Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 252: Die Verfahren der Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung festlegen.

Es geht um die Art und Weise, wie das Projekt und das Projektmanagement zu ihrem Geld kommen.

Es geht um die Sicherstellung und Nachweisung, dass die eingesetzten (Finanz-)Mittel für das Projekt und das Projektmanagement eingesetzt wurden.

Festzulegen sind:

1. Rechnungssteller,
2. Rechnungsempfänger,
3. Bezug zum Projekt (Kennungen wie Projektnummer, Objektnummer, Budgetnummer),
4. Auftraggeber,
5. Auftragnehmer,
6. Auftragsnummer,
7. Geplante und vereinbarte Leistungen,
8. Erbrachte Leistungen,
9. Leistungsorte,
10. Leistungsmerkmale (Stückzahlen, Qualitäten, Größen),
11. Leistungsnachweise,
12. Berechnungsgrundlagen,
13. Ausweis der Steuern,
14. Ausweisung und Nachweise für berechnete Fremdleistungen,
15. Ausweisung von Aufschlägen, Zuschlägen oder Abschlägen,
16. Ausweisungen von Mehr- oder Mindermengen,
17. Abnahmedatum der Leistungen,
18. Nachweise von Verzollungen, Ausfuhrgenehmigungen, Einfuhrgenehmigungen, Zertifizierungen, Betriebserlaubnissen,
19. Nachweise der Einhaltung von Quarantänen,
20. Fälligkeit von Zahlungen,
21. Erlaubte Kürzungsmöglichkeiten (Skonto, Rabatte),
22. Zahlungsfristen,
23. Beginn des Verzugs,
24. Verzugsfolgen,
25. Eigentumsvorbehalte,
26. erlaubte Zahlungsmittel,
27. Zahlungsempfänger,
28. Angaben zur eindeutigen Identifizierung und richtigen Zuweisung der Zahlungen (Rechnungsnummern),
29. Datum der Rechnungsstellung,
30. Gerichtsstand für die Erfüllung.

Ziele:

1. Abwehr, Früherkennung und Verhinderung von Scheinrechnungen, Proforma-Rechnungen, Gefälligkeitsrechnungen, Berechnungen von nicht erbrachten oder beauftragten Leistungen.
2. Zuweisung der Rechnungen zu den Budgets (Verbrauch des Budgets).
3. Sichere Erfassung des Rechnungseingangs und der beweissicheren Dokumentation.
4. Überführung der Rechnungen in Projekten und im Projektmanagement in das vorhandene Rechnungswesen, in die Buchhaltung und Rechnungslegung.
5. Belastbare Beweise für die ordnungsgemäßen Bezahlungen für die Leistungen.
6. Belastbare Beweise und Nachweisungen für den Umgang und die Verwendung der Mittel für das Projekt, im Projekt, für das Projektmanagement und im Projektmanagement.
7. Belastbare Nachweise und Beweise der Erfüllung von Verträgen und Vereinbarungen.
8. Sicherung des rechtzeitigen und richtigen Einsatzes von Rechtsmitteln.
9. Begrenzung des administrativen Aufwandes durch die projektbedingten Besonderheiten der Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und Anerkennung der Zahlungspflichten.
10. Freigabe der Zahlung.

Besondere Verfahren sind in der Regel z.B. erforderlich für:

1. Berechnungen von Vorleistungen,
2. Bezahlungen von Zuschüssen,
3. Abschlagszahlungen,
4. Schlusszahlungen,
5. Abweichungen der Berechnungsgrundlagen von den Annahmen bei den Kalkulationen.

Das Projektmanagement hat sich auch zu verlässigen über die bestehenden:

1. Verfahren bei nicht (mehr) durch Budgets gedeckte Rechnungen,
2. Verfahren bei nicht (mehr) durch Budgets gedeckte (zusätzliche) Aufträge, die zu entsprechenden Rechnungsstellungen führen werden,
3. Verfahren der Aufrechnungen, Verrechnungen oder anderweitigen Verwendungen von Budgets gegenüber den Planungen, Kalkulationen und Genehmigungen,
4. Verfahren mit nicht (mehr) benötigtem Budget,
5. Verfahren bei voraussichtlichen Budgetüberschreitungen bei einzelnen Komponenten,
6. Verfahren bei voraussichtlichen Budgetüberschreitungen des gesamten Budgets.
7. Verfahren der Zuweisung der Rechnungen und Zahlungen zu den (richtigen) Budgets und Budgettiteln.
8. Verfahren des Abrufs der Deckungsmittel für Budgets oder anderer Finanzmittel wie Zuschüsse, Vorschüsse, Kreditmittel.
9. Verfahren bei Blockierungen von Budgets, Streichungen, Kürzungen oder Deckelungen.
10. Verfahren bei Kündigungen von Deckungszusagen oder Kreditzusagen.

Anleitungen:

1. Legen Sie fest, wer Rechnungen stellen darf.
2. Legen Sie fest, wer Rechnungen in Empfang nehmen darf (Weiterleitungsadresse für Rechnungen, die in der Poststelle eingehen).
3. Legen Sie das Verfahren fest, wie eingehende Rechnungen in der Poststelle behandelt (bearbeitet) werden (dürfen, müssen).
4. Legen Sie das Verfahren fest, wie der Rechnungsempfänger die Rechnungen auf formale Richtigkeit zu überprüfen und das Ergebnis der Überprüfung zu dokumentieren hat.
5. Legen Sie das Verfahren fest, wie die in Rechnung gestellten Leistungen auf ihre Berechtigung und Richtigkeit überprüft und das Ergebnis dokumentiert wird.
6. Legen Sie das Verfahren fest, wie Unstimmigkeiten in der Rechnung oder Auffälligkeiten zu dokumentieren, zu behandeln, zu bearbeiten und aufzulösen sind und wie dies zu dokumentieren ist.
7. Legen Sie das Verfahren fest, wie Rechnungen immer im Original erhalten bleiben (müssen).
8. Legen Sie das Verfahren für Abschlagszahlungen fest.
9. Legen Sie das Verfahren für Schlusszahlungen fest.
10. Legen Sie das Verfahren fest, wie Rechnungen zur Zahlung freigegeben werden (können, dürfen, müssen).
11. Legen Sie das Verfahren für die Dokumentation und Archivierung der Rechnungen unter Einhaltung der rechtlichen und steuerlichen Bestimmungen fest.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Nörgeln an Rechnungen und Berechnungen sind beliebte Mittel, mit welchen immer wieder versucht wird, ordnungsgemäß erbrachte Leistungen im Nachhinein noch zu bemäkeln, um die volle Bezahlung der berechtigten Rechnungen zu umgehen. Die Grenzen des Anstandes werden schnell überschritten.

Werden berechtigte Rechnungen nicht zügig anerkennt und bezahlt, "rächen" sich die dadurch Geschädigten in der Regel auf eine sehr subtile Art und Weise: Die Kosten hierfür überschreiten in der Regel die "rechnerischen" Einsparungen um ein Vielfaches.

Die Formalitäten der Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und Anerkennung der Rechnungen und Zahlungspflichten sind einzuhalten, auch dann, wenn der administrative Aufwand in keinem vernünftigen Verhältnis zu den tatsächlich zu berechnenden und zu bezahlenden Leistungen steht. Im Zweifelsfall ist der Aufwand für die Administrationen um die Rechnungen und Bezahlungen im Vorfeld ausreichend zu kalkulieren oder gegebenenfalls gesondert in den Rechnungen auszuweisen.

Werden für die Beauftragungen, Leistungsnachweise, Rechnungsstellungen, Rechnungsprüfungen, Budgetverbuchungen, Erfassungen im Rechnungswesen und bei den Zahlungsvorgängen die gleichen Datensätze verwendet, kann der Eindruck entstehen, dass die allein deswegen übereinstimmende Daten auch formal "richtig" seien. Fehlberechnungen und Falschberechnungen bleiben oftmals unentdeckt, "weil formal alles in Ordnung ist (besser: scheint)".

Teilnehmerkreis:

Die Verfahren der Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Rechnungsstellung" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln