Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 225: Meilensteine erreichen und abschließen.

Es geht um die sichere, gesicherte und verlässliche schrittweise Erreichung der Projektziele und Projektergebnisse zu den festgelegten Zeiten.

Es geht um die sichere Erfüllung der Anforderungen an das Projekt, das Projektmanagement und die Ergebnisse.

Es geht um den Nachweis, wie sich das Projektmanagement selbst verlässigt hat, dass und wie das beauftragte Projekt "auf jeden Fall geht".

Ziele:

1. Gliederung des Projekts in Veränderungsschritte, die nachweislich eingetreten sind.
2. Gliederung des Projektmanagements in Leistungsschwerpunkte, die zu bestimmten Terminen abgeschlossen und durch neue ersetzt werden (müssen, können, dürfen).
3. Verlässigung über die konsequente Ausrichtung des Projekts und des Projektmanagement an den finalen Orientierungen des Projekts und des Projektmanagements.
4. Erhöhung der Disziplin im Projekt und im Projektmanagement.
5. Verhinderungen von zeitlichen oder inhaltlichen Verschiebungen oder Vermischungen.
6. Sicherung der Grundlagen für alle Planungsschritte und Realisierungen, die erst möglich sind, wenn bestimmte Zwischenergebnisse und Rahmenbedingungen geschaffen sind, also die Erreichung von vorherigen Meilensteinen voraussetzen.
7. Früherkennung von Änderungen der notwendigen Schwerpunkte des Projektmanagements entlang des Projektfortschritts.
8. Festlegung von Zwischenabschlüssen im Projekt und im Projektmanagement.
9. Ermöglichung von Zwischenprüfungen und Feststellungen des voraussichtlichen Erfolges des Projekts und des Projektmanagements auf der Basis des bisherigen Geschehens.
10. Entlastung des Projekts und des Projektmanagements durch Abnahmen und Abschlüssen von Zwischenergebnissen.

Anleitungen:

1. Teilen Sie das Projekt in Abschnitte (Etappen) ein, die im Projektfortschritt zu bestimmten Terminen erreicht, erledigt und abgeschlossen werden (können, dürfen, müssen): Meilensteine des Projekts.
2. Teilen Sie das Projektmanagement in Abschnitte ein, die im Projektverlauf zu bestimmten Terminen erreicht, erfüllt, erledigt und abgeschlossen werden (können, dürfen, müssen): Meilensteine des Projektmanagements.
3. Legen Sie fest, wie Sie feststellen (können, dürfen, müssen), dass der jeweilige Meilenstein erreicht ist.
4. Legen Sie fest, wie Sie dokumentieren (können, dürfen, müssen) ob und wie der jeweilige Meilenstein erreicht wurde und wem Sie auf welche Art und Weise darüber berichten (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, welche unabhängigen Dritten die Erreichung des jeweiligen Meilensteines bestätigen, belegen und gegebenenfalls bezeugen (können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln und legen Sie das Verfahren fest, wie mit früher erreichten Meilensteinen umzugehen ist.
7. Ermitteln und legen Sie das Verfahren fest, wie gefährdete oder nicht mehr erreichbare oder bereits verspätete Meilensteine zu Änderungen des Projekts und des Projektmanagements führen (dürfen, können, müssen).
8. Ermitteln Sie, ob alle Planungen und Vereinbarungen dem jeweiligen Meilenstein entsprechen.
9. Ermitteln Sie die notwendigen Änderungen im Projekt und im Projektmanagement sowie insbesondere in den Planungen und Vereinbarungen, wie z.B. Verstärkung von Ressourcen, Teilungen von Beiträgen, Eingriffe.
10. Überprüfen Sie, ob nach den Planungen "eigentlich" die jeweiligen Meilensteine "von selbst" erreicht werden.

Für jeden Meilenstein sind in der Regel festzulegen:

1. Termin, an welchem er erreicht wird,
2. Ziele, die zu erreichen sind,
3. Inhalte, die abgeschlossen werden (müssen, können, dürfen),
4. Ergebnisse, die erreicht werden (müssen, dürfen),
5. Erfolge, die eingetreten sind,
6. Zustände, die zu schaffen sind oder erwartet werden,
7. Ausganglage für den jeweils weiteren Meilenstein.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Meilensteine ergeben sich häufig von selbst, z.B. am Ende von Projektphasen, Aufträgen, Teilprojekten oder Arbeitspaketen.

Die Meilensteine des Projektfortschritts müssen in der Regel ausdrücklich festgelegt werden. Sie bilden Nadelöhren, durch die das gesamte Projekt und das Projektmanagement hindurch muss.

Werden Meilensteine nur allgemein bestimmt, kann häufig nicht (mehr) festgestellt werden, ob und wann sie tatsächlich erreicht wurden. Meilensteine verstärken die gesetzten Termine, Fristen und Forderungen nach Beiträgen und Leistungen zum Projekt und zum Projektmanagement.

An Meilensteinen ändert sich das Projekt und das Projektmanagement in der Regel grundsätzlich.

Teilnehmerkreis:

Alle Verfahren sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Dokumentation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln