Sie mit den jeweiligen verantwortlichen Leitern der Teile oder anderen Projekte die Art und Weise der Information über die laufenden Planungen, auftauchenden Probleme, Schwierigkeiten, Hindernisse und Widerstände.
6. Legen Sie fest, die die Informationen im Hauptprojekt zusammengeführt werden (dürfen, können, müssen).
7. Legen Sie fest und stellen Sie sicher, dass Unvereinbarkeiten unverzüglich entdeckt, bearbeitet und mit den Beteiligten aufgelöst werden (können, dürfen, müssen).
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer im Zweifelsfall die unmittelbaren Entscheidungen ("Machtentscheidungen", Setzungen, Weisungen) trifft und wer und wie sie jeweils zu beachten sind.
9. Legen Sie fest, wie die Anforderungen des Hauptprojekts in den aktuellen Planungen, Regelungen und Steuerungen der Teile oder anderen Projekten berücksichtigt werden (müssen, können, dürfen).
10. Greifen Sie unmittelbar ein und durch, wenn die zuständigen oder verantwortlichen Personen für die Teile oder das gesamte Projekte die Weisungen oder Anforderungen nicht (mehr) beachten (wollen, können, dürfen, müssen).

Mahnungen:

Das Projektmanagement steht vor der Königsaufgabe: Es wird direkt und unmittelbar gebraucht und wirksam.

Die entscheidenden und handelnden Personen treffen unmittelbar aufeinander und mitunter auch aneinander und miteinander in Streit um "die momentan bessere Lösung". Sie kämpfen für die eigenen Anliegen und Interessen und ringen mit den Anderen, die sie mitunter nicht mehr als Partner, sondern als Konkurrenten oder gar "Feinde" betrachten. Die für das Projektmanagement des Gesamtprojekts und der Teile verantwortlichen Personen geforderten sozialen Kompetenzen und Erfahrungen werden abgefordert, entwickelt und gestärkt - allseitig.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Programmmanagement" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln