Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 171: Konfiguration des Projekts festlegen, sichern, vereinbaren.

Es geht um die Passung aller Teile zueinander.

Es geht um die Verträglichkeit aller Teile miteinander.

Es geht um die Ergänzungen aller Teile zu einem Ganzen.

Es geht um die vollständige Auflösung des Ganzen in Teile.

Ziele:

1. Übersicht über die Abhängigkeiten von Personen, Organisationen, Ressourcen, Leistungsträgern, Experten und Verantwortlichen.
2. Übersichtliche Darstellung im Projektstrukturplan (PSP).
3. Übersicht über die Parallelprojekte.
4. Übersicht und Festlegungen der Vorgänger und Nachfolger.
5. Übersicht, Feststellungen und Festlegungen der Schnittstellen und Übergabestellen.
6. Ermittlung, Überprüfung, Festlegung und Übersicht über den logischen Aufbau und Ablauf des Projekts.
7. Ermittlung und Festlegung der erforderlichen Koordinationen der Teile.
8. Ermittlung und Klärung der offenen Punkte.
9. Ermittlung, Klärung und Festlegung der jeweiligen Hauptverantwortlichen.
10. Ermittlung, Klärung und Festlegung der voraussichtlichen Störungen, Engpässe, Hindernisse und Schwierigkeiten im Projekt.

Anleitung:

1. Stellen Sie das Projekt handschriftlich dar. Bleiben Sie dabei auf einer so groben Gliederung, dass die handschriftliche Skizze noch leicht lesbar ist und das Gesamtprojekt "mit einem Blick" erfassen lässt.
2. Verwenden Sie die handschriftliche Gliederung als "oberste Ebene" für die gesamte Projektplanung, Darstellung und Gliederung des Projekts.
3. Ermitteln und legen Sie fest, ob aufgrund der Komplexität des Projekts Hilfsmittel zur Darstellung und Planung eingesetzt werden (sollen, dürfen, müssen).
4. Ermitteln Sie, ob und wenn ja, welches Tabellenkalkulationsprogramm Sie für die Unterstützung des Projektmanagements einsetzen (dürfen, können, sollen, wollen, müssen).
5. Arbeiten Sie sich in das Tabellenkalkulationsprogramm "narrensicher" ein.
6. Übertragen Sie in das Programm die Gliederungen des Projekts. Beginnen Sie mit den festen Eckdaten.
7. Übertragen Sie alle weiteren Planungsergebnisse, Feststellungen, Festlegungen in die Planungsunterlagen.
8. Ermitteln Sie die Überlappungen und Lücken und gleichen Sie die Planungen, Abstimmungen, Festlegungen und Vereinbarungen an.
9. Ermitteln Sie die fehlenden Inhalte und legen Sie fest und stellen Sie die Durchführung sicher.
10. Ermitteln Sie die vorläufigen Festlegungen und machen Sie daraus verbindliche durch Abstimmungen, Entscheidungen, Vereinbarungen und Setzungen.

Mahnungen, Tipps:

Notieren Sie unbedingt sofort alle (neuen) Ideen.

Notieren Sie unbedingt sofort alle Hinweise auf noch offene Punkte, Unvereinbarkeiten, Vorläufigkeiten und fehlende Festlegungen, Klärungen und Vereinbarungen.

Notieren Sie sich unbedingt alle Punkte, die noch vorläufig, unverbindlich oder unbestimmt sind oder so erscheinen.

In der Regel wird offensichtlich, von wem Sie aktuell und im Projektfortschritt besonders abhängig sind und wer von Ihnen abhängig ist. Abhängigkeiten werden gerne zu Machtspielchen ausgenutzt. Bevorzugt ist: "Die Anderen zappeln lassen" (demütigen). Planen Sie hierzu ausreichend Pufferzeiten ein. Disziplinieren Sie sich selbst und verlassen Sie sich niemals darauf, dass Sie "ihre Macht" ausspielen können: Spätestens, wenn Sie auf das Wohlwollen, die Leistungen und die Beiträge der Anderen angewiesen sind, kippen die Machtverhältnisse zu Ihren Ungunsten.

Gehen Sie den Hinweisen auf Hindernisse, Schwierigkeiten, Störungen, Widerstand, Unterstützungsmöglichkeiten, Vereinfachungen und bessern Passungen unbedingt nach. Verändern Sie Festlegungen jedoch nur dann, wenn zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um voraussichtliche oder bereits eingetretene Störungen zu mindern, aufzuheben oder zu vermeiden.

Die Beteiligten sind sich mitunter "nicht grün": Stellen Sie sicher, dass Personen, die sich bisher aus dem Weg gehen, bei ihren Beiträgen zum Projekt und zum Projektmanagement nicht unbedingt zusammenarbeiten müssen oder aufeinander angewiesen sind. Gruppendynamische Verhaltensmuster "wie in einem Kindergarten" können rasch die gesamte Dynamik des Projekts bestimmen und das Projektmanagement handlungs- und entscheidungsunfähig machen. Meistens sind klare Setzungen für die Schnittstellen ausreichend, um ein "vernünftiges" Zusammenwirken zu ermöglichen und zu sichern.

Stellen Sie fest, ob Sie über genügend (persönliche) Autorität und Respekt bei den verantwortlichen Personen verfügen. Ermitteln Sie, wer Ihnen im Einzelfall oder generell seine Autorität und sein Ansehen "leihen" kann und welche Art und Weise dazu notwendig, ausreichend und wirksam ist.

Ermitteln Sie, wem Sie Ihre Autorität leihen (dürfen, können, sollten, müssen).

Begrenzen Sie Autoritätsleihen unbedingt.

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln