Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 248: Die Unterstützungen durch das Controlling sichern.

Unterstützungen durch das Controlling erfolgen häufig durch:

1. Modellrechnungen für verschiedene Alternativen,
2. Plausibilitätskontrollen,
3. Aufbereitungen von Daten für den Stand des Ist, des Solls, des voraussichtlichen Gesamt und den Abweichungen in periodischen Berichten und Statusberichten.
4. Überprüfungen und Aktualisierungen der Planungsgrundlagen für Finanzierungen und die Liquidität.
5. Kontinuierliche Erfassung von Änderungen im Plan, im IST und im Soll.
6. Prüfung von Vollständigkeit von Planungen.
7. Bereitstellung von Kalkulationshilfen.
8. Bereitstellung von Argumentationshilfen für die Anliegen des Projekts und des Projektmanagements.
9. Hilfestellung bei der Früherkennung und der Beendigung von Fehlentwicklungen.
10. Hilfestellung bei der korrekten Erfassung, Offenlage und Darstellung der Kosten und Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements, zumindest bezüglich den kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Aussagen.

Ziele:

1. Ermöglichung des Controllings als Dienstleistung für das Projekt und das Projektmanagement.
2. Entlastung des Projektmanagements von Bearbeitungen und Verarbeitungen sowie Aufbereitungen von Zahlenwerken.
3. Früherkennung der (finanziellen) Auswirkungen von Änderungen und Veränderungen im Projekt und im Projektmanagement.
4. Schaffung von verlässlichen Grundlagen für Entscheidungen des Projektmanagements und über das Projekt insgesamt.
5. Sicherung der stetigen Aktualisierungen der Entscheidungsgrundlagen im Projektfortschritt.
6. Sicherung von regelmäßigen Neubewertungen der wirtschaftlichen Entwicklung des Projekts und des Projektmanagements.
7. Früherkennung und Offenlage von Planungsfehlern, Fehlkalkulationen und unvorhergesehenen Ausgaben.
8. Früherkennung von Maßnahmen zur gesicherten Gesamtfinanzierung des Projekts und des Projektmanagements.
9. Früherkennung des Finanzierungsbedarfs und Sicherung der jederzeitigen Liquidität.
10. Aufbereitung von Berichten und Auskünften für aufsichtführende, entscheidende und verantwortliche Personen auf einheitlichen und verlässlichen Datengrundlagen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die notwendigen Regeln und Spielregeln für die Zusammenarbeit mit dem Controlling.
2. Stellen Sie sicher und verlässigen Sie sich, dass die im Projektcontrolling eingesetzten Personen bereit und in der Lage sind (sein dürfen, können, wollen, müssen), die Regeln und Spielregeln einzuhalten.
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Leistungen für das Projektcontrolling.
4. Ermitteln, legen Sie fest und sichern Sie den Zugang zu den Daten für die im Projektcontrolling eingesetzten Personen, die für die Erfüllung der Aufgaben des Projektcontrollings erforderlich sind.
5. Legen Sie in Zusammenarbeit mit dem Controlling die Nummernpläne für das Projekt und das Projektmanagement fest, z.B. für Kostenstellen, Abrechnungsnummern, Belegnummern, Ablagenummern, Kennziffern aller Art.
6. Legen Sie die Termine, Zeiten, Dauer und Orte fest, zu welchen Sie sich mit den Personen des Projektcontrollings über den aktuellen Stand des Projekts und des Projektmanagements austauschen (dürfen, können, müssen).
7. Legen Sie die Inhalte fest, die von den im Projektcontrolling eingesetzten Personen ständig auf dem aktuellen Stand zu halten sind, so dass sie jederzeit eine valide, belastbare Auskunft erteilen können.
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die im Projektcontrolling eingesetzten Personen Auffälligkeiten, ungeplanten Veränderungen, Entwicklungen, Einflüsse und Beobachtungen sowie Vermutungen berichten (können, dürfen, müssen).
9. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die im Projektcontrolling eingesetzten Personen über ihre veränderten Bewertungen informieren (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie fest, was Sie tun werden, wenn das Projektcontrolling nicht mehr direkt an Sie berichtet oder nicht mehr berichten darf, kann, will oder muss.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

In kleineren Projekten wird das Controlling vom Projektmanagement selbst geleistet. Häufig werden dazu einfache "Projektmanagement-Tools" oder "Projektcontrolling-Tools" eingesetzt. In der Regel handelt es sich um Tabellenkalkulationsprogramme.

Bei mittleren Projekten werden "die Projektcontroller" vom allgemeinen Controlling für das Projektcontrolling "abgeordnet" (beauftragt).

In Großprojekten wird für das Controlling in der Regel ein eigenes Projektcontrolling eingerichtet, das dem Projektleiter direkt unterstellt und von ihm geführt wird.

Wenn die Personen, die für das Controlling eingesetzt werden, die Oberhand über das Projektmanagement gewinnen (können, dürfen, wollen,  müssen), werden die verantwortlichen und entscheidenden Personen für das Projektmanagement ersatzlos entmachtet: Die Sach- und Fachkompetenz spielt alsbald keine Rolle mehr: Entschieden wird nur noch danach, "was sich (mehr) rechnet".

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Unterstützungen, Support" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln