Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 219: Das Dokumentenmanagement festlegen und sichern.

Es geht um die Anforderungen an die Form, Inhalte, Aufbereitung, Verwendung und Aufbewahrung von Dokumenten aller Art.

Ziele:

1. Markierung, Nachweis und Erhaltung der Urheberschaft des jeweiligen Dokuments und seiner Inhalte, wie z.B. Metadaten.
2. Wahrung von Betriebsgeheimnissen und anderen vertraulichen Unterlagen und Daten.
3. Verhinderung von Missbrauch der Dokumente.
4. Verhinderung des unberechtigten Zugriffs, der Einsicht oder der Verwendung von Dokumenten und deren Inhalte.
5. Verhinderung von unerlaubten Kopien und anderen Formen der Verbreitung der Dokumente und deren Inhalte.
6. Abwehr von unberechtigten Forderungen, Ansprüchen, Behauptungen, Unterstellungen.
7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
8. Nachweisung des sachkundigen Umgangs mit Dokumenten und deren Inhalten.
9. Belastbarkeit, Beweissicherheit für die Rechnungslegung, Steuern, Abrechnungen und Rechtsstreitigkeiten.
10. Archivierungen für spätere Verwendungen gleich welcher Art.

Typische Gliederungen für getrennt zu haltende Formen des Dokumentenmanagements sind z.B.

1. Arbeitsdokumente,
2. Beweise, Nachweise,
3. Unterlagen, Vorlagen,
4. Berechtigungen, Erlaubnisse, Legitimationen, Vollmachten, Ermächtigungen,
5. Aufträge, Verträge, Vereinbarungen,
6. Beschlüsse,
7. Entscheidungen, Urteile, Beurteilungen,
8. Freigaben, Sperren,
9. Dokumentierungen von Geschäftsvorfällen,
10. private (vertrauliche, persönliche), betriebliche, "gemeinsame" und "öffentliche" Dokumente und Inhalte.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Vorgaben, Vorlagen und Anforderungen an das Dokumentenmanagement.
2. Ermitteln Sie, welche Zugriffe, Einsichtsrechte, Änderungsrechte und Nutzungsrechte per se mit den bereits vorhandenen Formen des Dokumentenmanagements vorhanden sind.
3. Legen Sie die Strukturen des Dokumentenmanagements fest.
4. Legen Sie die Zielgruppen und Verwendungszwecke der Dokumente für die einzelnen Dokumentenstrukturen fest.
5. Legen Sie die Verantwortungen für die einzelnen Strukturen des Dokumentenmanagements fest.
6. Legen Sie fest, wer für die Verwaltung, Sicherung und Erhaltung der Originale zuständig und verantwortlich ist.
7. Legen Sie fest, wie Sie jederzeit das Recht (und die Pflicht) behalten und durchsetzen (können, dürfen, müssen), auf die Originale zugreifen zu können. (Herausgabepflichten, Einsichtsrechte, Verlangen von Einsicht bei berechtigtem Interesse, Zurückbehaltungsrecht, Zurückhaltungspflichten, Verweigerungsrechte und Verweigerungspflichten.
8. Legen Sie die Berechtigungen und Verpflichtungen für Kopieren, Verbreiten, Bearbeiten und Speichern der Dokumente fest. (Sicherheitskopien)
9. Legen Sie die Berechtigungen und Verpflichtungen für Löschungen, Vernichtung und Außerkraftsetzung von Dokumenten fest.
10. Legen Sie fest, wer für die Inhalte der Dokumente jeweils verantwortlich ist. (Aktualität).

Dokumentenstrukturierungen können erfolgen nach z.B.

1. Inhalte (Themen) der Dokumente,
2. Verwendungen der Dokumente,
3. Verwendungen der Nutzungen,
4. Zielgruppen, Nutzergruppen,
5. Versionen (vorläufige, aktuelle, endgültige),
6. Ordner, Ordnerstrukturen, Archiven, Kennzeichnungen, Aktenzeichen,
7. Verteiler,
8. Speicherorten, Archiven,
9. Geschäftsvorfällen, Vorgängen, Ereignissen,
10. Produkten, Leistungen, Diensten, Ergebnissen.

Festzulegen sind z.B.:

1. Zugriffsrechte,
2. Leserechte,
3. Bearbeitungsrechte,
4. Speicherrechte,
5. Verteilungsrechte,
6. Aufbewahrungsrechte,
7. Löschungsrechte, Vernichtungsrechte,
8. Aufbewahrungsfristen,
9. Gültigkeit, Geltungsdauer, Ablauffristen,
10. Löschungsvorschriften, Vernichtungsvorschriften.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Vom Projektmanagement wird in der Regel als Dokument (Nachweis) verlangt:

1. Nachweis der Legitimation,
2. Nachweis der Sorgfalt und der Angemessenheit des Dokumentenmanagements,
3. Nachweis der Tätigkeiten des Projektmanagements,
4. Nachweise von Entscheidungen,
5. Nachweise der Art und Weise des "Krisenmanagements",
6. Nachweise der Kalküle und der Kalkulationen,
7. Nachweise der Entscheidungskriterien,
8. Nachweise der pflichtgemäßen Kontrollen und Verlässigungen über das Geschehen,
9. Nachweise der Inhalte von Absprachen, eingegangenen Verpflichtungen und eingeräumten Rechten,
10. Nachweise der "Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung" (des Projektmanagements).

Jedes Datum, das eine Form erhalten hat, ist auch ein Dokument.

Dienste, Programme und Services für das Dokumentenmanagement bedeuten immer auch, dass Dritte Kenntnis von der Existenz des jeweiligen Dokuments erhalten und die Möglichkeit besitzen, das Dokument zu verändern, zu zerstören, zu löschen, zu ersetzen oder für andere als die bestimmungsgemäßen Zwecke zu verwenden.

In Organisationen gibt es vermutlich, besser: höchstwahrscheinlich, keine Möglichkeiten für "private" Dokumente.

Teilnehmerkreis:

Das Dokumentationsmanagement sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Dokumentation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln