Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 221: Das Berichtswesen festlegen, einhalten und sichern.

Das Berichtswesen ist ein Teil der Führung des Projekts, des Projektmanagements, im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die Art und Weise, wie die formelle Information und Kommunikation erfolgt.

Es geht um einen dokumentierten Stand und Abschluss eines erreichten Zustandes und Ergebnis als Grundlage für alle weiteren Planungen, Entscheidungen, Handlungen und das Verhalten im Projekt und im Projektmanagement.

Ziele:

1. Legitimation und Rechtfertigung von Vertrauen und gewährten Freiräume.
2. Führung und Kontrolle nach dem Prinzip der Selbstanzeige.
3. Nachweisung der notwendigen und ausreichenden formalen Kontrollen.
4. Engführung des Projekts und des Projektmanagements trotz und wegen der notwendigen Eigenverantwortung und angemessenen Rahmens für die Selbstorganisation.
5. Verlässigung über das ordnungsgemäße und vertragsgemäße Projektmanagement.
6. (Nachweisliche) Erfüllung der Informationspflichten gegenüber den Berechtigten.
7. Unterlegung der Erfüllung von Auflagen und Bedingungen für die bereitgestellten und eingesetzten Ressourcen.
8. Sicherstellung der Aussagefähigkeit der Berichte.
9. Sicherstellung der Widerspruchsfreiheit der Berichte.
10. Sicherstellung von Abschlüssen dessen, was zu Ende ist, z.B. durch Entlastungen oder "Laufen lassen".

Typische Formen von Berichten sind z.B.:

1. Signale, Warnsignale, "Sirenen", die auf Störungen, Auffälligkeiten, Entscheidungsbedarf und sofortigen Handlungsbedarf hinweisen und entsprechendes Verhalten der Betroffenen, Beteiligten und Verantwortlichen einfordern, ermöglichen, auslösen oder erzwingen.
2. Spontanberichte "im Vorübergehen" durch ausgewählte oder zufällige Personen, wie Zurufe, Plakate, Kassiber, Notizen.
3. Ritualisierte Spontanberichte wie z.B. der Morgengruß: "Alles im grünen Bereich?!!?"
4. Eingeforderte oder vereinbarte oder regelmäßige Einzelauskünfte zu bestimmten Sachverhalten, Ereignissen, Beobachtungen, Besonderheiten.
5. Automatisierte (automatisierbare) standardisierte Aufbereitungen von Daten und Informationen in "Ampeln", Präsentationen, Fortschreibungen, Charts, Trends.
6. Automatisierte (automatisierbare) Vergleichen, Soll-Ist-Darstellungen, Kennzahlen.
7. Tagesberichte, Wochenberichte, Quartalsberichte, Jahresberichte (Bilanzen).
8. Berichte zu bestimmten Meilensteinterminen, Ereignissen.
9. Berichten im Jahreszyklus der Planungen, Entscheidungen, Zielfindungen und der Führungsorganisation.
10. Offizielle Berichte an Behörden, Finanziers, Partner, Beteiligte, Risikoträger, Sponsoren.

Festzulegen sind jeweils:

1. Zeitpunkte der Berichte,
2. Inhalte der Berichte,
3. Form der Berichte,
4. Berichtende Person,
5. Empfänger der Berichte,
6. Darstellung der Auslöser, Signalinformationen für die Empfänger,
7. Appelle an die Empfänger bezüglich Entscheidungen, Eingriffen, Duldungen oder Unterlassungen.

Anleitungen:

1. Ermitteln und stellen Sie die Personen fest, welche von Ihnen Berichte erwarten.
2. Legen Sie die Personen fest, von welchen Sie Berichte erwarten.
3. Legen Sie die Anforderungen an Berichte fest und vereinbaren Sie diese mit den Berichtserstattenden und Berichtsempfängern.
4. Legen Sie die Anlässe für regelmäßige, periodische und außerordentliche Berichte fest.
5. Legen Sie die Termine (genaue Zeitpunkte, Uhrzeiten: Tage, Stunde, Minute) für die zu erstattenden Berichte fest.
6. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Berichte ausgewertet werden.
7. Legen Sie die Zielgruppen und Personen (Funktionäre) fest, die zielgruppenspezifische Berichte erhalten (dürfen, können, müssen).
8. Legen Sie die Besonderheiten der zielgruppenspezifischen Berichte und ihrer Datengrundlagen fest.
9. Legen Sie fest, wer die Berichte abnimmt, d.h. die Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Aussagefähigkeit formal feststellt, dokumentiert und bestätigt.
10. Legen Sie fest, wer auf Grund der Auswertungen der Berichte Entscheidungen, Handlungen, Eingriffen oder (künftige) Unterlassungen veranlassen darf (kann, muss).

Berichte müssen enthalten:

1. Aussage über den Grad der Entsprechung von geplantem Projektverlauf und tatsächlichem Projektverlauf,
2. Aussagen über die Richtigkeit, Vollständigkeit, Bewertung und Gewichtung sowie Relevanz der Kriterien, die den Entscheidungen zu Grunde liegen.
3. Darstellungen der erreichten Stände,
4. Entscheidungsbedarf (mit Entscheidungsvorschlägen),
5. Handlungsbedarf (mit empfohlenen Maßnahmen),
6. Planungsbedarf (mit empfohlenen Änderungen),
7. Korrekturbedarf (mit empfohlenen Änderungen),

Die berichteten Stände sind zu gliedern in:

1. subjektive Einschätzungen der Berichtenden,
2. belegbare Bewertungen,
3. (bereits) gesicherte Verläufe und Abläufe,
4. voraussichtliche Abweichungen von den bisherigen und aktuellen Planungen,
5. Planungsstand (Reife und Erfüllungsgrade),
6. Stand der Realisierungen (Erfüllungsgrade, Qualitäten),
7. zu erwartende Schwierigkeiten und ihre Auswirkungen auf das Projekt und das Projektmanagement,
8. aufgetretene Probleme und Stand der Lösungen,
9. erwartete (neue) Probleme und ihre Auswirkungen auf das Projekt und das Projektmanagement,
10. Auffälligkeiten im Verhalten,
11. eingetretene, erwartete oder befürchtete Änderungen von Rahmenbedingungen,
12. bereits erfüllte Anforderungen,
13. bereits erfüllte und erreichte Ziele,
14. außerordentlicher (ungeplanter) Verbrauch oder Einsatz von Ressourcen,
15. eingetretene, erwartete oder angestrebte Änderungen von Verträgen und Vereinbarungen,
16. Erfüllungsgrad von Verträgen und Vereinbarungen,
17. Erfolgsaussichten für das Projekt,
18. Erfolgsaussichten für das Projektmanagement,
19. erforderliche flankierende Maßnahmen,
20. erforderliche Eingriffe, Regelungen, Steuerungen, Sanktionen, Weisungen, Unterstützungen, Kontrollen.

Der Ausblick in den Berichten kann gegliedert werden in:

1. Aussicht auf den weiteren Verlauf,
2. Aussicht auf die zu erwartende Dynamik,
3. Aussicht auf das voraussichtlich erreichbare und eintretende Ergebnis,
4. Aussicht auf den finalen Erfolg des Projekts und des Projektmanagements,

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Das Schwierige, Auffällige, Problematische und Kritische kommt zuerst!

In eingespielten Teams kann die Berichterstattung "vereinfacht" werden.

Berichte, die nicht gelesen und ausgewertet werden, sind "das Papier nicht wert, auf welchen sie geschrieben sind". Die Dokumente sollten deshalb gegebenenfalls untergliedert werden in "notwendigen und ausreichenden Bericht" und "Nachweisungen, Belegungen, Dokumentationen" sowie ergänzenden Erläuterungen, Unterlagen und Belege.

Die Verantwortung für die Auswertung der Berichte ist zumindest ebenso groß wie die ordnungsgemäße Berichterstattung.

Nur kurze, aussagefähige Berichte werden tatsächlich gelesen.

Teilnehmerkreis:

Das Berichtswesen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Dokumentation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln