Beobachten, überwachen.

E. Schritt 245: Beobachten, überwachen, kontrollieren, Übersicht erhalten und behalten.

Es geht um die Wahrnehmung der Verantwortung für das Projektmanagement.

Es geht um die Erkennung des richtigen Zeitpunktes für die Fortschreibung und Neuorientierung der Verantwortung für das Projektmanagement.

Ziele:

Ermöglichung, Herstellung, Wiederherstellung und Sicherung eines Standortes für einen Überblick.
Begrenzung der Zeitspannen, in welchen das Projekt oder das Projektmanagement (nur) von situativen Interessen, Befindlichkeiten oder Kräfteverhältnissen bestimmt wird.
Erkennung des Wesentlichen.
Erkennung des Zusammenspiels und des Zusammenwirkens sowie der Abhängigkeiten.
Erkennung der Impulse und Trends der laufenden oder voraussichtlichen Entwicklung.
Lösung von aktuellen Aufgeregtheiten und erneute Zuwendung auf die wesentlichen Aufgaben.
Sicherstellung, dass der Projektleiter und andere verantwortliche Personen sich den wesentlichen Aufgaben des Projektmanagements widmen (müssen, können, dürfen).
Sicherstellung der Erkennung von notwendigen Eingriffen, Regelungen, Steuerungen, Entscheidungen und Maßnahmen.
Sicherstellung von Unterlassungen von geplanten Eingriffen, Regelungen und Steuerungen, wenn die Situation sie nicht (mehr) erfordert.
Ermöglichung, Wiederherstellung, Erhaltung und Sicherstellung der Gesamtverantwortung für das Projekt und das Projektmanagement.

Für das Beobachten gilt:

Beobachten bedeutet, sich zurücklehnen.
Verläufe beobachten, braucht Zeit.
Beobachten erfolgt immer selektiv, d.h. es können immer nur bestimmte Kriterien oder Merkmale beobachtet werden.
"Keine Veränderungen" können nicht beobachtet, sondern "nur" festgestellt werden.
Beobachtet werden können nur Veränderungen und Bewegungen (Ortsveränderungen).
"Beobachten" ist selbst ein massiver Eingriff in die Dynamik.
Beobachten führt zu Wahrnehmungen. Wahrnehmungen führen zu Soll-Ist-Vergleichen. Soll-Ist-Vergleiche führen zu Bewertungen.
Beobachtungen führen zu Hypothesen. Hypothesen sind immer auch Bewertungen (Einschätzungen).
Beobachtungen schränken den Blickwinkel ein: Der Fokus bestimmt, was beobachtet wird (auffällt).
Was nicht beobachtet wird (werden kann) besteht trotzdem (bereits, noch, alsbald).

Beobachten ist etwas anderes als analysieren.

Anleitungen:

Legen Sie Zeiten fest, die Sie ausschließlich dazu verwenden werden, um sich (wieder) einen Überblick über das Projekt und das Projektmanagement zu verschaffen.
Stellen Sie konsequent, diszipliniert und gegen alle Widerstände sicher, dass Sie zu den vorgesehenen Zeiten sich für die Beobachtungen frei machen und frei halten.
Legen Sie die Kriterien und Merkmale fest, die Sie beobachten wollen.
Legen Sie Veränderungsgrößen fest, die eine Signalwirkung haben.
Legen Sie Grenzwerte und Schwellwerte für die einzelnen Kriterien und Merkmale fest.
Installieren Sie "Wächter" (persönliche oder technische), die entsprechende Veränderungen feststellen und "melden" (können, dürfen, müssen).
Installieren Sie Beobachter (persönliche oder technische), die "Alarm schlagen", wenn unerwünschte Veränderungen eintreten, z.B. wenn stabil zu haltende Kriterien (Werte) sich verändern.
Installieren Sie Beobachter (persönliche oder technische), die "informieren", wenn bestimmte Grenzwerte oder Schwellwerte erreicht oder überschritten oder unterschritten werden.
Legen Sie fest, wie die festgestellten Veränderungen und Signalwerte zu bewerten sind.
Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Entscheidungen (Maßnahmen, Eingriffe, Regelungen, Steuerungen) wirksam erfolgen (dürfen, können, müssen); im Zweifelsfall von Ihnen selbst.

Mahnungen:

Wer sich "mitten drin" befindet, kann "nur" sein unmittelbares Befinden, die aktuelle Situation und das momentane Umfeld wahrnehmen und beobachten. Für eine "Übersicht" ist ein anderer Standort (wörtlich zu nehmen) und ein anderer Standpunkt (wörtlich zu nehmen) sowie ein anderer Blickwinkel (wörtlich zu nehmen) erforderlich.

Es ist eher normal, dass Sie in einem Projekt für einen Moment oder auch für eine gewisse Zeit die Übersicht verlieren. Die Eigendynamik der Abläufe und die eigene Eingebundenheit in die einzelne Prozesse setzen häufig zeitlich begrenzte andere Prioritäten.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Beobachten. Überwachen." vertiefen:

Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
Projektmatrix: 99_010_000
Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
Aktuelle Stände 17_000_000
Meilensteine 02_200_100
Infos, Nützliches 19_500_000
Termine: 16_000_000
Warnsignale: 06_660_000
Notizen: 19_000_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Transparenz 99_180_000
Partner 08_000_000
Orte 08:100_000
Ressourcen 08:200_000
Projektorganisation 41_000_000
Führung Projektorganisation: 41_000_000
Termine, Fristen: 16_000_000
Qualitätsmanagement: 12_000_000
Verhalten im Projekt: 50_000_000
Regelkommunikation: 03_340_000
Methoden: 60_000_000
Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
Projektsteuerung: 32_000_000
Schnittstellen: 99_100_000
Empfohlene Suchbegriffe:

Standards
Verfahren
Vorgehensweisen
Methoden
Methodik
Hilfsmittel
Prozessketten
Arbeitsweise
Durchführung
Ausführung
Leistungsbeschreibungen
Kontrollen im Projekt
Kontrollpflichten des Projektmanagements
Regelkommunikation
Leistungsvereinbarungen
Weisungsbefugnisse
Geheimhaltung
Verteilerlisten
Verträge und Vereinbarungen
Vertretungsmacht
Formale Rollen in Organisationen
Spielregeln in Organisationen
Usancen, Gewohnheitsrechte
Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln