Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 223: Die externe Kommunikation gestalten.

Es geht um die Kanalisierung, Regelung und Steuerung der Außenbeziehungen des Projekts und des Projektmanagements entlang des Projektfortschrittes.

Es geht um die Filter der Einflüsse durch Dritte und Außenstehende.

Es geht um die Gestaltung eines günstigen Erwartungsklimas bezüglich dem Projekt und den voraussichtlichen Erfolgen, Ergebnissen, Wirkungen und Folgen.

Ziele:

1. Bestimmung und Begrenzung der Ansprechpartner für die Kommunikation nach außen, wie z.B. durch Pressesprecher,
2. Verarbeitung von Ideen, Lösungsansätzen,
3. Auslotungen von Peripherien, Horizonten,
4. Auslotungen von Veränderungen von Interessen und Motivationen.
5. Ermöglichung, Gestaltung und Begrenzung von Begegnungen.
6. Ermöglichung, Förderung und Sicherung der Kommunikation zwischen jenen Personen, die etwas zu sagen haben (dürfen, können, müssen; sich, anderen und wechselseitig). Inszenierung der Abgrenzungen zwischen Personen, die "offiziell dazugehören" und anderen.
7. Überleitung der informellen und inoffiziellen Kommunikation in formelle, "erlaubte" und "offizielle".
8. Kennenlernen, Wertschätzung, Anerkennung, Respekt voreinander und miteinander.
9. Einübung, Festigung und Flexibilisierung von sozialen Rollen und Funktionen sowie Status.
10. Bereinigung von atmosphärischen Störungen, Vorurteilen, Vorbehalten, Misstrauen.

Die externe Kommunikation wird häufig unterstützt durch:

1. gemeinsame Sprachregelungen,
2. Witze, "Worüber wird gelacht?"
3. Spielregeln,
4. Umgangsformen,
5. Begegnungsrituale,
6. Ablaufmuster,
7. Einbringungen, Selbstdarstellungen,
8. formelle Einnahme von Rollen nach Status, Hierarchie,
9. Zuweisungen, Annahme oder Zurückweisung von sozialen Rollen,
10. (Erstmalige oder letztmalige) Einnahme von angenommenen, eingespielten und erwünschten Rangordnungen.

Anleitungen:

1. Bestimmen Sie und legen Sie fest, wer nicht zum "internen" Kreis des Projekts und des Projektmanagements zählt.
2. Gliedern Sie die Außenstehenden nach Interessen, Zielgruppen, erwünschter und erforderlicher Nähe und Distanz zum Projekt und zum Projektmanagement.
3. Ermitteln und legen Sie die Personen fest, welche für jede Gruppierung "nahe" oder "zu nahe" am Projekt oder Projektmanagement steht.
4. Ermitteln und legen Sie die Personen fest, welche die jeweilige Gruppierung repräsentieren und für das Projekt und das Projektmanagement als Multiplikator wirken können (sollen, dürfen, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, wer die "offiziellen" Beziehungen und die Verbindungen zu den außenstehenden Schlüsselpersonen aufnimmt, gestaltet, pflegt und zu gegebener Zeit wieder zurückbildet.
6. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise der Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt und das Projektmanagement fest.
7. Ermitteln Sie die Außenbeziehungen, welche verantwortliche Personen für das Projekt und das Projektmanagement pflegen (auch private).
8. Ermitteln und legen Sie die Sprachregelungen für die Personen fest für die Art und Weise und die Inhalte, die in den "privaten" Außenbeziehungen verwendet werden (dürfen, können, müssen), wie z.B. Textbausteine.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie "Ausrutscher" ("Ausplaudern") gemeldet, bearbeitet und gegebenenfalls korrigiert werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie Ereignisse fest, die zur informellen Information mit außenstehenden Personen genutzt werden (können, dürfen, müssen) und wer im Projekt und im Projektmanagement jeweils damit beauftragt wird.

Für die externe Kommunikation zu gestalten sind z.B. die Teilnahme an:

1. Tagungen,
2. Kongressen,
3. Expertenforen,
4. Chats, Talkshows, soziale Medien,
5. Erfahrungsaustauschgruppen,
6. Arbeitskreisen, Workshops,
7. Trainings aller Art,
8. Wettbewerben,
9. Besichtigungen,
10. Presse, öffentliche und private Medien.

Wichtige Funktionen der externen (informellen und formellen) Kommunikation sind z.B.:

1. Ankündigungen,
2. Beschwichtigungen, Anregungen,
3. Auslobungen von "mehr Informationen",
4. Erwartungen von Erfolgen,
5. Vorbeugung von "Aufgeregtheiten",
6. Korrekturen von Fehlannahmen, überzogenen Forderungen,
7. "Einblick" in die Aufnahme und Verarbeitung von "Anregungen, Kritik",
8. Unterlegung, Material für die "öffentliche" Berichterstattung und Medienberichte,
9. Abwehr von Missgunst, Provokationen, Aushorchen,
10. Gestaltung und Verarbeitung des "öffentlichen" oder sonstigen Interessens am Projekt und am Projektmanagement.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Die intensivste Kommunikation geschieht häufig in sogenannten anlasslosten Begegnungen, Ereignissen, Veranstaltungen mit viel Freiraum und Freizeit.

Mahnungen, Tipps:

Wer unzufrieden, überfordert oder sich im Projekt oder im Projektmanagement benachteiligt fühlt, spricht darüber mit Dritten, die wiederum mit anderen sprechen und das Erfahrene mit eigenen Anteilen anreichern, verkürzen oder anderweitig verändern.

Übereifrige, hoch Interessierte, Streber und "Belobigte" sonnen sich im Kreise von Außenstehenden gerne mit den tatsächlichen, erwünschten oder angestrebten "Lorbeeren".

Besserwisser und Ungefragte bringen ihre Vorschläge nicht (mehr) direkt in das Projekt und das Projektmanagement ein, sondern über Umwege über Dritte, möglichst Schlüsselpersonen oder Höhergestellte.

Die externe Kommunikation ist Chefsache, auch dann, wenn die dazu erforderlichen Dienste an interne oder externe Dienstleistende, Fachbereiche oder Services beauftragt werden.

Es ist sicherzustellen, dass niemals der Eindruck entstehen kann, das informell Weitergebebenes auch eine "offizielle" Verlautbarung ist, auf die sich Dritte berufen (können, dürfen, müssen).

Es kann nicht verhindert werden, dass informell Mitgeteiltes "offiziell" wird.

Aus Nicht-Information (Verweigerung von Auskünften) ist Kommunikation, die von externen Kommunikationspartnern entsprechend (beliebig, willkürlich, interessengeleitet) ausgelegt wird.

Teilnehmerkreis:

Die interne Kommunikation sollte unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Externe Kommunikation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln