Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 160: Planung und Sicherung der Querschnittsprozesse.

Es geht um die Einbettung des Projekts und des Projektmanagements in die laufenden Prozesse.

Es geht um die Erweiterungen und Spezialisierungen der laufenden Prozesse auf die Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagements.

Ziele:

1. Störungsarmer Ablauf des Projekts.
2. Kontrollierte und sichere Verbindung und Einbindung des Projekts und  des Projektmanagements in die laufenden Prozesse.
3. Kontrollierte und sichere Einbindung des Projekts und des Projektmanagements in die laufenden Prozesse.
4. Vorbereitung, Planung, Regelung und Steuerung der Art und Weise der Beteiligung, Wirkung, Einwirkungen und Auswirkungen der Prozesse auf das Projekt und das Projektmanagement.
5. Einflussnahme, Gestaltung und notfalls Erzwingung der projektspezifischen Anforderungen an die Prozesse.
6. Vorbereitung, Regelung und Steuerung der Zeitpunkte, Dauer, Orte und der Art und Weise der Beeinflussungen des Projekts und des Projektmanagements durch die Prozesse.
7. Sicherstellung der Mitverantwortung der Prozesseigner für das Projekt und das Projektmanagement.
8. Sicherstellung der Beteiligung des Projektmanagements an den Querschnittsprozessen.
9. Sicherstellung der Bevorzugung des Projekts an den geplanten Zeiten, in der festgelegten Dauer und in der für das Projekt benötigten Art und Weise.
10. Sicherstellung der Aufnahme und Weiterverwendung der jeweiligen Ergebnisse im weiteren Projekt und in den Prozessen.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die Prozesse, mit welchen das Projekt und das Projektmanagement beim Projektfortschritt in Berührung kommen (werden, sollen, dürfen, können, müssen); (Querschnittsprozesse).
2. Ermitteln Sie die Prozesse, welche an bestimmten Zeiten und bestimmten Orten "durch das Projekt hindurchlaufen" (werden, sollen, dürfen, können, müssen); (Längsprozesse, hierarchische Prozesse).
3. Ermitteln Sie die typischen Abläufe der Prozesse.
4. Ermitteln und legen Sie die Zeiten, Termine und Orte fest, an welchen sich die Prozesse und das Projekt sowie das Projektmanagement berühren, also aufeinander einwirken (können, sollen, dürfen, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, was an den Stellen, Zeiten und Orten geschieht; (Schnittstellenmanagement).
6. Ermitteln und legen Sie fest, wem die Federführung für die jeweiligen Ereignisse obliegt.
7. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise der Beeinflussungen, Einwirkungen und Einflussnahmen auf das Projekt und das Projektmanagement fest.
8. Ermitteln und legen Sie die Rechte und Pflichten der Prozesseigner und Prozessführer bezüglich des Projekts und des Projektmanagements fest.
9. Ermitteln und legen Sie die Rechte und Pflichten des Projekts und des Projektmanagements fest, die ermöglichen, erfordern, erzwingen, regeln, steuern und sichern, dass die Prozesse auch im Projekt und im Projektmanagement "laufen" (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, wie das Projekt und das Projektmanagement auf die jeweiligen Prozesse vorbereitet und wie die Ergebnisse jeweils nachbereitet und im Projektverlauf berücksichtigt werden (dürfen, können, müssen).
11. Nummerieren Sie die Prozesse. Legen Sie eindeutige Bezeichnungen fest und stellen Sie sicher, dass die gleichen Prozesse durchgängig entsprechend gekennzeichnet werden, sind und bleiben.

Mahnungen, Tipps:

Die Prozesse bestehen in der Regel aus gegenläufigen Prozessen, bei welchen einer der Prozesse den Vordergrund bildet. Die gegenläufigen Prozesse können jederzeit "kippen": Z.B. kann aus einer "Vorwärtsplanung" jederzeit eine "Rückwärtsplanung" werden, die vom Ende des Projekts ausgeht.

Werden Prozesse übersehen oder wissentlich oder unwissentlich umgangen, "schlägt das System" mit absoluter Sicherheit zu: Irgendein Umstand erzwingt die Prozesse. Häufig geschieht es zur Unzeit (aus der Sicht des Projekts). Die Gestaltungsmöglichkeiten des Projektmanagements sind dann meistens ausgeschlossen. Nicht selten wird das Projekt und das Projektmanagement dann zum Spielball von außenstehenden Prozesseignern und Prozessführern.

Die Sonderheiten der Prozesse des Projekts und des Projektmanagements stellen immer Störungen der Regelabläufe der Prozesse dar. Die Prozesseigner und Prozessführer verlangen deshalb häufig, dass sich das Projekt strikt so zu organisieren habe, dass "die Kreise nicht gestört" werden.

Spielt ein bestimmter Prozess für das Projekt oder das Projektmanagement eine große Rolle, versuchen die Prozesseigner und Prozessführer häufig, das Projekt zu eigenen Zwecken zu nutzen. Das Projekt und das Projektmanagement werden manchmal rasch und unbemerkt zu Versuchskaninchen für neue Methoden, Verfahren, Abläufe, Instrumente und Funktionen.

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln