Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 255: Die Unterstützungen durch das (Projekt-)Team ermöglichen, fordern und sichern.

Es geht darum, sich aufeinander verlassen zu können (zu dürfen, zu müssen, zu wollen).

Es geht um das Vertrauen (dürfen, können, wollen, müssen).

Es geht um die Unterstützungen durch den Projektleiter, damit jedes Teammitglied und das (Projekt-)Team als Ganzes die Unterstützungsleistungen erbringen kann (darf).

Es geht um die Unterstützungsleistungen, die ein Teammitglied oder das gesamte Team zeitlich begrenzt oder dauerhaft inhaltlich und projektbezogen erbringen (wollen, dürfen, können, müssen).

Es geht um den Umgang mit den Unterstützungsleistungen.

Es geht um die Entlastung des Projektmanagement von z.B.

1. Routinen,
2. administrativen Arbeiten,
3. wiederkehrenden Verwaltungsarbeiten,
4. Sammlung und Aufbereitung von Daten und Informationen,
5. Vorbereitungen von Entscheidungen,
6. Koordinationen von Terminen,
7. Organisation von Veranstaltungen,
8. inhaltliche Aufbereitung und Betreuung von Schwerpunktthemen,
9. Präsenz, Erreichbarkeit des Projektmanagements,
10. Bearbeitung und Erledigung von Anfragen, Auskunftsersuchen,
11. Klärungen von Unstimmigkeiten,
12. (einfache) Hilfestellungen für Beteiligte,
13. spezielle Hilfestellungen als Experten, "Profis", Vertreter des Projekts und des Projektmanagements.

Ziele:

1. Unterstützungen zulassen.
2. Unterstützungen ermöglichen.
3. Früherkennung der Anzeichen für notwendige Unterstützungen, Anleitungen und Weisungen an einzelne oder alle Teammitglieder.
4. Früherkennung von Anzeichen, dass ein Teammitglied die beauftragte, erwartete, erhoffte oder bisherige Unterstützung nicht (mehr) weiter leisten darf (will, kann, muss).
5. Sicherstellung der Wahrnehmung von delegierten Schwerpunktaufgaben.
6. Früherkennung, Bearbeitung und Lösung von Routinearbeiten im Projekt und im Projektmanagement.
7. Früherkennung, Offenlegung und Einforderung von Klärungen inhaltlicher, zeitlicher, örtlicher oder funktioneller Art.
8. Schaffung und Erhaltung eines angemessenen Leistungsklimas im (Projekt-)Team.
9. Früherkennung, Vorbeugung, Bearbeitung und Beseitigung von Störungen für das Projekt und das Projektmanagement durch das (Projekt-)Team.
10. Wechselseitige Vermittlung und Ausgleich von unterschiedlichen Interessen, Anforderungen, Dringlichkeiten und Wichtigkeiten.

Teammitglieder eines (Projekt-)Teams sind in der Regel immer auch Dritten gegenüber verpflichtet, z.B.:

1. anderen Teammitgliedern,
2. Vorgesetzten,
3. Fachbereichen,
4. Fach- und Sachgebieten,
5. Kostenträgern,
6. Entsendebereichen,
7. Rückkehrbereichen nach Beendigung der Projektarbeit,
8. Vertretern der Partner, Beteiligten,
9. Auftraggebern,
10. Arbeitgebern.

Anleitungen:

1. Legen Sie fest, vereinbaren Sie und beauftragen Sie jedes Teammitglied mit einer klaren inhaltlichen Zuständigkeit für das Projekt und das Projektmanagement.
2. Legen Sie fest und offen, welche Verantwortung für welche Beiträge Sie an jedes Teammitglied übertragen.
3. Legen Sie fest und offen und vereinbaren Sie mit dem gesamten Team die wechselseitige Information, Beratung und Unterstützung zur Erfüllung der übertragenen Schwerpunktaufgaben durch jedes Teammitglied.
4. Legen Sie fest und offen und vereinbaren Sie mit dem gesamten Team die Anforderungen an Entscheidungsvorlagen.
5. Legen Sie die Berechtigungen und Verpflichtungen eines jeden Teammitgliedes fest,  von Ihnen als Projektleiter die erforderlichen Weisungen, Anleitungen, Hilfestellungen, Erlaubnisse und Hilfen einfordern zu können (zu dürfen, zu müssen).
6. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die eigenständigen und eigenverantwortlichen Entscheidungsbefugnisse eines Teammitgliedes für das übertragene Schwerpunktgebiet für das gesamte Team, das Projekt und das Projektmanagement.
7. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Sie die eigenständigen Entscheidungen als Projektleiter unterstützen und umsetzen helfen (werden, können, wollen, dürfen, müssen).
8. Legen Sie den Beginn der Rechte und Pflichten zu eigenständigen Entscheidungen von Teammitgliedern fest. Bestimmen Sie den Zeitpunkt offen und unmissverständlich, an welchem die Berechtigungen und Verpflichtungen enden, auch wenn die Person weiterhin im Team verbleibt.
9. Legen Sie fest, was Sie unverzüglich tun werden, wenn ein Teammitglied oder das gesamte Team nicht (mehr) bereit oder in der Lage ist, die erforderlichen Unterstützungen zu leisten.
10. Halten Sie sich selbst an die Vereinbarungen mit den einzelnen Teammitgliedern und dem Team.
11. Legen Sie die Zeiten, Orte und jeweilige Dauer für Klärungen von offenen Fragen, Konflikten und für die Bearbeitung von Störungen in der Zusammenarbeit und des Leistungsklimas fest und stellen Sie die eigene Präsenz und ungestörte Teilnahme von allen Teammitgliedern sicher.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Unterstützungen sind Dienstleistungen für andere Personen.

Die Entsendung in ein Team und die Beauftragung zur Mitarbeit in einem (Projekt-)Team bedeutet nicht auch gleichzeitig, dass das Teammitglied sich als solches versteht und bereit und in der Lage ist, das Projektmanagement, vornehmlich den Projektleiter, unterstützen zu können (wollen, dürfen, müssen).

Ein Team will gepflegt sein. Das kostet Zeit und Geld. Der Aufwand hierfür ist in der Regel erheblich geringer als der Aufwand für unterlassene, mangelhafte, fehlerhafte oder verweigerte wechselseitige Unterstützungen und einer Zusammenarbeit und deren Folgen für das Projekt, das Projektmanagement, den Projektleiter und die entsendenden Bereiche.

Ist ein Team nicht mehr arbeitsfähig oder bereit oder in der Lage, die notwendigen Unterstützungsleistungen zu erbringen, sollte es unverzüglich aufgelöst werden: Die massiven Störungen im Projekt und im Projektmanagement sind in der Regel weniger dramatisch als die Folgen der Annahme, "dass sich die Wogen wieder von selbst legen würden".

Personen, die nichts mehr zum Projekt und zum Projektmanagement beitragen (wollen, dürfen, können, müssen), sollten unverzüglich das (Projekt-)Team verlassen (können, dürfen, müssen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Unterstützungen durch das Team (Projektteam)" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln