Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 220: Das Informationsmanagement festlegen und sichern.

Informationen benötigen kein Medium, sondern eine Beziehung zwischen Informant und Informand (Informationsquelle und Informationsempfänger).

Es geht um die rechtzeitige und richtige Informierung der Personen.

Es geht um die klare, eindeutige, verlässliche und zuverlässige Informierung durch Informationen.

Es geht um die Auflösung von so genannten "Holschulden" und "Bringschulden" im Informierungsprozess.

Ziele:

1. Sicherung der Achtung und Beachtung von Informationen.
2. Sicherstellung des Verstehens der Information.
3. Sicherstellung der beabsichtigten Folgen und Wirkungen der Information.
4. Schutz vor Nichtinformierung, falschen Informationen.
5. Sicherstellung der angemessenen und ausreichenden Informierung.
6. Früherkennung und Ersetzung von überholten, fehlerhaften, falschen, unvollständigen oder missverständlichen Informationen.
7. Früherkennung und Auflösung von Verwirrung, Desinformation, Widersprüchen, Fehlinterpretationen und Missverständnissen.
8. Bündelung der Informationen und Straffung der Informierungen. (Verhinderung von Kollaps durch zu viele oder Abbruch durch zu wenige Informationen).
9. Früherkennung von Täuschungen, Irrtümern, Fehlern, Illusionen, falschen Schlussfolgerungen, Auslegungen und Verwendungen.
10. Bündelung von Informationen.

Informationen benötigen folgende Qualitäten:

1. Stand der Aktualität,
2. Vollständigkeit,
3. Bezug, Bezugsrahmen, Herkunft,
4. Inhalt (Datum, Fakt),
5. Gültigkeit,
6. Ernsthaftigkeit,
7. Verbindlichkeit,
8. Informelles (Nebeninformationen, Schwirren, Rauschen),
9. Bestimmung,
10. Einordnung in die eigene Welt.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie für alle Beteiligten die gültigen (zuständigen und verantwortlichen) Informanten, d.h. die zu nutzende, gültige und verbindliche Informationsquelle, fest.
2. Ermitteln und legen Sie die Erfahrungswerte fest, die von den Beteiligten verwendet werden (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln und legen Sie fest, wo die Beteiligten allgemeine oder aufbereitete Informationen erhalten (dürfen, können, müssen), wie z.B. Nachschlagewerke, AGB, Beschreibungen, Literatur, Protokolle, Dokumentationen).
4. Ermitteln und legen Sie fest, wie Informationen "von oben nach unten" aufbereitet (gefiltert) und weitergeben werden (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie Informationen "von unten nach oben" aufbereitet (verdichtet) und weitergeleitet werden (dürfen, können, müssen).
6. Ermitteln und legen Sie fest, was im Projekt und im Projektmanagement als relevante Information gilt.
7. Ermitteln und legen Sie fest, wie mit dem "Rauschen um die Informationen" umgegangen wird, wie z.B. Zweifel, Bedenken, Misstrauen, Gerüchte, Tratsch.
8. Ermitteln und legen Sie die Medien fest, die für die Informierungen genutzt werden (dürfen, können, müssen), wie z.B. Gespräch, Austausch, Fragen, Antworten, Diskussionen, Streit, Beratungen.
9. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise des Umgang mit Informationen , die nicht verstanden werden.
10. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die richtige und rechtzeitige sowie vollständige Informierung zu belegen, dokumentieren und nachzuweisen ist.

Die Ausführungen sind erforderlich für:

1. Formelle, "offizielle", "amtliche" Informationen, wie z.B. "Einbestellung zum Rapport",
2. Informierungen von Vorgesetzten, Auftraggebern, Fachbereichen, Partnern, Lieferanten, Kunden, Dienstleistenden und Experten.
3. Erfüllung der gesetzlichen Informierungspflichten z.B. in Geschäftsberichte, Bilanzen, Preislisten, Angebote, Ausschreibungen, nach dem Aktiengesetz und den Börsengesetzen,
4. Erfüllung von Meldepflichten, z.B. über Havarien, Emissionen, Störfälle, Gefahren für Umwelt, Umfeld, Nachwelt, Personen, Sachen,
5. Erfüllung der Informierungspflichten nach den Verträge, Bedingungen, Forderungen, Verbindlichkeiten,
6. Informelles, Umgang mit Gerüchten, Diffusem, Zugetragenem, Einflüsterungen,
7. Erfüllung der Informationspflichten gegenüber der Öffentlichkeit, Presse, Behörden, Banken, Nachbarn,
8. Informierungen von und in Schwärmen, z.B. den so genannten "sozialen Medien",
9. Umgang und Verhalten in sogenannten "sozialen Medien",
10. Umgang und Verhalten mit Informationen, die den "offiziellen" und für gültig gehaltenen widersprechen (können), wie z.B. Entdeckungen, Erfindungen, Studien, Forschungsergebnisse Dritter.

Es geht um:

1. Nachweis des Bestandes der Information. (Es existiert eine Information).
2. Nachweis des Inhalts der Information. (Das "Was?)
3. Nachweis der Zeit und des Ortes der Informierung.
4. Nachweis der Verlässigung über die "richtige Auslegung (das Verstehen) der Information".
5. Nachweis der Verlässigung über die angemessene Beachtung der Information im Projekt und im Projektmanagement.
6. Sicherung von Feedback (Echo innerhalb der Informierung).
7. Nachweis der Erfüllung der Informationspflichten über das Projekt und über das Projektmanagement.
8. Nachweis des Schutzes von Informationen über das Projekt und das Projektmanagement, z.B. durch die Installation eines offiziellen Sprechers, (Pressestelle, Auskunftsperson, "Poststelle", "Sekretariat", "Kümmerer", "Hotline").
9. Nachweis der unverzüglichen Informierungen bei und über Gefahren, Notfälle, Störungen oder Veränderungen von Risiken oder über die Möglichkeiten von neuen Risiken, z.B. Notrufnummern, Bereitschaftsdiensten, Hilfsorganisationen, Experten.
10. Nachweis der Erfüllung von Auflagen z.B. von Behörden, Lieferanten, Herstellern, Dienstleistenden, Gesetzgebern, Behörden, Einrichtungen, Verbänden und Experten.

Vom Projektmanagement werden in der Regel folgende Nachweise verlangt:

1. Nachweis der Selbstinformierung. ("Ich habe mich informiert."
2. Nachweis der Informierung. ("Ich habe XY informiert.)
3. Nachweis der Informierung. ("Ich habe auf genau diese Art und Weis an jenem Ort und zu jener Zeit informiert.")
4. Nachweis der eigenen Informierung. ("Ich wurde am bestimmten Ort und bestimmten Zeit über XY informiert.")
5. Nachweis der Nichtinformation. ("Ich habe keine Information erhalten." "Mir war keine (andere) Information zugänglich.")
6. Nachweis, wie allgemein zugängliche Informationen in spezielle Informationen für das Projekt und das Projektmanagement umgewandelt und genutzt werden (wurden). ("Ich habe folgende Informationsquellen genutzt: ...)
7. Nachweis von bereitgestellten Informationsquellen über das Projekt und das Projektmanagement sowie im Projekt und im Projektmanagement. ("Ich habe folgende Informationsquellen bereitgestellt: ...)
8. Nachweis über die Pflege und Aktualisierungen von Informationen.
9. Nachweis über den Umgang mit Informationen von Dritten und durch Dritte (Außenstehende).
10. Nachweis der Art und Weise von Informierungen von Dritten.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Informierungen sind soziale Prozesse, die durch Technologien unterstützt, aber nicht ersetzt werden können.

Informationen sind "Packungen" der Kommunikation. Informierung ist ein Teil des Kommunikationsprozesses.

Informationen sind immer eingebunden in einen Kontext. Wechselt der Kontext, ändert sich auch die Information, ohne dass es dazu eine Änderung der Daten bedarf, welche die Information trägt.

Nicht-Information oder falsche Informationen werden häufig als Machtmittel oder Druckmittel (Widerstand) eingesetzt und missbraucht.

Der Nachweis der Nichtinformierung ist kaum zu erbringen: Was nicht geschehen ist, hat auch keine Spuren hinterlassen.

Teilnehmerkreis:

Das Informationsmanagement sollte unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Information, Informierungen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln