Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 215: Den Masterplan verankern.

Es geht um die feste Verbindung und Einbindung des Masterplans in die Planungen des Umfeldes, der Vorgesetzten, Partner, Auftraggeber und Auftragnehmer.

Es geht um die Beachtung der Verbindlichkeit der Planungen für das Projekt und das Projektmanagement durch die anderen Organisationseinheiten, Stäbe und Dienstleistenden.

Es geht um die Verankerung der Planungen für das Projekt und das Projektmanagement im übergeordneten Programmmanagement und Multiprojektmanagement.

Ziele:

1. Früherkennung und Auflösung von Missverständnissen, Fehlinterpretationen, Vorläufigem.
2. Überleitung von Zusagen, Versprechen und Gefälligkeiten in konkrete und verbindliche Eckdaten für die Beteiligten und Betroffenen.
3. Beendigung von Einflussnahmen auf die Planungen für das Projekt und das Projektmanagement.
4. Beendigung von terminlichen und anderen Abhängigkeiten vom Wohlwollen oder von den situativen Ereignissen bei den Betroffenen und Beteiligten.
5. Verbindlichkeit der Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.
6. Berechenbarkeit des voraussichtlichen Schicksals von Verträgen und Vereinbarungen.
7. Planungssicherheit für die Binnenplanungen im Projektfortschritt.
8. Sensibilisierung für mögliche Ursachen für Engpässe und Störungen aus dem Umfeld.
9. Früherkennung von bestehenden und zu erwartenden (noch ungelösten) Konflikten mit dem Umfeld, Betroffenen und Beteiligten.
10. Früherkennung von notwendigen alternativen Strategien, Wegen, Vorgehensweisen und Verhaltensweisen im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um Verankerung der Planungen:

1. in den Fachbereichen,
2. bei den Stabsstellen und Stabsfunktionen,
3. bei den Planungsstellen,
4. bei den Dienstleistenden,
5. im Multiprojektmanagement,
6. im Programmmanagement,
7. im Ressourcenmanagement,
8. im Beschaffungswesen und der Logistik,
9. bei den Vorgesetzten,
10. in den Prozessen und Abläufen der eigenen Organisation, insbesondere der eigenen Organisationseinheit,
11. in der Familie,
12. im Freundeskreis,
13. in der Personalarbeit, insbesondere in der Personalplanung und Personaleinsatzplanung,
14. in der Urlaubsplanung,
15. im Führungszyklus.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Rahmendaten (Termine, Zeiten, Orte, Verfahren des Masterplans, die  auch von Dritten eingehalten werden (müssen).
2. Ermitteln Sie, ob und wie die verbindlichen Termine und eventuelle andere Eckdaten bereits in den Verträgen und Vereinbarungen abgesichert sind.
3. Verlässigen Sie sich, dass die Vertragspartner die verbindlichen Termine und die eventuellen anderen Eckdaten bereits akzeptiert haben und in ihren Planungen sowie Prozessen berücksichtigen (können, dürfen, wollen, müssen).
4. Teilen Sie den Partnern die Termine und anderen Eckdaten mit.
5. Lassen Sie sich ausdrücklich bestätigen, dass die Termine und anderen Eckdaten akzeptiert sind, beachtet und eingehalten werden.
6. Ermitteln Sie die Bedenken, Hindernisse, Hemmnisse, Schwierigkeiten und Probleme der Betroffenen bei der Annahme, Akzeptanz, Verbindlichkeit, Einhaltung und Erfüllung.
7. Ermitteln Sie die bereits bestehenden, zu erwartenden und wahrscheinlich eintretenden Risiken und Gefährdungen durch die offen, nicht geklärten oder auch nicht klärbaren Punkte.
8. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie tun oder unterlassen werden, wenn die bestehenden Konflikte sich verschärfen oder unerwartete Konflikte auftreten.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie rechtzeitig die Partner auf die Termine und andere einzuhaltende Eckdaten (wieder) erinnern und sich verlässigen (können, dürfen, müssen), ob die Planungen beibehalten und eingehalten werden (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie tun, wenn Zusagen voraussichtliche nicht oder nicht mehr eingeplant werden (können, brauchen, dürfen, müssen) oder voraussichtlich nicht (mehr) wie geplant erfüllt werden (brauchen, können, dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Versuche der Verankerungen decken bestehende Konflikte, Unsicherheiten oder Unverbindlichkeit sofort auf: Sie werden bearbeitbar und häufig auch auf eine Art und Weise lösbar, die für alle Beteiligten mitgetragen werden kann.

Das Durchhaltevermögen und Durchsetzungsvermögen des Projektmanagements wird bei den Verankerungen in der Regel voll gefordert: Was hier und jetzt nicht durchgesetzt werden kann, wird später mit hoher Wahrscheinlichkeit auch nicht eingehalten und "geliefert". Das Risiko trägt das Projektmanagement, insbesondere der Projektleiter.

Teilnehmerkreis:

Die Verankerungen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Masterplan verankern" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 33_000_000
   Programmmanagement: 35_000_000
   Multiprojektmanagement: 16_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln