Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 249: Die Verträge und Vereinbarungen verwalten. Unterstützungen durch das Vertragsmanagement.

Es geht um die Entlastung des Projektmanagement und gleichzeitige Weisung und Steuerung entsprechend den bereits bestehenden, vorbereiteten und erfüllten Verträge und Vereinbarungen.

Es geht um die Verwaltung der Verträge und Vereinbarungen im Projekt, im Projektmanagement, für das Projekt und für das Projektmanagement.

Es geht um die Sicherstellung der notwendigen Fortschreibungen und Anpassungen der Vertragsverhältnisse.

Es geht um die jederzeitige Übersicht über die Vertragsverhältnisse und den daraus resultierenden, bereits bestehenden, entstehenden und sich auflösenden Rechten und Pflichten.

Ziele:

1. Sicherstellung der Existenz von Verträgen und Vereinbarungen.
2. Sicherstellung der Übersicht über den Stand von Verhandlungen.
3. Sicherstellung der Übersicht über den Stand der bereits erfolgten und weiteren Erfüllung der Verträge und Vereinbarungen.
4. Sicherstellung der Wahrnehmung der Rechte aus den Verträgen und Vereinbarungen.
5. Sicherstellung der Erfüllung der Pflichten aus den Verträgen und Vereinbarungen.
6. Sicherstellung der Zulässigkeit, Rechtmäßigkeit und Gültigkeit der Verträge und Vereinbarungen.
7. Sicherstellung der rechtzeitigen juristischen Schritte bei Störungen im Vertragsverhältnis.
8. Sicherstellung der Anpassung der Verträge und Vereinbarungen bei wesentlichen Änderungen der Grundlagen oder Rahmenbedingungen, z.B. bei Gesetzesänderungen.

Es geht um die Macht:

1. zur Durchsetzung der Einhaltung der Verträge,
2. zur Durchsetzung der Erfüllung der Verträge,
3. zur Durchsetzung und Wahrnehmung der Rechte aus den Verträgen,
4. zur Durchsetzung, Verpflichtung und Haftung für die Erfüllung der Pflichten aus den Verträgen,
5. die Regelungen für Kulanz und kleineren Abweichungen,
6. zur Durchsetzung von Anpassungen, Fortschreibungen, Verlängerungen, Ergänzungen,
7. zur Durchsetzung von Auflösungen,
8. zur Durchsetzung von Kündigungen,
9. zur Wahrung von gesetzlichen und individuell vereinbarten Fristen,
10. zur Wahrung der Formerfordernisse.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie eine Person, die Sie in juristischen Fragen rund um die Verträge und Vereinbarungen beraten und betreuen sowie gegebenenfalls juristisch vertreten kann (darf, muss).
2. Gewöhnen Sie sich an, alle Verhandlungen schriftlich zu protokollieren, im Zweifelsfall helfen Gesprächsnotizen oder auch handschriftliche Aufzeichnungen.
3. Notieren Sie sich immer Zeit, Dauer, Ort und Gesprächspartner.
4. Erstellen Sie ein Pflichtenheft für das Vertragsmanagement.
5. Dokumentieren Sie insbesondere "vertrauliche", inoffizielle und informelle Vereinbarungen und übernehmen Sie die Verantwortung für die Folgen.
6. Legen Sie sofort offen und zeigen Sie unverzüglich an, wenn informelle Vereinbarungen nicht mehr mit den offiziellen Rechten und Pflichten vereinbar sind (werden).
7. Stellen Sie sicher, dass Kompetenzüberschreitungen bei Verträgen und Vereinbarungen konsequent und unverzüglich geahndet werden. Stellen Sie sicher, wer die Vertragspartnerschaft übernimmt.
8. Legen Sie die Merkmale fest, die frühzeitig erkennen lassen, wenn sich die Bonität von Vertragspartnern verschlechtert.
9. Legen Sie die Merkmale fest, die auf bereits eingetretene oder zu erwartende Schwierigkeiten bei der Erfüllung der Verträge hinweisen (können).
10. Stellen Sie sicher, wer in die Verträge und Vereinbarungen eingeweiht ist (bleibt), wenn Sie selbst als Vertragspartner ausscheiden, z.B. Nachfolger.

Die verantwortliche Person für das Vertragsmanagement muss in der Regel Auskunft geben können über:

1. Datum des Vertragsschlusses,
2. Vertragspartner und deren Status,
3. Gesprächspartner, Verhandlungspartner, verantwortliche Personen für die Vorbereitung der Verträge bis zur Unterschriftsreife,
4. Inhalte der Verträge, vereinbarte Leistungen und Gegenleistungen,
5. Kündigungsfristen,
6. Laufzeiten,
7. Gewährleistungsfristen,
8. Garantiefristen,
9. Nebenabsprachen,
10. Fälligkeiten von Leistungen,
11. Zahlungsbedingungen,
12. Abruftermine,
13. Abrufbedingungen,
14. Leistungsorte,
15. Erfüllungsorte,
16. Gerichtsstand,
17. Zuständigkeit von Schiedsgerichten,
18. Haftungsbegrenzungen,
19. Haftungen,
20. Widerruffristen,
21. Auflösende Bedingungen, wie Genehmigungsvorbehalte,
22. Träger von Transportkosten,
23. Träger des Risikos für unterwegs befindliche Lieferungen und Leistungen,
24. Versicherungsrechte und -pflichten,
25. Träger des Risikos für die Vertragserfüllung,
26. Gültigkeit der AGB Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Wessen AGB gelten?),
27. Anzeigepflichten,
28. Informationspflichten,
29. Meldepflichten,
30. Steuerpflichten,
31. Pflichten zur Erfüllung von Einfuhr- und Ausfuhrgenehmigungen,
32. Träger der Verzollungspflichten,
33. Nachschusspflichten,
34. Art und Weise und Fristen von Mängelrügen,
35. Qualitätskriterien und Nachweise der Einhaltung bzw. Erfüllung,
36. Preise,
37. Fälligkeit von Abschlagszahlungen,
38. Garantien, Inhalt, Umfang, Gültigkeit, Fristen,
39. Treuepflichten,
40. Auskunftspersonen,
41. Einsichtsrechte z.B. von Vorgesetzen, Gremien, Behörden,
42. Einschränkungen der Gültigkeit,
43. Einschränkungen der Leistungspflichten,
44. Auskunftsrechte,
45. Kontrollrechte, Kontrollpflichten,
46. Nachweispflichten, z.B. der Herkunft,
47. Offenlegungspflichten, z.B. von Verfahren, Methoden, Kalkulationen, Bilanzen,
48. Zurückbehaltungsrechte,
49. Pfandrechte,
50. Rechte auf Wandlung, Minderung und / oder Ersatz,
51. Verfahren bei Nichterfüllung oder Schlechterfüllung.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Jeder formale Akt im Zusammenhang mit Verträgen und Vereinbarungen überschreitet in der Regel die Grenzen des Projekts und des Projektmanagement.

Wer sich nicht darauf verlassen kann, dass Verträge und Vereinbarungen auch eingehalten werden (dürfen, können, müssen), braucht keine Verträge: Sie beschäftigen ohnehin nur die Juristen mit unerfüllten und unerfüllbaren Dingen, von welchen bereits bekannt war, dass sie weder erfüllt werden (brauchen, können, dürfen, müssen) noch zu erfüllen sind. Manchmal sind solche "Verträge" dennoch erforderlich, jedoch in der Regel niemals in Projekten und im Projektmanagement.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Vertragsmanagement" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln