Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 172: Risiken ermitteln, festlegen und vorbeugen.

Es geht um die Annahme und Akzeptanz der Risiken als Teil des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die Früherkennung und Vermeidung von Situationen, in welchen nur die Alternative bleibt: "Augen zu und durch."

Es geht um die konsequente Durchführung des Projekts durch das Projektmanagement trotz den bestehenden Risiken oder wegen den bestehenden Risiken.

Es geht um die Früherkennung und Abwehr von Leichtsinn und Kraftmeiereien im Umgang mit Risiken.

Ziele:

1. Früherkennung von Risiken.
2. Angemessene Bewertung der Risiken.
3. Sachkundige Abschätzung der Wahrscheinlichkeit des Risikofalles.
4. Einbezug der Risiken in das Projekt und das Projektmanagement.
5. Gestaltung der Risiken.
6. Abwehr oder Minimierung der Risikofolgen.
7. Vorbereitung auf die Risiken.
8. Festlegungen für das Verhalten im Risikofall.
9. Sicherung der Entscheidungsfähigkeit im Risikofall.
10. Sicherung der Handlungsfähigkeit im Risikofall.

Typische Risiken sind z.B.:

1. Ausfallrisiken,
2. Unfallrisiken,
3. Höhere Gewalt,
4. Fehlleistungen,
5. Störungen, Pannen,
6. Missverständnisse,
7. Boykott,
8. Beziehungsstörungen,
9. Änderungen und Veränderungen der Organisation,
10. Änderungen und Veränderungen der Interessen.

Die Risiken zeigen sich sehr unterschiedlich z.B. als:

1. persönliche Risiken (für die eingebundene Person),
2. Risiken, die von den Personen ausgehen,
3. Risiken für das Projekt,
4. Risiken für das Projektmanagement,
5. Risiken für die Mitarbeitenden, Mitwirkenden,
6. Risiken für die Beteiligten,
7. Risiken für die Betroffenen,
8. Risiken für Sachen, Materialien, Einrichtungen,
9. Risiken für die Organisation,
10. Risiken, die erst nach dem Projekt entstehen (dürfen, können, sollen, werden, müssen).

Risiken, die eher durch Dritte (das Umfeld) wahrgenommen werden, sind z.B.

1. Risiken, die vom Projekt ausgehen,
2. Risiken, die vom Projektmanagement ausgehen,
3. Risiken, denen das Projekt ausgesetzt ist,
4. Risiken, in welchen sich das Projekt bereits befindet,
5. Risiken, die auf das Projektmanagement einwirken,
6. Risiken, die vom Projekt, dem Projektmanagement oder den Betroffenen und Beteiligten übersehen, falsch eingeschätzt oder ausgeschlossen werden,
7. Risiken, die nur in den Phantasien, Ängsten und Annahmen der Personen, jedoch darüber hinaus nicht real bestehen (können),
8. Risiken, in welche bestimmte Personen "verliebt" sind und deshalb "gerne" bearbeiten,
9. Risiken, für welche es aktuell keine Anzeichen gibt,
10. Risiken, die für so normal angesehen werden, dass sie nicht mehr überprüft, wahrgenommen und gestaltet werden (können, dürfen, sollen, müssen).

Anleitung:

1. Notieren Sie unbedingt sofort in einem Speicher alle (neuen) Ideen, Hinweise, Mahnungen und Warnungen vor Risiken, gleichgültig, von wem sie kommen.
2. Informieren Sie sich über die Risiken, die erwartet werden. Notieren Sie sich die Beobachtungen.
3. Werten Sie die Hinweise, Ermahnungen und Tipps, Behauptungen, Begrenzungen, Bedingungen und Voraussetzungen sorgfältig danach aus, vor welchen Risiken sie schützen oder auf welche Risiken sie vorbereiten (sollen, können, müssen). Notieren Sie sich die Ahnungen, Vermutungen oder konkreten Benennungen.
4. Legen Sie (immer wieder) einen Termin fest, zu welchem Sie mit Muse sich über die Landschaft der Risiken ein Bild machen, die Risiken gliedern und gestalten (wollen, dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln Sie die Risiken, die Teil des Projekts sind, also eingegangen werden (wollen, können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln Sie die Risiken, die aus den Unwägbarkeiten des Lebens entstehen (werden, können, dürfen, müssen), (Imponderabilien).
7. Ermitteln Sie, an welchen Risiken sich die Personen und Organisationen nicht beteiligen (wollen, können, dürfen, müssen), obwohl sie für die Risikominimierung oder für die Begrenzung der Risikofolgen zuständig sind, wie z.B. Versicherungen.
8. Ermitteln Sie, gegen welche Risiken bereits Versicherungen, Regelungen, Vorschriften oder Notfallregelungen bestehen.
9. Ermitteln und klären Sie, ob und wie die bestehenden Hilfen für die Früherkennung, Abwehr, Umgehung oder Gestaltung des jeweiligen Risikos auch für das Projekt und das Projektmanagement zur Verfügung stehen (dürfen, können, sollen, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, ob Sie bereit und in der Lage sind, die bereits bestehenden, entstehenden, kalkulierbaren und unkalkulierbaren Risiken einzugehen, mitzutragen, mitzugestalten und gegebenenfalls die Risikofolgen zu verantworten und klein zu halten.

Mahnungen, Tipps:

Vermerken Sie bei den Risiken immer die vermeintlichen oder vermuteten oder unterstellten Ursachen.

Vermerken Sie bei den Risiken immer die vermeintlichen oder vermuteten oder angenommenen Personen, von welchen die Risiken ausgehen (werden, können, dürfen, müssen).

Vermerkten Sie bei den Risiken immer die vermuteten, wahrscheinlichen oder sicheren Auslöser für den Risikofall.

Die professionellen und institutionalisierten Bedenkenträger erweisen sich als unerschöpfliche Fundgrube für die Früherkennung von bereits bestehenden, eingegangen, wahrscheinlichen, unvermeidlichen, vermutlichen und möglichen Risiken. Es erstaunt immer wieder, wie präzise die Personengruppe die Risiken erkennt und mitunter sehr genau benennen kann, ohne manchmal selbst kaum eine Ahnung zu haben, worum es eigentlich geht. Die Personengruppe hat entweder überhaupt keine Phantasien, wie die Risiken minimiert oder vermieden werden könnten. Oder aber, die Bedenkenträger sind überzeugt, dann ausschließlich die von ihnen bevorzugte Lösung die Risiken vermeiden oder zumindest minimieren ließe.

Halten Sie den Kreis der Personen, mit welchen über Risiken sprechen (wollen, dürfen, können, müssen) so klein wie möglich. Bevorzugen Sie Personen mit konkreten Erfahrungen. Beraten Sie sich fallweise mit Spezialisten der jeweiligen Risikoart.

In den Versicherungsbedingungen sind in der Regel alle Risiken der jeweiligen Risikoart aufgeführt, welche bestehen oder entstehen können, für welche die Versicherungen jedoch eine Versicherungsleistung ausschließt.

Beobachten Sie sorgfältig das Tempo, mit welchem eine "gefährliche" Sache weitergereicht wird: Je größer oder wahrscheinlicher ein großes Risiko ist, umso schneller werden die Sachen weitergegeben. Die Zeitspanne für die Möglichkeit im Moment des Eintritts des Risikos "die Sache auf dem eigenen Tisch liegen zu haben", wird so kurz wie irgend möglich gehalten.

Mitgegangen bedeutet üblicherweise auch mitgehangen. In der Regel versuchen sich im Risikofall jedoch nahezu alle daran Beteiligten und davon Betroffenen, sich von den Risikofolgen freizuhalten oder andere dafür verantwortlich zu halten zu machten. Am Schluss wird immer ein "Sündenbock" gefunden, der oftmals als "Bauernopfer" alles verliert.

Trennen Sie die Zeiten, in welchen Sie sich mit Risiken beschäftigen unbedingt von den Zeiten, in welchen Sie planen, entscheiden und handeln. Risikobetrachtungen ufern oft zu ausgiebigen Analysen, Abwägungen, Bewertungen und Suchen nach Alternativen aus. Im Moment und zum Zeitpunkt des Entscheidens und Handelns ist für Grundsatzdiskussionen gleich welcher Art keine Zeit.

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln