Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 267: Statusberichte auswerten.

Es geht um die Auswertung aller Statusberichte, also der offiziellen, inoffiziellen und der Gerüchteküchen.

Es geht um vereinfachte, unbürokratische, regelmäßige und standardisierte Verlässigung über die erreichten und voraussichtlich eintretenden Ergebnisse des jeweiligen Teiles des Projekts oder des Projektmanagements.

Es geht um Statusberichte für alle Beiträge für alle Gliederungen des Projekts und des Projektmanagements.

Ziele:

1. Selbstanzeigen, was ansonsten nur durch Kontrollen festzustellen ist.
2. Offenlage von Entsprechungen und Abweichungen von IST und SOLL.
3. Lenkung der Aufmerksamkeit des Projektmanagements.
4. Auslöser von Gesamtbewertungen.
5. Auslöser von Entscheidungen.
6. Ermittlung, Festlegung und Entscheidung von ergänzenden, verstärkenden oder schwächenden Maßnahmen und deren unverzüglichen Veranlassung und Durchführung.
7. Veranlassung von "offiziellen" Rückmeldungen an die Berichtenden über die Bewertungen des gemeldeten Status.
8. Verlassung und Durchführung von unverzüglichen Kontrollen bei Auffälligkeiten.
9. Früherkennung von schleichenden Störungen oder Abweichungen oder Fehlentwicklungen im Projekt und im Projektmanagement.
10. Früherkennung von notwendigen Entscheidungen und Maßnahmen zur Stärkung, Anpassung oder anderweitigen Gestaltung des Projektmanagements.

Statusberichte sollten immer enthalten:

1. Kurze Aussagen zum aktuellen Stand.
2. Kurze Aussagen zu den aktuellen Ergebnissen.
3. Einfache Bewertung durch die berichtende Person ("Ampel").
4. Kurze Aussage über Abweichungen vom SOLL.
5. Kurze Aussage über die Art und Weise des Ausgleich der Abweichungen.
6. Kurze Aussage über erwünschte oder erforderliche Hilfe.
7. Kurze Aussage über erwünsche, fällige, überfällige, notwendige und zweckdienliche (neue) Entscheidungen.
8. Kurze Aussage über eigene Entscheidungen, Festlegungen und Eingriffe.
9. Kurze Aussage zum erwünschten, erbetenen, geforderten und erforderlichen Verhalten des Berichtsempfängers oder anderer verantwortlichen oder entscheidenden Personen.
10. Kurze Aussagen über wichtige Erkenntnisse, Beobachtungen, insbesondere über mögliche (neue) Risiken, Probleme oder Schwierigkeiten.

Anleitungen:

1. Legen Sie den Rhythmus der Statusberichte fest. (stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich, quartalweise).
2. Legen Sie die Inhalte der Statusberichte einheitlich fest.
3. Legen Sie die Form der Statusberichte einheitlich fest.
4. Legen Sie fest, welche Statusberichte automatisiert werden (können, dürfen, müssen).
5. Legen Sie die Termine genau fest, bis zu welchen die jeweiligen Statusberichte erfolgt sein müssen.
6. Legen Sie fest, wie jegliche Verspätungen von Statusberichten sofort zu Kontrollen vor Ort oder zur Aufforderung zum Rapport führen, um "sich selbst  ein Bild zu machen".
7. Legen Sie fest, wie die Berichtsempfänger auf die Statusberichte zu reagieren haben.
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie ausdrücklich, dass "Keine Rückmeldung" der Berichtsempfänger für die Berichtenden "Weitermachen!" bedeutet.
9. Legen Sie fest, auf welche Art und Weise die vielen und stetigen Statusberichte beobachtet und ausgewertet werden auf Kernursachen von (wiederkehrenden) Störungen, Konfliktnestern und auffälligen sowie unzweckmäßigen Verhaltensmustern.
10. Legen Sie fest, wie aus den Statusberichten Trendaussagen über die Wahrscheinlichkeit generiert werden (dürfen, können, müssen), ob und wie das Projekt "wie geplant" die vereinbarten Ziele und Ergebnisse erreichen wird (können).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Statusberichte zeigen auf, ob das Projektmanagement (noch) wirksam ist oder ob und wie es akut, alsbald oder künftig mehr oder weniger gefordert ist (wird).

Verspätete oder ausbleibende oder "falsche" Statusberichte sind immer nicht nur ein Warnsignal, sondern eine Aufforderung an das Projektmanagement, sich unverzüglich um die Geschehnisse, Ereignisse, Prozesse, Zustände und tatsächlichen Ergebnisse vor Ort zu verlässigen.

Was irgendwann "offiziell" bekannt (gemacht) wird, ist in den "Latrinen-Gesprächen" längst diskutiert worden: "Die Spatzen pfeifen es von den Dächern".

Wenn etwas aus der Sichtweise der Berichtenden "in Ordnung" ist, lassen die Statusberichte unschwer erkennen, dass sie Eingriffe oder andere Maßnahmen der Berichtsempfänger nicht wünschen oder sich gar verbeten.

Wenn etwas in eine Schieflage geraten ist oder zu geraten droht, versuchen in der Regel die Berichtenden zunächst, die notwendigen Korrekturen aus eigener Kraft zu bewirken.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Statusberichte" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln