Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 214: Die Methoden und Verfahren festlegen, durchsetzen und durchhalten.

Es geht um das "Wer macht was, wann, wie und womit?"

Es geht um die Überwindung und Verbindung von Schnittstellen und verschiedenen Betroffenen, Beteiligten und Inhalten zu einem und in einem gemeinsamen, klar strukturierten und geregelten Prozess.

Zunächst geht es um alle technischen, chemischen und andere Verfahren, in welchen die Naturgesetze den Rahmen und die Bedingungen des Möglichen setzen, wie Bearbeitungsverfahren, Behandlungsverfahren, Verarbeitungsverfahren, Nachweisverfahren.

Verfahren und Vorgehensweisen, um die es geht, sind z.B.:

1. Ausschreibungsverfahren,
2. Antragsverfahren,
3. Bewertungsverfahren,
4. Freigabeverfahren,
5. Genehmigungsverfahren,
6. Entscheidungsverfahren (Einzelentscheidung, Ausschuss, "Amtsperson"),
7. Einspruchsverfahren,
8. Belehrungsverfahren,
9. Anhörungsverfahren,
10. Testverfahren,
11. Prüfungsverfahren,
12. Verfahren für Gutachten, Untersuchungen,
13. Beteiligungsverfahren,
14. Einigungsverfahren,
15. Wahlverfahren,
16. Zulassungsverfahren,
17. Anerkennungsverfahren,
18. Aufhebungsverfahren,
19. Gerichtsverfahren,
20. Strafverfahren.

Festzulegen sind für jedes Verfahren:

1. Beginn, Auslöser, Veranlasser,
2. Adresse (Zuständige), Eigner der Verfahren, Führer der Verfahren,
3. Verfahrensanweisungen,
4. Verhaltensregeln,
5. Hilfen, Methoden,
6. Ablauf,
7. Beteiligungen. Rollen und Funktionen,
8. AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen,
9. Ende (Termin oder Frist oder Entscheidung),
10. Abschluss.

Ziele:

1. Verbindung von der unterschiedlichen Arbeitsformen, Interessen, Beiträge und Strukturen der Beteiligten zu einem einheitlichen und abgestimmten Vorgehen.
2. Einrichtung und Vereinbarung einer Entscheidungsinstanz für jedes Verfahren.
3. Vereinfachung von Abstimmungen, Koordinationen, Zuarbeiten, Nacharbeiten und Beiträge.
4. Früherkennung von verdeckten Interessen, Abhängigkeiten oder Einflussnahmen von Hintermännern und Hinterfrauen.
5. Früherkennung und Sicherung der rechtzeitigen Vorbereitungen des geordneten Ablaufs des jeweiligen Verfahrens.
6. Verlässlichkeit, "das Richtige zu tun", wenn die eigenen Beiträge dem offiziellen Verfahren entspricht.
7. Früherkennung und Begrenzung von unerwünschter Machtausübung.
8. Verbindlichkeit der vereinbarten Verfahren.
9. Verpflichtung zur Einhaltung und Berufung auf die Verfahren.
10. Nutzung von Bewährtem und Sicherung der gesonderten Behandlung von speziellen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie mögliche Vereinfachungen von Verfahren.
2. Legen Sie die Fälle fest, in welchen im Projekt oder im Projektmanagement übliche Verfahren vereinfacht werden und vereinbaren Sie die Vereinfachungen mit den Betroffenen und Beteiligten.
3. Ermitteln Sie, ob die üblichen Verfahren den Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements gerecht werden (können, dürfen).
4. Ermitteln und legen Sie die besonderen Verfahren für das Projekt und das Projektmanagement fest oder lassen die Sie die speziellen Verfahren durch die Beteiligten und Betroffenen entwickeln.
5. Legen Sie für jedes Verfahren fest, wer innerhalb des Projekts und des Projektmanagements die für das jeweilige Verfahren zuständige und verantwortliche Person ist (Poststelle, Anlaufstelle, Auskunftsstelle, Sammelstelle, Prüfstelle, Entscheidungsstelle).
6. Legen Sie die Prüfkriterien für die Zulässigkeit und Gültigkeit von Verfahren innerhalb des Projekts und des Projektmanagements fest (Antrag, formale Ordnungsmäßigkeit, Zulässigkeit, Eignung, Entscheidungsreife, Relevanz).
7. Legen Sie fest, wer innerhalb der einzelnen Verfahren die Entscheidungen trifft, die alle Beteiligten und Betroffenen unverzüglich verpflichtet, sich nach den jeweiligen Entscheidungen zu verhalten.
8. Legen Sie die Termine für die jeweiligen Verfahren fest.
9. Legen Sie die Art und Weise fest, wie die Ergebnisse der Verfahren festgestellt werden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie fest, wie die Ergebnisse der Verfahren einschließlich der Erkenntnisse aus den Verfahren in das Projekt und das Projektmanagement einfließen (dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Ergebnisse der Verfahren sind in der Regel verbindlich, häufig sind sie unumkehrbar durch die Fakten und Tatsachen, die sie geschaffen haben.

Fehlt die Vereinbarung oder die Akzeptanz von Verfahren, mach jeder, was er will, für richtig, notwendig und ausreichend hält. Was offen ist, bleibt oder nicht passt, müssen "die Anderen" ausbaden.

In der Regel versuchen alle Beteiligten, "Ihre" gewohnten Verfahren zu bevorzugen. Gegen Änderungen von bewährten Verfahren ist in der Regel mit massivem Widerstand zu rechen.

Unbequeme Verfahren werden oftmals zu rasch ausgehebelt: Die vermeintlichen Vereinfachungen bestehen häufig in Auslassungen, die für das Projekt und das Projektmanagement jedoch wichtig sind (und bleiben).

Teilnehmerkreis:

Alle Verfahren sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Methoden und Verfahren" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 33_000_000
   Programmmanagement: 35_000_000
   Multiprojektmanagement: 16_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln