Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 218: Das Datenmanagement festlegen und sichern.

Es geht um den Sachverstand, der erforderlich ist, um mit den Daten überhaupt etwas Vernünftiges anfangen zu können.

Ziele:

1. Bestimmung und Auswahl von relevanten Daten.
2. Früherkennung und Ausmusterung von falschen, gefälschten, unzuverlässigen, überholten und unvollständigen Daten.
3. Sammlung und Bereitstellung von Daten.
4. Verfügbarkeit der Daten.
5. Aktualisierung der Daten.
6. Verwendung von gleichen Datensätzen durch die jeweils Betroffenen und Beteiligen.
7. Ordnung der Daten.
8. Geregelte und geordnete Verwendung der Daten.
9. Pflege und Aktualisierung der Daten.
10. Erhaltung (Bestand) der Daten.

Notwendige Daten sind z.B.:

1. Größen, Messgrößen,
2. Eckdaten,
3. Auslöser, z.B. bei Erreichen bestimmter Größen,
4. Stoppdaten, z.B. bei Erreichen bestimmter Größen,
5. Verhältnisse, z.B. Mischungsverhältnisse,
6. Datensätze, Codierungen,
7. Datenkonstruktionen,
8. Datenstrukturen,
9. Ordnerstrukturen, Verzeichnisstrukturen,
10. Fundorte, Speicherorte, z.B. für Updates, Sicherungskopien, Verkehrsdaten, Arbeitsdaten.

Vertrauliche Daten sind z.B.:

1. Daten, die das Projekt oder das Projektmanagement nicht verlassen dürfen,
2. Verhaltensmuster,
3. Strategien,
4. Vertrauen,
5. Verlässlichkeit,
6. Sympathien und Antipathien,
7. Ängste und Befürchtungen,
8. Können, "Gewusst wie",
9. Probleme, Fragestellungen, Schwierigkeiten,
10. Ideen, Gedanken, Überlegungen.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Daten Ihnen zur Verfügung gestellt werden (dürfen, müssen, können).
2. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Sie die benötigten Daten erhalten und verwenden (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie sie Daten bearbeiten, verarbeiten, ändern, mischen, löschen, oder ersetzen (dürfen, können, müssen).
4. Ermitteln Sie die formalen Strukturen für alle Daten, die im Projekt und im Projektmanagement verwendet werden (dürfen, können, müssen), wie Metadaten, Codierungsdaten, Nummerierungen, Ordnungsdaten)
5. Ermitteln, legen Sie fest und veranlassen Sie die Einrichtung und Bereitstellung der Lagerorte (Speicher, Speicherorte, Ordner, Archive, Tresore, Magazine) für die Daten
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie das Ordnungssystem für die Daten.
7. Ermitteln, legen Sie fest und stellen Sie bereit: Suchbegriffe, Suchhilfen, Suchmaschinen, Kennziffern, Schlüsselwörter.
8. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise des Umgangs mit Passwörtern und Zugangsdaten.
9. Ermitteln Sie die voraussichtlich unvermeidlichen Datenspuren, die jedes Datum und jeder Datenweg schafft und hinterlässt.
10. Ermitteln Sie die Anforderungen an Daten, wie Größen, Art und weise Erstellung, Formen, Formate, Nachweise der Herkunft, Verwendung, Änderungen und Speicherungen.
11. Legen Sie die Art und Weise von Sicherungen für die Daten fest, wie Updates, Backups, Verteiler, Doppelspeicher, Verteilungen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Annahme, dass nur digitalisierte Daten "Daten" seien, war schon immer falsch und wird es auch bleiben.

Die Annahme, sich auf digitalisierte Daten berufen zu können, führt in die Irre, wenn die digitalisierten Daten falsch sind oder solche fehlen.

Nicht digitalisierbare Daten sind und bleiben z.B.

1. Ästhetik, Schönheit,
2. Fühlen, Gefühle, Empfindungen, Wahrnehmungen,
3. Beobachtungen, Erkenntnisse, Erfahrungen,
4. Gefallen, Vorlieben, Vorurteile, Bevorzugungen,
5. Interessen, Orientierungen, Richtungen, Kalküle,
6. Bedenken, Vorbehalte, Scheu,
7. Unbekanntes, Fremdes, Abgelehntes,
8. Wissen, Know How,
9. Einschätzungen, Urteile, Beurteilungen,
10. Werte, Bewertungen.

Alle digitalisierten Daten sind oder werden auch Dritten zugänglich, die nicht zum Projekt oder zum Projektmanagement zählen. Eventuelle Verschlüsselungen erschweren nur die Leichtigkeit des Zugriffs.

Teilnehmerkreis:

Das Datenmanagement sollte unter der Federführung einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Datenmanagement" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln