Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 222: Die interne Kommunikation gestalten.

Es geht um das Kommunikationsklima, welches das Leistungsklima bestimmt.

Es geht um Teilhabe, Erlebnis der Verbundenheit, Verbindlichkeit und Zugehörigkeit.

Es geht um den informellen Rat, die persönlichen Unterstützungen und wechselseitigen Hilfen und Aushilfen. 

Ziele:

1. Ermöglichung, Gestaltung und Begrenzung von Begegnungen.
2. Ermöglichung, Förderung und Sicherung der Kommunikation zwischen jenen Personen, die etwas zu sagen haben (dürfen, können, müssen; sich, anderen und wechselseitig).
3. Überleitung der informellen und inoffiziellen Kommunikation in formelle, "erlaubte" und "offizielle".
4. Kennenlernen, Wertschätzung, Anerkennung, Respekt voreinander und miteinander.
5. Einübung, Festigung und Flexibilisierung von sozialen Rollen und Funktionen sowie Status.
6. Inszenierung des Informellen.
7. Schaffung, Überprüfung und Festigung von Grundlagen für Vertrauen ineinander und miteinander sowie Verlässlichkeit aufeinander.
8. Inszenierung der Abgrenzungen zwischen Personen, die "dazugehören" und anderen.
9. Bereinigung von atmosphärischen Störungen, Vorurteilen, Vorbehalten, Misstrauen.
10. Wechselseitiges (informelles) Feedback.

Die interne Kommunikation wird häufig unterstützt durch:

1. gemeinsame Sprache, Sprachregelungen, Symbole, Kürzel,
2. Witze, "Worüber wird gelacht?"
3. Spielregeln,
4. Umgangsformen,
5. Begegnungsrituale,
6. Ablaufmuster,
7. Einbringungen, Selbstdarstellungen,
8. formelle Einnahme von Rollen nach Status, Hierarchie,
9. Zuweisungen, Annahme oder Zurückweisung von sozialen Rollen,
10. (Erstmalige oder letztmalige) Einnahme von angenommenen, eingespielten und erwünschten Rangordnungen.

Anleitungen:

1. Legen Sie die Anwesenheitspflichten für die formellen Ereignisse der Kommunikation fest, wie z.B. Besprechungen, Rücksprachen, Abstimmungen.
2. Ermitteln und legen Sie die Teilnehmenden so fest, dass "wichtige" informelle Begegnungen möglich werden.
3. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer zu welchen (internen) Veranstaltungen einlädt, z.B. zu Besprechungen, Klärungen, Feiern, Rücksprachen, Abstimmungen.
4. Schaffen Sie Räume für informelle Begegnungen und statten Sie die Räume mit Services aus, (Getränke, Verpflegungen, Literatur, Internet-Zugriff).
5. Ermitteln und sichern Sie den Schutz der Räume für interne und informelle Begegnungen vor Verwendungen, Teilnahme oder Mitbenutzung durch Dritte, z.B. abgesonderte, abgeschottete Ruheräume, Rückzugsräume.
6. Ermitteln und legen Sie Anlässe fest für die informelle Kommunikation.
7. Schaffen Sie Gelegenheiten zur (informellen, internen) Kommunikation, wie z.B. Pausen, gemeinsame Mittagessen, Spaziergänge, Unternehmungen).
8. Ermitteln, klären und vereinbaren Sie die Kostenübernahme für die interne (informelle) Kommunikation als Teil der Projektkosten und unvermeidlichen Kosten des Projektmanagements.
9. Ermitteln und legen Sie die Formen der internen Kommunikation fest, die einzig der Inszenierung, Klärung und Entwicklung der informellen Führerschaft dienen.
10. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie Unbefugte und Unerwünschte von einer absichtlichen oder zufälligen Teilnahme an der internen (informellen) Kommunikation sicher ausschließen (können, dürfen, müssen).

"Formal" geregelt und bereitgestellt werden häufig:

1. formelle Besprechungen,
2. Arbeitstreffen,
3. Regeln, Spielregeln und Erlaubnisse für "kleine Dienstwege",
4. Regeln, Spielregeln und Auflagen für die formelle Kommunikation, wie z.B. Kleiderordnung, Stil und Etikette, Anmeldungen.

Wichtige Funktionen der internen (informellen und formellen) Kommunikation sind z.B.:

1. Verarbeitung von Erfolgen,
2. Aufarbeitung von Kränkungen, Zurücksetzungen,
3. Aufarbeitung und Verarbeitung von Enttäuschungen, Absagen,
4. Verarbeitung von Ideen, Lösungsansätzen,
5. Auslotungen von Peripherien, Horizonten,
6. Auslotungen von Veränderungen von Interessen und Motivationen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Die intensivste Kommunikation geschieht häufig in sogenannten anlasslosten Begegnungen, Ereignissen, Veranstaltungen mit viel Freiraum und Freizeit.

Mahnungen, Tipps:

Es wird auf jeden Fall kommuniziert und zwar über alles, jeden und jedes.

Das Prinzip: "Eine Hand wäscht die andere" gelingt nur in engen Kommunikationsbeziehungen.

Wo gehobelt wird, fallen Späne. Es braucht Zeit und Gelegenheit, sie wegzuräumen.

Zu enge Kommunikation, z.B. in Freundschaften oder hohen wechselseitigen Abhängigkeiten, fördern Vetterleswirtschaft, Begünstigungen und Vertuschungen.

Teilnehmerkreis:

Die interne Kommunikation sollte unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Interne Kommunikation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln