Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 113: Formale Abwicklung des Projektmanagements schaffen, erhalten und sichern.

Es geht um die Einbindungen der Abläufe und Arbeitsformen des Projekts und des Projektmanagement in die bestehende Ablauforganisation.

Es geht z.B. um.

1. Logo,
2. eigene Telefonnummern,
3. Zugangsberechtigungen, Ausweise, Codizes,
4. Nummerierungen des Projekts, der Objekte,
5. Nummerierungen der Beiträge, Produkte, Teile,,
6. Abwicklung von Reisen, Regelungen für Spesen, Aufwendungen für und durch das Projektmanagement,
7. Abwicklungen von Bestellungen, Aufträgen, Beauftragungen, Verträgen,
8. Abwicklung des Rechnungswesens, der Rechnungsprüfung, Anerkennung von Rechnungen und Bezahlungen,
9. Abwicklung des Controlling,
10. Juristische Beratung und Vertretung.

Ziele:

1. Bestmögliche Nutzung der betrieblichen Regelabläufe in Projekten und im Projektmanagement.
2. Anpassung der betrieblichen Regelabläufe auf die Sonderheiten des Projekts und des Projektmanagements.
3. Sicherung der Einhaltung der Vorschriften und Gesetze auch in Projekten und im Projektmanagement, z.B. bei Ausschreibungen, Vergaben, Beauftragungen.
4. Früherkennung und Schutz vor Vetterleswirtschaft, Klüngel, Korruption.
5. Bestmögliche Erschließung und Nutzung des vorhandenen Fachwissens, der Prozesse und Erfahrungen für das Projekt und das Projektmanagement.
6. Vermeidung von Doppelarbeiten, Doppelprozessen, innerbetrieblicher Konkurrenz, Machtspielchen und unangemessenen Einflussnahmen auf das Projekt und das Projektmanagement oder durch das Projekt und das Projektmanagement.
7. Sicherung der Einhaltung von Normen, Standards, Regeln und Spielregeln.
8. Sicherung und Unterstützung der Verantwortung für Vorgaben, Anforderungen und Lösungen.
9. Förderung der Zusammenarbeit zwischen dem Projekt und dem Projektmanagement sowie dem Fachpersonal sowie den Fachbereichen und Verantwortlichen für die Sachgebiete.
10. Erkennung, Erfassung und Sicherung von (neuen) Schutzrechten, Patenten, Erfindungen, Lösungen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Vorgänge im Projekt und im Projektmanagement, an welchen Dritte beteiligt sind.
2. Ermitteln Sie, wie die Vorgänge bisher oder üblicherweise abgewickelt werden (wurden).
3. Ermitteln Sie die Fristen, Termine, Vorlaufzeiten, Bearbeitungszeiten und die Anforderungen an Entscheidungen, Freigaben, Zugriffe und Verfügungen.
4. Ermitteln Sie, wie die üblichen Abläufe sich mit den Abläufen im Projekt und im Projektmanagement verbinden lassen.
5. Ermitteln Sie die Besonderheiten, Abweichungen, erforderliche Änderungen und Neuerungen.
6. Ermitteln Sie, wie die (besonderen) Abläufe im Projekt und im Projektmanagement mit den bestehenden Regelabläufen und Zwangsabläufen verbunden werden (können, dürfen, müssen).
7. Ermitteln und veranlassen Sie die dazu notwendigen Entscheidungen.
8. Ermitteln, planen und vereinbaren Sie mit den Verantwortlichen und Zuständigen für die einzelnen Vorgänge das projektspezifische Vorgehen und Verhalten.
9. Ermitteln Sie, was das Projektmanagement zu welchen Zeitpunkten "zu liefern" hat, damit die projektspezifischen Anliegen und Anforderungen in den Regelabläufen und Zwangsabläufen berücksichtigt werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln Sie, was Ungeregelt ist und bleibt und vereinbaren Sie Regeln und Spielregeln, wie das Projekt und das Projektmanagement sowie die Betroffenen und Beteiligten mit dem Nichtgeregelten und Nicht-Regelbaren umgehen (dürfen, können, sollen, müssen).

Mahnungen:

Die Organisation muss sich frühzeitig für die Sonderheiten des Projekts und des Projektmanagements öffnen (können, dürfen, müssen). Das benötigt in der Regel viel Zeit, Sachverstand, Überzeugungsarbeit und Durchsetzungsvermögen.

Es ist in der Regel nur eine Frage der Zeit, bis "das System zuschlägt", d.h. im Projekt und vom Projektmanagement strikt die Einhaltung aller geregelten Abläufe, Vorgehensweisen, Normen und Standards verlangt. Das Projektmanagement ist in der Regel nicht mächtig genug, um verspätet auf die besonderen Anforderungen des Projekts oder des Projektmanagements hinzuweisen.

Werden dem Projekt und dem Projektmanagement keine Sonderheiten bei den Abläufen zugestanden, ist das Projektmanagement gehalten, die Abläufe des Projekts und des Projektmanagements entlang den Regelabläufen und Zwangsabläufen zu gestalten. Manchmal ist das sogar von Vorteil, wenn mögliche Organisationsveränderungen dadurch besser erkannt werden. Manchmal kostet es einfach dem Projektmanagement nur Zeit, Geduld und Nerven.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement