Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 116: Beziehungen zu Schlüsselpersonen gestalten, erhalten und beenden.

Es geht um die Beziehungen zu Personen, von deren Verhalten der Projekterfolg und das Projektmanagement maßgeblich abhängig ist.

In der Regel geht es z.B. um Schlüsselpersonen:

1. der Entscheider,
2. der Partner,
3. der Lieferanten,
4. der Vorgesetzen,
5. der Mitarbeitenden,
6. der Kunden (Abnehmer der Projektergebnisse),
7. der Interessenvertreter der Betroffenen,
8. der Beteiligten am Projekt,
9. der Verantwortlichen für das Projekt,
10. der Verantwortlichen für das Projektmanagement.

Die Schlüsselpersonen ergeben sich oftmals aus den Funktionen, Verantwortungen und Zuständigkeiten der Organisationen, welchen sie zugehören. Ändern die Personen ihren Status, verlieren sie oftmals auch die Eignung als Schlüsselperson. Die eventuellen Nachfolgenden müssen in der Regel neu überzeugt und gewonnen werden.

Die Schlüsselpersonen werden es häufig durch:

1. den Status,
2. die Interessen,
3. die Beiträge,
4. die Beziehungen (zu anderen Personen und Organisationen),
5. die Erfahrungen,
6. das Ansehen,
7. die Rollen und Funktionen,
8. die Zuständigkeiten,
9. die Macht,
10.  den Einfluss.

Ziele:

1. Stabilität des Projekts und des Projektmanagements.
2. Sicherheit und Rückendeckung für die Planungen, Entscheidungen, das Handeln und Verhalten im Projekt und im Projektmanagement.
3. Früherkennung von verändernden Einflussnahmen auf das Projekt und das Projektmanagement.
4. Früherkennung von Änderungen und Veränderungen in den wesentlichen Rahmenbedingungen des Projekts und des Projektmanagements.
5. Verbindlichkeit des Wohlwollens und der Unterstützung auch dann, wenn das Projekt oder das Projektmanagement "in schwieriges Fahrwasser" gerät.
6. Früherkennung von Krisen.
7. Früherkennung von Wegfall des Projektgrundes, wesentlichen Änderungen der Bewertungen oder der Interessen.
8. Erhöhung und Stabilisierung der Legitimation des Projektmanagements für das Planen, Entscheiden, Handeln und Verhalten.
9. Angemessener Umgang mit Widerständen, Hindernissen und Hemmungen des Projekts und des Projektmanagements.
10. Sicherung der Stetigkeit und der Kontinuität des Projektfortschritts im sich ändernden Umfeld.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest und benennen Sie namentlich die Personen, die Sie für Schlüsselpersonen des Projekts und des Projektmanagements halten.
2. Ermitteln und notieren Sie sich (vertraulich), wodurch die Schlüsselpersonen "Schlüsselpersonen" sind (werden, bleiben).
3. Ermitteln Sie die Personen, denen Sie sich auf jeden Fall persönlich vorstellen und über das Projekt und das Projektmanagement informieren werden.
4. Ermitteln Sie die Personen, die durch Dritte "offiziell" und formell über das Projekt und das Projektmanagement informiert werden (dürfen, können, sollen, müssen).
5. Vereinbaren Sie mit den geeigneten Personen die Art und Weise, Ort, Zeitpunkt und Inhalt der jeweiligen Information der jeweiligen Schlüsselperson.
6. Ermitteln und legen Sie fest, an welche Abmachungen, Einstellungen und Bewertungen sich die Schlüsselpersonen zu halten haben, weil sie Grundlagen für das Projekt und das Projektmanagement bilden.
7. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie Änderungen von Abmachungen, Einstellungen und Bewertungen der Schlüsselpersonen frühzeitig bemerken und unverzüglich korrigieren (können, dürfen, müssen).
8. Ermitteln und legen Sie fest, wann und wozu Sie die Schlüsselpersonen auffordern (einbeziehen, anrufen) (können, dürfen, sollen, müssen).
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie den Einfluss der Schlüsselpersonen auf das Projekt und das Projektmanagement begrenzen.
10. Ermitteln und legen Sie fest, wann und wie Sie gegebenenfalls die Beziehung zu der jeweiligen Schlüsselperson so gestalten, dass deren Einfluss auf das Projekt oder das Projektmanagement endet.

Mahnungen:

Unterlegen Sie Zusagen für Wohlwollen, Unterstützungen und Förderungen von Schlüsselpersonen möglichst immer durch verbindliche Vereinbarungen.

Vereinbaren Sie mit den Schlüsselpersonen immer individuelle Regeln, Spielregeln.

Vereinbaren Sie mit den Schlüsselpersonen immer individuelle Signale für Gesprächsbedarf, Abstimmungsbedarf, Informationsbedarf und mögliche Störungen oder Änderungen der Interessenlage. Testen Sie (immer wieder) an "Kleinigkeiten", ob die Signale (noch) funktionieren.

Schlüsselpersonen können jederzeit ihre Haltungen zum Projekt und zum Projektmanagement ändern. Aus Unterstützung kann Gegnerschaft oder Gleichgültigkeit werden. Gelebte Gegnerschaft kann sich zur leidenschaftlichen Unterstützung mausern.

In der Regel ist es förderlich, im Umgang mit Schlüsselpersonen immer auf Stil und Etikette zu achten und die Regeln des Anstandes und des gegenseitigen Respekts zu achten, auch dann, wenn man von den Schlüsselpersonen "schlecht" behandelt wird.

Schlüsselpersonen können, müssen in der Regel aber nicht das Projekt oder das Projektmanagement unterstützen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement