Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 272: Die jederzeitige Klarheit über die Zuständigkeiten für die Ergebnisse sichern und erhalten.

Es geht um die jederzeitige Klarheit darüber, wer kann, darf, will, muss - und wer nicht.

Es geht um die jederzeitige Klarheit, wem jede handelnde, entscheidende und verantwortliche Person organisatorisch zugeordnet ist (bleibt, wird).

Es geht um die jederzeitige Klarheit, wem das Projekt zugeordnet ist (bleibt, wird).

Es geht um die jederzeitige Klarheit, wem das Projektmanagement zugeordnet ist (bleibt, wird).

Die Zuordnungen können gegliedert sein in:

1. formale, organisatorisch Zuordnungen (Einbindungen ins Organisationsgefüge),
2. fachliche Zuordnungen zu Spezialisten, Fachgebieten, Entwicklungs- und Forschungsbereichen, Produktionsbereichen,
3. die zeitliche Zuordnungen für die Wahrnehmung der Führungs- und Leitungsaufgaben,
4. die inhaltliche Zuordnung nach den Beiträgen zu den laufenden Prozessen,
5. die methodische Zuordnung nach den vorherrschenden und zu beherrschenden, eingesetzten Methoden und Verfahren,
6. die kaufmännische Zuordnung nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten,
7. die prozedurale Zuordnung nach den Abhängigkeiten, Einbindungen und Wechselwirkungen zwischen den Prozessen des Projekts und des Projektmanagements und den laufenden Prozessen,
8. den praktischen Zuordnungen entsprechend den Möglichkeiten, die notwendigen Dinge auch tatsächlich tun zu können (zu dürfen, zu müssen).
9. die räumlichen Zuordnungen,
10. die finale Zuordnung nach den Bestimmungen der Endergebnisse zur weiteren Verwendung und Nutzung.

Die Zuständigkeiten sind für das gesamte Projekt, alle seine Teile und Gliederungen sowie für das Projektmanagement jederzeit klar zu halten.

Es geht um Zuständigkeiten für:

1. Entscheidungen,
2. Weisungen,
3. Maßnahmen,
4. Eingriffe,
5. Korrekturen,
6. Erlaubnisse,
7. Verbote,
8. Festlegungen,
9. Genehmigungen,
10. Auskünfte.

Ziele:

1. Sicherstellung der jederzeitigen Klarheit über die Ansprechpersonen.
2. Sicherstellung der jederzeitigen Erreichbarkeit von informierten, zuständigen Personen für alle Fragen und Anliegen der Beteiligten am Projekt und am Projektmanagement.
3. Sicherstellung des jederzeitigen Zugangs zum Projekt und zum Projektmanagement durch Beteiligte und Betroffene.
4. Festlegung und Offenlage der Personen, die über das Projekt und das Projektmanagement Auskunft geben (können, dürfen, müssen).
5. Festlegung und Offenlage der Personen, die Rechenschaft über das aktuelle Geschehen im Projekt und im Projektmanagement ablegen (können, dürfen, müssen).
6. Festlegung, Offenlage und Akzeptanz der Personen, mit welchen im Moment und weiterhin aktuelle, generelle und spezielle Klärungen von Anliegen erfolgen (können, dürfen, müssen).
7. Festlegung, Offenlage und Information über die Personen, mi welchen aktuelle, generelle und spezielle Abstimmungen möglich und erforderlich sind.
8. Festlegung, Offenlage, Verpflichtung und Berechtigung der Personen, mit welchen aktuell verbindliche Absprachen, Regelungen, Vorgehensweisen und Verhaltensweisen getroffen werden können.
9. Festlegung, Offenlage, Berechtigung und Verpflichtung von Personen für die aktuell möglichen, anstehenden und notwendigen Veranlassungen im Projekt und im Projektmanagement.
10. Sicherstellung, dass das Projekt oder das Projektmanagement zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort in der Verantwortung von solchen Personen bleibt, die zum Projekt und zum Projektmanagement beitragen (wollen, können, dürfen, müssen).

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, von welcher Person das Projekt und das Projektmanagement bisher am meisten abhängig war.
2. Ermitteln und bewerten Sie die Schwerpunkte der Prägungen des Projekts und des Projektmanagements durch die bisher beherrschenden Personen.
3. Ermitteln Sie, welche Schwerpunkte im Projekt und im Projektmanagement aktuell im Mittelpunkt stehen (müssen, können, sollen).
4. Ermitteln und legen Sie fest, wer die erforderlichen Beiträge zu den aktuellen Schwerpunkte am ehesten und kompetentesten benennen, erbringen und sicherstellen kann (darf, muss).
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie die geeigneten Personen die bisher bereits vorliegenden Ergebnisse aufnehmen, übernehmen und weiterführen (können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln und legen Sie fest, wie die notwendigen Personen ausgewählt werden (dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie fest, welche Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement aktuell zu erbringen sind.
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie die entsprechenden Personen mit den Beiträgen zum Projekt und zum Projektmanagement beauftragt werden (können, dürfen, müssen).
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wann, wo und wie sich die Beteiligten am Projekt und am Projektmanagement an den beauftragten Personen orientieren (können, müssen, dürfen).
10. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise fest, wie zwischen den aktuellen Anliegen der Beteiligten vermittelt und darüber entschieden werden kann (darf, muss).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Im Zweifelsfall ist immer die letzte Person zuständig, die mit der jeweiligen Sache zu tun hatte. Sie wird als erstes angelaufen, wenn es um die Frage geht, wie es weitergeht.

Wer nicht weiß, an wen er sich im Zweifelsfall wenden kann, macht entweder nichts oder etwas so, wie er es nach eigenem Gutdünken für (gerade noch) notwendig und ausreichend ansieht. Oder aber: Es werden Fakten geschaffen, die im weiteren Projektverlauf nicht vorgesehen waren und deshalb zu Störungen führen (werden, können).

Ist die Zuständigkeit unklar, sind auch die Grenzen unklar, bis zu welchen die beteiligten Personen gehen dürfen oder müssen und wie sie eingehalten werden (können). Grenzüberschreitungen, unerbetene Einmischungen, Eingriffe oder Übergriffe in andere Zuständigkeiten sind die Folge.

Ist eine aktuelle Zuständigkeit unerwünscht, ziehen sich die dafür verantwortlichen Personen meistens rasch aus dem Projekt und dem Projektmanagement zurück. Zumindest verweigern sie die Verantwortung für die Ergebnisse und die Art und Weise, wie das Projekt und das Projektmanagement fortgeführt wird (werden kann, darf, muss).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Zuständigkeiten" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln