Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 118: Die ausgewählten Partner vorbereiten.

Es geht um die Einstimmung und Ausrichtung der vorgesehenen Partner auf das Projekt und das Projektmanagement. Es geht um die Vorbereitungen der Partner auf die erwarteten Leistungen und Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.

Es geht um die Einstimmungen, Ausrichtungen und Vorbereitungen auf die Rollen, Funktionen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für die Zusammenarbeit in Aufträgen, im Projekt und im Projektmanagement.

Die Vorbereitungen unterstützen in der Regel:

1. die Personaldisposition,
2. die Rüstzeiten,
3. die Beschaffungszeiten,
4. die Losgrößen,
5. die Produktionszeiten,
6. die Einsatzzeiten,
7. die Einsatzorte,
8. die Planungszeiten,
9. die Entscheidungstermine,
10. die speziellen Anforderungen.

Ziele:

1. Frühe Abstimmung und Passung der Prozesse im Projekt, im Projektmanagement mit den Prozessen der vorgesehenen Partner.
2. Sicherung der Einhaltung von Fristen.
3. Sicherung der Einhaltung und Nutzung von Terminen für Entscheidungen.
4. Zeitlich früherer Bearbeitung von notwendigen Anpassungen der Planungen, der Vorgehensweisen, der Abstimmungen, der Methoden und Verfahren.
5. Bessere Vorbereitungen der Entscheidungen sowohl projektseitig wie auf Seiten der vorgesehenen Partner.
6. Früherkennung und Bearbeitung von Konflikten, Ursachen für mögliche Störungen oder Missverständnissen.
7. Erhöhung der Verbindlichkeit und Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit.
8. Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, dass die Zusammenarbeit in der Sache und auch in der Art und Weise des Umgangs miteinander gelingt.
9. Sicherung eines Frühwarnsystems für sich ändernde Rahmenbedingungen oder Fehler in den Annahmen.
10. Sicherung der frühzeitigen Auseinandersetzung über offene Fragen, Unklarheiten, Abweichungen und notwendigen Änderungen.

Es geht um die Einweisung in das Projekt und das Projektmanagement.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie den Planungszyklus der vorgesehenen Partner.
2. Ermitteln Sie die Art und Weise der Entscheidungsverfahren und deren Dauer bei den vorgesehenen Partnern.
3. Ermitteln Sie die grundsätzlichen Rahmenbedingungen für die einzelnen Partner, die bei deren Planungen und Entscheidungsprozessen berücksichtigt werden (sollen, dürfen, müssen).
4. Stellen Sie sicher, dass die vorgesehenen Partner bereit und in der Lage sind, die grundsätzlichen Rahmenbedingungen zu schaffen und zu gewährleisten.
5. Ermitteln Sie, welche Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements durch die vorgesehenen Partner voraussichtlich nicht erfüllt werden (können, dürfen, müssen) und wie sich das auf das Projekt und das Projektmanagement auswirken wird (kann, soll, muss).
6. Passen Sie die (grundsätzliche) Planung des Projekts und des Projektmanagements an.
7. Ermitteln Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf und veranlassen Sie die Entscheidungen.
8. Ermitteln Sie die notwendigen Regeln, Spielregeln, Rechte und Pflichten und entsprechenden Vereinbarungen mit den vorgesehenen Partnern.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie in den Verhandlungen und Vereinbarungen mit den vorgesehenen Partnern die Bedingungen durchgesetzt, verbindlich vereinbart und gesichert werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln Sie die Anforderungen an das Projekt und das Projektmanagement und wie sie erfüllt werden (können, dürfen, müssen).

Mahnungen:

Bei eingespielten Partnerschaften wird oftmals angenommen, dass es beim neuen Projekt "wieder wie beim letzten Mal" sei. Die Abweichungen müssen deshalb besonders frühzeitig und deutlich angekündigt werden, um wahrgenommen und beachtet zu werden.

Bei neuen Partnern werden die Rahmenbedingungen, unter welchen die Leistungen und Beiträge zu erbringen sind, oftmals vernachlässigt. Es erfolgt keine rechtzeitige Vorbereitung.

Oftmals werden die verbindlichen Verträge und Vereinbarungen bis zur Fälligkeit der Leistungen und Beiträge hinausgezögert. Für die notwendigen und zweckdienlichen Vorbereitungen bestehen dann nur unzureichende Zeiten zur Verfügung. Die selbst verursachten Verzögerungen werden jedoch dennoch in der Regel den Partnern angelastet.

Vorbereitungszeiten und Rüstzeiten lassen sich in der Regel nicht beschleunigen.

Je besser die Vorbereitungen gelingen, umso früher werden Abhängigkeiten, wechselseitige Unterstützungen, notwendige Abstimmungen, zu erfüllende Anforderungen und die Art und Weise der wechselseitigen Beteiligungen und Mitwirkungen an den Leistungen und Beiträgen erkannt und damit Teil des Projekts und des Projektmanagements. Die projektseitigen Vorbereitungen werden dadurch früher planbar und machbar.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08_100_000
   Ressourcen 08_200_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement