Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 123: Die Bestellung, Beschaffung, Reservierung und Bereitstellung der Ressourcen sichern.

Der Nagel und der Hammer sollten greifbar sein, wenn man einen Nagel einschlagen will. Mit der Bürokratie geht alles. Ohne Bürokratie geht gar nichts.

Ziele:

1. Sicherstellung der rechtzeitigen Beschaffung der für das Projekt und das Projektmanagement erforderlichen Mittel, gleich welcher Art.
2. Sicherstellung der Bereitstellung der Ressourcen an den richtigen Orten, Zeitpunkten und in den benötigten Mengen und Qualitäten.
3. Sicherstellung der Einhaltung der bei Beschaffungsvorgängen einzuhaltenden gesetzlichen Regelungen, Vorschriften und Verfahren.
4. Sicherstellung der bestmöglichen Verwendung von gebräuchlichen Standards und Normen auf für die Ressourcen im Projekt und im Projektmanagement.
5. Sicherstellung der Erfüllung der projektspezifischen Anforderungen an die Ressourcen.
6. Bestmögliche Nutzung der vorhandenen Abläufe, Zuständigkeiten, Regeln und Spielregeln für Beschaffungsvorgänge aller Art.
7. Sicherstellung der Zuordnung der beschafften Ressourcen zum jeweiligen Projekt, Projektteil und zum Projektmanagement.
8. Sicherstellung der Einhaltung der formalen, gesetzlichen und steuerlichen Regelungen bei allen Formen der Beschaffung.
9. Sicherstellung der Verteilung und Zuteilung sowie rechtzeitigen Bereitstellung der Ressourcen an den vorgesehenen Verwendungsorten.
10. Sicherstellung der geregelten und geordneten Weiterverwendung oder Entsorgung von nicht (mehr) benötigten Ressourcen.

Anleitungen:

1. Überprüfen Sie die Ihnen erteilten Vollmachten, wozu sie tatsächlich berechtigen und verpflichten.
2. Ermitteln Sie die übliche Dauer von Beschaffungsvorgängen.
3. Ermitteln Sie die Verfahren für die Beschaffung von Dingen, die im täglichen Geschäftsbetrieb verwendet werden (dürfen, können, müssen).
4. Ermitteln Sie die Zuständigkeiten für die Beschaffungen.
5. Ermitteln Sie die zulässigen Höchst- und Mindestmengen für Beschaffungsvorgänge.
6. Ermitteln Sie die Vorschriften, Auflagen und Anforderungen an Ausschreibungen.
7. Ermitteln und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie Sie an projektspezifischen Ausschreibungsverfahren, Auswahlverfahren, Bewertungen und Beauftragungen beteiligt werden (dürfen, können, wollen, müssen).
8. Ermitteln und vereinbaren Sie die Regeln für Ersatzbeschaffungen, fehlerhaften oder ausgefallenen Beschaffungen oder Zusatzbeschaffungen.
9. Ermitteln und vereinbaren Sie die Regelungen und Verfahren für Beschaffungen in Notfällen, Ausnahmefällen und für die Beschaffung von Spezialitäten für das Projekt und das Projektmanagement.
10. Ermitteln und vereinbaren Sie die für die projektseitigen Beschaffungen einzuhaltenden Vorschriften, Kennzeichnungen, Dokumentationen, Nachweisungen und die Art und Weise der Abrechnungen.

Mahnungen:

Toilettenpapier, Bleistifte und Schreibmaterial sowie Fahrkarten sind in Projekten und im Projektmanagement häufig schwieriger zu beschaffen als eine neue Maschine.

Schätzen Sie den Bedarf genau und großzügig. Bruch, Verlust, Verderb ist immer mit einzukalkulieren.

Insbesondere Controller neigen dazu, die Beschaffungen "optimieren" zu wollen, indem sie Mengen oder Qualitäten kürzen. Überprüfen Sie die Grundlagen für die Anforderungen an die zu beschaffenden Mengen und Qualitäten. Liegen hier keine Fehler vor, suchen Sie den Streit mit den Controllern unverzüglich und vereinbaren Sie, wie die eventuell entstehenden Mehrkosten durch Fehlbestellungen, Zusatzbestellungen, Ersatzbestellungen und die Verzögerungen im Projekt bezahlt werden (dürfen, können, müssen).

Die Bürokratie, gemeint sind die formellen Regelabläufe über die Zuständigkeiten, erweist sich in der Regel als resistent gegen alle Änderungsversuche. Bürokratie lässt sich nicht beschleunigen. Umgehungen werden zwar manchmal möglich, führen jedoch meistens nur dazu, dass die Bürokratie "wasserdichter" gemacht wird.

Planen Sie für die formalen Abläufe immer ausreichend Pufferzeiten an: Kein Vorgang ist für die Sachbearbeiter so wichtig, dass er ihn beschleunigt oder bevorzugt bearbeitet. Die Ausnahmen sind selten.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08_100_000
   Ressourcen 08_200_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement