Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 253: Die Verfahren der Abrechnung und Bezahlung festlegen.

Es geht um die ordnungsgemäße Erfassung und Darstellung des Projekts und des Projektmanagements "in den Büchern".

Es geht um die jederzeitige Möglichkeit, verbuchte Kosten und Erträge auf die Ursachen (Projekt und Projektmanagement) zurückführen zu können.

Ziele:

1. Sicherung des (endgültigen) Übergangs der rechtlichen und steuerlichen Rechte und Pflichten "auf die Linie".
2. Sicherstellung der Einhaltung der betrieblichen gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften für die Rechnungslegung.
3. Ermöglichung und Sicherstellung der Nachweisung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung durch den Einsatz der Mittel für das Projekt und das Projektmanagement.
4. Ermöglichung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Beendigung von Verträgen und Vereinbarungen durch Erfüllung der Leistungen und Gegenleistungen.
5. Rechtsfrieden zwischen den beteiligten Partnern.
6. Ermittlung des endgültigen betriebswirtschaftlichen Ergebnisses des Projekts und des Projektmanagements.
7. Ermittlung und Aufteilung der eventuellen noch ungedeckten Restkosten.
8. Ermöglichung des formalen Abschlusses des Projekts und der Schlussrechnung zur gegebenen Zeit.
9. Ermittlung und Festlegung des Zeitpunktes der Auflösung der Projektstrukturen und des Projektmanagements.
10. Sicherstellung der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und Rechnungslegung sowie Bilanzierung auch im Projekt und im Projektmanagement.

Anleitungen:

1. Legen Sie das Verfahren fest und vereinbaren Sie es mit dem Controlling, wie der Stand des Projekts und des Projektmanagements zahlenmäßig jederzeit dargestellt werden kann.
2. Legen Sie das Verfahren fest, wie die Zahlungspflichten und die rechtlichen Verpflichtungen aus den Verträgen und Vereinbarungen auf die Vorgesetzten, Auftraggeber, Finanziers oder Fachbereiche übergehen (müssen).
3. Legen Sie das Verfahren fest, wie vereinbarte und zulässig endgültige Kürzungen des Rechnungsbetrages erfolgen (dürfen, können, müssen).
4. Legen Sie das Verfahren fest, wie Rückbehalte von Zahlungsbeträgen für eventuell noch ausstehende Restleistungen, Nachbesserungen oder Ersatzleistungen vorgenommen werden (dürfen, können, müssen).
5. Legen Sie das Verfahren fest, wie eventuelle Ansprüche auf Gegenleistungen der Zahlungspflichtigen mit der jeweiligen Zahlungspflicht verrechnet oder aufgerechnet werden (dürfen, können, müssen). Stellen Sie sicher, dass ein eventuelles Aufrechnungsverbot oder Verrechnungsverbot ausdrücklich vereinbart ist (bleibt).
6. Legen Sie das Verfahren fest, wie anerkannte Rechnungen des Projekts und des Projektmanagements unverzüglich bezahlt werden (können, müssen).
7. Legen Sie das Verfahren fest, wie anerkannte Rechnungen für die "Erfassung in den Büchern" codiert werden (dürfen, müssen).
8. Legen Sie das Verfahren fest, wie die Revision, das Controlling oder andere Personen, die zur Aufsicht und Forderung nach Rechenschaft berechtigt und verpflichtet sind, die notwendigen Auskünfte erhalten (können, müssen), ohne dass dadurch Zahlungsverzögerungen oder andere unerwünschte Folgen eintreten.
9. Legen Sie das Verfahren fest, wie ein Überblick über den Kostenstand (Kosten des Projekts und des Projektmanagements) jederzeit möglich ist und bleibt.
10. Legen Sie das Verfahren fest, wie die Daten der offiziellen Rechnungslegung mit den Planungsdaten und Controllingdaten dargestellt und mit Fakten unterlegt werden (dürfen, können, müssen).

Der Kostenstand muss immer aufzeigen:

1. Kosten, die auf jeden Fall noch entstehen werden, gleichgültig, ob die Planungen bereits erfolgt sind. Hier sind in der Regel großzügige grobe Schätzungen ("nach oben") erforderlich.
2. Kosten, die wegen den bereits geschlossenen Verträgen und Vereinbarungen auf jeden Fall zu Zahlungspflichten führen.
3. Kosten für Maßnahmen, die zwar bereits geplant oder unvermeidlich sind, jedoch noch nicht formell beauftragt wurden (werden können, müssen).
4. Kosten für empfangene Leistungen, die noch nicht formell in Rechnung gestellt wurden.
5. Kosten für berechnete Leistungen, die noch nicht bezahlt sind ("offene Rechnungen").
6. Bezahlte Kosten.
7. Höhe des jeweiligen Budgets.
8. "Verbrauchtes" Budget.
9. Bereits eingetretene Abweichungen vom Budget.
10. Voraussichtliche finale Abweichungen vom Budget.
11. Stand der verwendeten Finanzierungsmittel.
12. Offensichtlich vorhandene Finanzierungsmittel ("Kontostände", "unausgeschöpfte Kreditlimite", "noch nicht angeforderte Zuschüsse und Beiträge")
13. Tatsächliche Liquidität -Fehlbetrag oder Überschuss zur voraussichtlichen Gesamtfinanzierung.
14. Ungedeckte oder voraussichtlich nicht (mehr) benötigte Finanzierungsmittel.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Mit der ordnungsgemäßen Bezahlung und Verbuchung der Rechnungen des Projekts und des Projektmanagements enden die Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagements: Sie sind "Vorgänge" bzw. "Geschäftsvorfälle" wie alle anderen auch, die in der Buchhaltung erfasst und verarbeitet werden.

Teilnehmerkreis:

Die Verfahren der Abrechnungen und Bezahlungen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Abrechnung und Bezahlung" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln