Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 251: Die Usancen, Gewohnheiten, Routinen und Automatismen nutzen.

Es geht um den Umgang, den Einbezug in das Projekt und in das Projektmanagement sowie die Nutzung von z. B:.

1. heimlichen und unheimlichen Regeln und Spielregeln im Umgang mit Hierarchien, Funktionsträgern, Behörden, Presse und Öffentlichkeit, Partnern, Wettbewerbern, Lieferanten, Kunden, Mitarbeitenden, Vorgesetzten.
2. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln für den Umgang mit Auftraggebern, Kunden, Vertragspartnern.
3. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln bei der Wahrnehmung von Rechten und Pflichten.
4. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln im Umgang mit Verträgen, Vereinbarungen, Absprachen, Zusagen und Versprechen.
5. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln im Umgang mit Mächtigen, Schwachen, Außenseitern, Minderheiten, Experten, "Gurus".
6. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln in der Zusammenarbeit, in Projekten und für Projekte.
7. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln im Umgang mit Zielen, Auflagen, Weisungen, Anweisungen, Leitbildern und Vorgaben.
8. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln im Umgang mit "Schlupflöchern" und anderem Ungeregeltem.
9. Umgangsformen, Regeln und Spielregeln im Umgang mit Gerüchten und Informellem.

Ziele:

1. Nutzung der offiziellen Formen, Regeln und Spielregeln der Entscheidungsprozesse.
2. Nutzung der offiziellen Termine für Entscheidungen, (formelle) Berichte, offizielle Anlässe.
3. Ausrichtung des Projekts und des Projektmanagements am IST, so wie es wirklich ist, geschieht und geht.
4. Unterstützung der Leute bei ihren Beiträgen zum Projekt und zum Projektmanagement durch größtmögliche Annäherung der Besonderheiten an die ohnehin bevorzugten Arbeitsweisen, Arbeitsformen und Verhaltensmuster.
5. Früherkennung von Widerstand und angemessenen Umgangsformen damit.
6. Früherkennung von Passivität, Trägheit, Bequemlichkeit und angemessenen Formen zur Überwindung, soweit sie für das Projekt oder das Projektmanagement nicht nützlich sind.
7. Vermeidung des Auslösens von "Machtspielchen" oder gar Machtkämpfen, in welchen es nur darum geht zu beweisen, "wer tatsächlich das Sagen hat".
8. Früherkennung von bisher nicht benannten Mängeln, Störungen und Missbräuchen von Routinen, die durch die Besonderheiten des Projekts oder des Projektmanagement auf jeden Fall aufdeckt und dann zur Last gelegt werden (können, dürfen, müssen).
9. Früherkennung von notwendigen Änderungen der Routinen und der Möglichkeiten, sie durch das Projekt und das Projektmanagement akzeptabel zu machen und schließlich verbindlich zu vollziehen.
10. Akzeptieren, dass das Rad bereits rund ist und durch das Projekt und das Projektmanagement nicht runder gemacht wird (werden kann, darf, muss).

Anleitungen:

1. Lassen Sie sich "alles" "offiziell" erklären von Personen, die bestimmt sind oder vorgeben "ES" zu wissen, zu kennen oder gute oder schlechte Erfahrungen damit gemacht zu haben.
2. Ermitteln Sie sorgfältig Personen, die sich im Hintergrund halten (wollen, dürfen, können oder müssen), die jedoch für das Projekt oder das Projektmanagement in besonderen Fällen zu Schlüsselpersonen werden (können, dürfen, wollen, müssen).
3. Ermitteln und beachten Sie sorgfältig die Hinweise auf die tatsächlich entscheidenden Personen, die immer zuerst befragt, informiert und einbezogen werden (wollen, dürfen, müssen).
4. Ermitteln, beachten und kopieren Sie bestmöglich die Reihenfolge und die Abläufe von informellen Abstimmungen, Rückfragen, Verlässigungen, Meinungsbildungen, Erlaubnissen, Warnungen, Zusagen und Verboten.
5. Ermitteln Sie sorgfältig die Personen, welche die Interessen und Anliegen des Projekts und des Projektmanagements auf die richtige Art und Weise und zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Leute weitergeben (werden, können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln Sie sorgfältig die Zeiten, Orte und Gelegenheiten zu informellen Begegnungen mit Schlüsselpersonen, Multiplikatoren, Meinungsbildern, und Meinungsträgern ("Personen, auf die man hört.". Seien Sie anwesend und erfüllen Sie Ihre Rollen an "Wanderprediger", "einsamer Rufer in der Wüste", "Sonderbeauftragter" und "Pilot". Laden Sie die Anwesenden zur Unterstützung durch Mitmachen ein.
7. Legen Sie Zeiten und Orte fest für die informelle ("anlasslose") Begegnung mit den Betroffenen und Beteiligten fest. Seien Sie erfinderisch für die "offizielle Einladung und Anwesenheitspflicht" und stellen Sie sicher, dass Sie selbst anwesend sind.
8. Lassen Sie sich von den jeweiligen Experten erklären, wie "es" besser als von Ihnen vorgeschlagen, angenommen oder geplant geht.
9. Ermitteln Sie mit den jeweiligen Experten vor Ort ("Zuständigen"), wie die Anliegen, Anforderungen und Interessen am besten und auf die einfachste Art und Weise in die laufenden Prozesse eingebunden und beachtet werden (können, dürfen, müssen).
10. Verlangen Sie ausdrücklich sofortige und offizielle Änderungen der Usancen, Gewohnheiten, Routinen und Automatismen, die sich für das Projekt oder das Projektmanagement nicht eignen oder übernommen werden (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Egal, wie Sie die Usancen, Gewohnheiten, Routinen und Automatismen für sich nutzen: Behalten Sie es für sich.

Halten Sie die Augen und die Ohren offen!

Usancen, Gewohnheiten, Routinen und Automatismen sind wesentliche Stützen und Garanten "des Systems". Es wehrt sich in der Regel heftig gegen alle Einmischungen und Änderungsversuche, auch gegen jene, die ausdrücklich durch Projekte und das Projektmanagement bewirkt werden (sollen, dürfen, müssen).

Im Zweifelsfall haben die Usancen, Gewohnheiten, Routinen und Automatismen immer recht, denn sie haben sich bewährt und können es "beweisen". Die Neuerungen durch das Projekt und das Projektmanagement sind "noch unbewiesen" (und bleiben es auch, wenn sie nicht durchgesetzt werden (können, dürfen, müssen). In solchen Fällen verstärken Sie "das System".

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Usancen, Gewohnheiten, Routinen, Automatismen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln