Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 170: Eigenanteile, Eigenfertigung, Eigenleistungen festlegen, sichern, vereinbaren.

Es geht um die Sicherung der Verantwortung des Projektmanagements für die Durchführung von allem, was (noch) nicht durch Andere erledigt werden kann (darf, soll, muss).

Ziele:

1. Das Projekt (immer wieder) bis zum Ende denken.
2. Ermittlung und Feststellung der Teile, die noch nicht konkretisiert oder geplant werden (können, dürfen, sollen, müssen).
3. Ermittlung und Festlegung der Teile des Projekts, deren Durchführung sich das Projektmanagement vorbehält.
4. Sicherstellung der rechtzeitigen Vorbereitungen.
5. Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellungen der Mittel, Einrichtungen und Instrumente.
6. Sicherstellung der Fähigkeit zur Erledigung.
7. Ermöglichung und Sicherstellung der ungestörten Erledigung.
8. Ermöglichung und Sicherung der ordnungsgemäßen Erledigung.
9. Ermöglichung und Sicherung der vollständigen Erledigung.
10. Ermöglichung und Sicherung des erwünschten Beitrages zum Projekt und zum Projektmanagement.

Anleitung:

1. Ermitteln und legen Sie fest, welche Vorarbeiten, Vorbereitungen und Nacharbeiten durch das Projektmanagement zu jedem delegierten Teil zu leisten sind.
2. Ermitteln und legen Sie die Aufgaben des Projektmanagements für die Verbindungen, Brücken und Ergänzungen der einzelnen Teile zu erfüllen sind.
3. Ermitteln und legen Sie die Maßnahmen und Arbeitspakete der Beiträge zum Projekt fest.
4. Ermitteln und legen Sie die Hilfsprojekte fest.
5. Ermitteln Sie, wer "die Sachen" tatsächlich erledigen (wird, darf, kann, soll, muss, will).
6. Ermitteln Sie die erforderlichen Weisungen oder Erlaubnisse (Genehmigungen) oder Anforderungen, die zur Erledigung erforderlich sind.
7. Ermitteln Sie, wie die notwendigen Vorbereitungen rechtzeitig erfolgen (dürfen, können, müssen).
8. Ermitteln Sie, welche organisatorischen Vorkehrungen erfolgen (dürfen, müssen, können), um die jeweilige Erledigung sicherzustellen.
9. Ermitteln Sie die notwendigen personellen Maßnahmen und die rechtzeitige Durchführung.
10. Ermitteln Sie die Art und Weise der rechtzeitigen Freigabe und Abnahme.

Mahnungen, Tipps:

Alles, was nicht durch Dritte erledigt wird, ist durch das Projektmanagement zu erledigen. Es kann sich weder freizeichnen, noch entschuldigen, noch verweigern.

Bei den Eigenanteilen vermischen sich die Aufgaben des Projektmanagements mit den Aufgaben und Verantwortungen für die konkret zu erbringen Leistungen und Beiträge zum Projekt. Es ist immer wieder erforderlich zu unterscheiden, welche Entscheidungen und Handlungen aus der Sicht des (gesamten) Projektmanagements zu erledigen sind und welche Entscheidungen und Handlungen die eigenen Beiträge und Leistungen betreffen. Interessenskonflikte sind häufig und aufzulösen.

In der Regel überfordern die offen gebliebenen Teile des Projekts und des Projektmanagements sowohl die Kapazitäten als auch die Kompetenzen und die Mittel, die für das Projektmanagement vorgesehen sind. Es obliegt dem Projektmanagement, die mit dem Projektfortschritt möglichen Delegationen von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen frühzeitig und rechtzeitig zu erkennen, zu strukturieren, zu veranlassen oder zu tun.

Häufig scheut das Projektmanagement den Aufwand für Delegationen und "macht das Bisschen gleich selbst". Je mehr sich ein solches Muster einspielt, umso weniger erkennt in der Regel das Projektmanagement die Grenzen, ab welchen es nicht mehr dazu in der Lage ist. Mit Verständnis oder Nachsicht kann es nicht rechnen, denn sie "haben ja alles selbst machen wollen".

Die Sicherstellung der Durchführung und der Erledigung der eigenen Anteile, der Eigenfertigungen und der Eigenleistungen hat immer Vorrang vor den Aufgaben des Projektmanagements.

Die Art und Weise, wie das Projektmanagement die eigenen Anteile, Eigenfertigungen und Eigenleistungen erbringt, wird von den anderen Betroffenen und Beteiligten rasch als Modell angesehen, wie sie die versprochenen oder vereinbarten Beiträge und Leistungen erbringen (dürfen, können, sollen, müssen).

Kernaufgaben des Projektmanagements sind in der Regel nicht delegierbar.

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln