Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 122: Die Freistellung des Projektpersonals sichern.

Es geht um die tatsächliche Verfügbarkeit, Einsatzbereitschaft, Einsatzfähigkeit und Leistungsfähigkeit des Projektpersonals am richtigen Ort, zu den richtigen Zeitpunkten, in der ausreichenden Dauer und für die richtigen Dinge.

Ziele:

1. Realisierung des Projekts und des Projektmanagements mit und durch geeignete, kompetente Personen.
2. Sicherung der Erfüllbarkeit der Leistungen des Projektmanagement.
3. Vorbeugung von Überforderungen, Überlastungen.
4. Vermeidung von Fehlzeiten, Ausfallzeiten, Leerzeiten.
5. Sicherung des effektiven Personaleinsatzes.
6. Zweckdienlicher, wirksamer Einsatz des Projektpersonals.
7. Schaffung, Sicherung und Erhaltung der Leistungsfähigkeit des Projektmanagements.
8. Erhöhung der Attraktivität des Projekteinsatzes für das Projektpersonal.
9. Forderung und Förderung des Projektpersonals durch den Projekteinsatz.
10. Ermöglichung und Sicherung eines angemessenen Projektmanagements.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie durch sorgfältige Schätzungen die Einsatzzeiten, Einsatzorte und die jeweilige Einsatzdauer des Projektpersonals.
2. Ermitteln Sie die Anforderungen an die fachliche und persönliche Eignung der Personen, die im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden (sollen, dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln Sie (genau!), wo die entsprechenden Personen organisatorisch angesiedelt sind oder bei anderen Organisationen am ehesten zu finden sind.
4. Ermitteln Sie, wie die Vorgesetzten der entsprechenden Personen beauftragt und verpflichtet werden (können, dürfen, müssen), damit sie "ihr" Personal für das Projekt einsetzen (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln Sie und stellen Sie sicher, dass die Stammaufgaben der Personen während ihres Einsatzes im Projekt durch Stellvertreter übernommen werden.
6. Ermitteln Sie uns stellen Sie sicher, dass die Personen in ihren persönlichen Planungen den Einsatz im Projekt und im Projektmanagement fest einplanen, z.B. in der Urlaubsplanung.
7. Ermitteln und stellen Sie sicher, dass beim Abruf des Projektpersonals für den Projekteinsatz keine Stellvertreter, Aushilfen oder Ersatzpersonen angeboten werden.
8. Ermitteln, regeln und vereinbaren Sie das Verfahren, wenn das vorgesehene Personal zum Zeitpunkt des erforderlichen Projekteinsatzes nicht oder nicht mehr zur Verfügung steht (stehen kann, will, darf, muss).
9. Vereinbaren Sie die Trägerschaft für die Kosten, Verzögerungen und Beseitigung von Störungen, die entstehen, wenn falsches, ungeeignetes oder kein Personal freigestellt und im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden kann (darf, soll, muss).
10. Ermitteln Sie die notwendigen Pufferzeiten, um eventuelle personelle Anpassungen im Projekt und im Projektmanagement so einzuplanen, dass der Projektablauf nicht gravierend gestört oder unterbrochen wird.

Mahnungen:

In Projekte werden gerne vakante Personen entsandt, für welche im Moment oder dauerhaft (noch) keine anderen Verwendungen (mehr) vorgesehen oder möglich sind.

Die entsendenden Bereiche behalten "ihre besten Leute" in der Regel bevorzugt für die Stammaufgaben zurück. Auch dann, wenn anderes vereinbart ist.

Die Mitarbeit in Projekten und im Projektmanagement wird von den entsandten Personen nur selten tatsächlich gerne übernommen. Oftmals wird die Mitarbeit nur als Zusatzaufgabe oder Zusatzbelastung angesehen und auch entsprechend behandelt.

Mit der Mitarbeit in Projekten werden manchmal auch unrealisierbare Erwartungen, Chancen für Bewährungen und Experimente verbunden.

Erwarten die zu entsendenden Personen unangenehme oder unbeliebte Arbeiten, ein schlechtes Arbeitsklima oder Veränderungen in ihrem Ansehen oder der Bedeutung ihrer Kompetenzen, entziehen sich die Personen gerne auf mitunter sehr intelligente Art und Weise. Beliebt sind die Delegation an Kolleginnen und Kollegen oder Mitarbeitende, die "eine Chance erhalten sollen, im Projekt zu zeigen, was tatsächlich in ihnen steckt".

Projekte und das Projektmanagement sind zu Ausbildungszwecken in der Regel ziemlich ungeeignet. Werden Bildung, Qualifizierung und Training des Projektpersonals vorgesehen oder erwartet, sollte dies ausdrücklich im Projektauftrag und im Auftrag für das Projektmanagement vereinbart werden.

Ist sicher mit einem aktivem oder passivem Widerstand der für den Projekteinsatz vorgesehenen Personen zu rechnen, sind Vereinbarungen mit deren Vorgesetzten über das Verfahren erforderlich, wenn sich die Personen im Projekteinsatz durch ihr Verhalten als untauglich erweisen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08_100_000
   Ressourcen 08_200_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement