Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 114: Rechnungswesen des Projektmanagements einrichten, erhalten und sichern.

Es geht um die ordnungsgemäße Abwicklung, Erfassung, Dokumentation und Nachweisung aller Geschäftsvorfälle in Projekten und im Projektmanagement. 

Es geht z.B. um die Einrichtung, Bereitstellung und Sicherung von:

1. Datenbanken,
2. Formularen, Vorlagen,
3. Clouds,
4. Passwörtern,
5. Programmen für das Projektmanagement,
6. Tools für die Projektmanagement-Unterstützung,
7. Datennutzungen, Datenaustausche, Datenverwaltungen,
8. Einhaltungen der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung und Rechnungslegung im Projekt und im Projektmanagement,
9. Einhaltungen der steuerlichen Vorschriften im Projekt und im Projektmanagement,
10. Sicherungen der ordnungsgemäßen Abrechnungen und Darstellungen des Projekts und des Projektmanagements in den Geschäftsbücher, Bilanzen und im Geschäftsbericht.

Ziele:

1. Kompatibilität der eingesetzten Hilfsmittel.
2. Rechtssicherheit der eingesetzten Vorlagen, Formulare, Vorsteuerungen und Hilfen.
3. Unmittelbare Verwendbarkeit der im Projekt und im Projektmanagement anfallenden Daten, Dokumente und Informationen für die restliche Organisation.
4. Gesonderte Haltung und Pflege der Daten, Dokumente und Informationen des Projekts und des Projektmanagements.
5. Einhaltung der Vorschriften, Gesetze und Auflagen bezüglich Transparenz des Projekts und des Projektmanagements.
6. Ordnungsgemäße Buchhaltung und Rechnungslegung im Projekt und im Projektmanagement.
7. Beweissicherheit der Geschäftsvorfälle bezüglich Steuern, Abgaben und Rechtsgrundlagen.
8. Einfacher Einbezug der projektspezifischen Daten, Dokumente und Informationen in das übergeordnete betriebliche Geschehen, das Controlling und in die Entscheidungsprozesse.
9. Ermöglichung, Sicherung und Sicherstellung der Kontrolle und Überwachung des Projekts und des Projektmanagements.
10. Sicherung von fundierter Berichterstattung.

Anleitungen:

1. Legen Sie für das Projekt und das Projektmanagement in der Buchhaltung so genannte "Abrechnungskreise" an.
2. Legen Sie die Kostenstellen für das Projekt und das Projektmanagement an.
3. Legen Sie die Kostenarten für das Projekt und das Projektmanagement an.
4. Legen Sie die Verzeichnisse für Abrechnungen an (Abrechnungsnummern, Stücknummern, Sachnummern).
5. Legen Sie Vorlagen und Formulare an, welche die Beteiligten zwingt oder es ihnen zumindest erleichtert, die Vorgänge ordnungsgemäß und vollständig zu erfassen.
6. Legen Sie fest, wer welche Daten eingeben, wer welche Daten ändern und wer welche Daten löschen darf (kann, muss).
7. Legen Sie fest, wer Zugang zu welchen Daten (aller Art) erhalten darf (kann, muss).
8. Legen Sie fest, wer vom Zugang zu welchen Daten auf jeden Fall ausgeschlossen wird.
9. Legen Sie das Verfahren fest, wie Daten erfasst, gespeichert, geändert, gebündelt, geändert und gelöscht werden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie fest, wer die Ordnungsmäßigkeit der Erfassung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle im Projekt und im Projektmanagement zuständig und verantwortlich ist.

Mahnungen:

In der Regel werden durch rigide Vorgaben, Strukturen, Programmierungen und Zwangsabläufe sichergestellt, dass die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß erfasst, gebucht, dokumentiert und gespeichert werden (können, dürfen, müssen). Die Sonderheiten des Projekts und des Projektmanagements verlangen mitunter Sonderregelungen, die zu schaffen und durchzusetzen sind, bevor sich die zu erwartenden Schwierigkeiten im Projekt und im Projektmanagement zeigen.

Unklare Regelungen verleiten oftmals dazu, im Projekt und im Projektmanagement neue Tools und Instrumente auszuprobieren. Der Aufwand für die Anpassung und die weitere Verwendung der Daten für die gemeinsame Gesamtbuchhaltung und Rechnungslegung ist schnell größer als die vermeintlichen Erleichterungen.

Kleinere Projekte können in der Regel im Rahmen der Regelbuchhaltungen erfasst werden. Häufig reichen so genannte "Nebenrechnungen", in welchen die aus dem Projekt und dem Projektmanagement angefallenen Daten aufbereitet werden (können, dürfen, müssen).

Rechnen Sie mit dem erbitterten Widerstand von Systemführern, Programmeignern, Programmierern und der Operator gegen alle projektspezifischen Lösungen: Er zeigt sich offen als Behauptungen wie "Das geht nicht!", "Das ist nicht machbar!" oder (gefährlicher) als "Das geht ganz einfach!" oder "Das ist kein Problem!". Überzeugen Sie sich immer (!), dass die Anpassungen nicht nur im Prototyp "Lösungen" zeigen, sondern tatsächlich die Anforderungen der praktischen Projektarbeit erfüllen. Mitunter ist für die projektspezifische Lösung ein eigenes Unterprojekt oder Vorprojekt erforderlich. Insbesondere dann, wenn Maschinen automatisiert Geschäftsvorfälle auslösen (sollen, können, dürfen, müssen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement