Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 112: Formale Organisation des Projektmanagements schaffen, erhalten und sichern.

Es geht um die Gestalt und die Gestaltung des Projektmanagements als formale Organisation.

Ziele:

1. Eindeutige Adresse des Projekts.
2. Eindeutige Adresse des Projektmanagements.
3. Festlegung der Hierarchie im Projektmanagement.
4. Verortung ("organisatorische Aufhängung") des Projektmanagements in der Gesamtorganisation.
5. Bildung der Projektstellen.
6. Ausstattung der Projektstellen (Vollmachten, Zuständigkeiten, Befugnisse, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen).
7. Bewertungen der Projektstellen bezüglich Leistungen und Vergütungen.
8. Sicherung der Führung des Projektpersonals.
9. Sicherung der Weisungsbefugnisse für das Projekt und das Projektmanagement.
10. Sicherung der durchgängigen Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wo die Verantwortung für das Projekt in der Gesamtorganisation eingebunden (angesiedelt, eingegliedert, unterstellt) wird.
2. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für das gesamte Projektmanagement des gesamten Projekts die Gesamtverantwortung übernimmt.
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wann und wie die Gesamtverantwortung für das Projekt und das Projektmanagement an andere Organisationseinheiten oder Personen übertragen werden kann (darf, muss).
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Projektstellen für das Projektmanagement gebildet werden (können, dürfen, müssen).
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Projektstellen für das Projektmanagement bezüglich Leistung und Vergütung (Tarife) bewertet werden.
6. Legen Sie die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für die einzelnen Projektstellen fest.
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die jeweiligen Stelleninhaber mit den erforderlichen Vollmachten, Vertretungsbefugnissen und Weisungsbefugnissen ausstattet.
8. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Stellenbeschreibungen für die Projektstellen.
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Titel und Funktionsbezeichnungen der Personen, welche auf den Projektstellen "sitzen" oder ansonsten im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche formale Formen das Projekt und das Projektmanagement einzuhalten hat (Logo, Briefpapier, Visitenkarten).

Mahnungen:

Die Personen im Projektmanagement sind oftmals in mehreren Projekten oder auch in anderen Funktionen tätig. Fehlt die formale Organisation des Projektmanagements, verschwimmen die Grenzen der Zuständigkeiten und Verantwortungen schnell. Insbesondere Dritte können sich täuschen oder bezüglich der Vertretungsbefugnisse, Weisungsbefugnisse, Kontrahierungsfähigkeit, Entscheidungsbefugnisse und Verlässlichkeit getäuscht werden.

Insbesondere in kleineren Projekten grassiert oftmals die Titelsucht: Hochtrabende oder nichtssagende Bezeichnungen verbergen, verschleiern oder verwässern die tatsächlichen Rollen, Funktionen und Verantwortungen für das Projekt und das Projektmanagement. Besonders beliebt sind alle Formen, die sich mit "Manager", "Leiter", "Koordinator", "Repräsentant", "Vertreter" verbinden lassen.

In großen Projekten wird mitunter auf projektspezifische Titel verzichtet. Durch die Verwendung der Titel, Rollen und Funktionsbezeichnungen der allgemeinen Führungsorganisation wird oftmals nicht sofort erkennbar, dass sich die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen auf das Projekt und das Projektmanagement beschränken.

Mit englisch lautenden Titeln und den inzwischen üblichen Abkürzungen sind die Verwirrungen besonders leicht zu bewirken.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement