Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 120: Die Informationsstrategie festlegen und gestalten.

Es geht um den strategischen Einsatz von Informationen im Projekt und im Projektmanagement.

Ziele:

1. Festlegung und Vereinbarung der Informationsmedien, Informationsmittel, Informationswege, Informationspflichten und Informationsrechte.
2. Schutz vor Manipulationen, Früherkennung und Schutz vor Fehlinformationen.
3. Autorisierung der Information als gültig, relevant, wichtig.
4. Autorisierung der Informationsquellen als verlässlich, unzuverlässig, verbindlich.
5. Festlegung und Vereinbarung, welche Informationen ausgetauscht werden (dürfen, können, müssen).
6. Festlegung und Vereinbarung der Bedeutung von Informationen.
7. Festlegung und Vereinbarung sowie Einhaltung von festen Terminen zum Abgleich der Informationen und zur Aktualisierung der Informationsgrundlagen.
8. Festlegung und Vereinbarung von Verteilern für Informationen, Daten und Dokumenten.
9. Festlegung, Vereinbarung, Durchsetzung und Durchhaltung der Art und Weise des Umgangs mit vertraulichen Informationen.
10. Sicherung des Ausschlusses von Personen, die keine Informationen erhalten (dürfen, können, brauchen, müssen).

Anleitungen:

1. Legen Sie fest, welche Daten, Dokumente und Medien für die Information eingesetzt werden (dürfen, können, müssen).
2. Informieren Sie über die Regeln, Prinzipien, Abläufe, die Organisation, die Ziele und die Erwartungen.
3. Informieren Sie über die Termine, einzuhaltende Fristen, Vorlagetermine und Entscheidungstermine.
4. Informieren Sie über die Zuständigkeiten, Verantwortungen, Rollen, Aufgaben und Kompetenzen.
5. Informieren Sie über die verfügbaren Vorlagen, Vordrucke, Formulare, Anleitungen und die Art und Weise der Verwendungen.
6. Legen Sie die Formen der Informationen fest.
7. Legen Sie die Informationswege fest.
8. Legen Sie fest, wie mit den erhaltenen Informationen umzugehen ist.
9. Legen Sie fest, wer wen und wann worüber zu informieren hat.
10. Legen Sie das Verfahren fest, wenn eine Information verweigert oder nicht angenommen (zur Kenntnis genommen) wird.

Mahnungen:

Informieren und berichten sind verschiedene Dinge. Information (informieren) ist eine Leistung. Berichten ist eine Aufgabe, die zu erfüllen ist.

Die passive Übersendung von Daten und Dokumenten ist keine Information. Information benötigt Zusatzinformationen, was die Daten und Dokumente aussagen und bedeuten.

"Was ist nicht weiß, macht mich nicht heiß!", d.h. geht mich nichts an oder ignoriere ich. Rechnen Sie immer mit Widerstand gegen die Information.

Verlässigen Sie sich bei sensiblen Informationen immer, ob die Information auch angekommen ist und eine Auseinandersetzung damit erfolgt ist.

Stellen Sie sicher, dass die "Überbringer von schlechten Nachrichten" auf jeden Fall geschützt werden und bleiben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08_100_000
   Ressourcen 08_200_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement