Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 162: Planung und Sicherung des Multiprojektmanagements.

Es geht um die Sicherheit der Verfügbarkeit der geplanten, versprochenen, zugesagten und vereinbarten Ressourcen für das Projekt und das Projektmanagement.

Es geht um die Sicherung des Vorrangs des Projekts vor anderen Projekten und den laufenden Prozessen.

Ziele:

1. Sicherung der frühzeitigen und verbindlichen Einplanung der Ressourcenbedarfe für das Projekt und das Projektmanagement.
2. Information an die anderen betroffenen Projekte, Organisationseinheiten, Vorgesetzen und Betroffenen und Beteiligten über die Bevorzugung des Projekts vor den eigenen Bedarfen.
3. Erkennung und Nutzung von Leerzeiten oder Zeiten mit niedrigen Auslastungen für das Projekt.
4. Erkennung, Vermeidung oder Minderung von Überlastungen und Überforderungen.
5. Erkennung, Vermeidung und Regelung der Ressourcenzuweisungen bei Mehrfachanforderungen durch unterschiedliche Projekte, Vorgesetzte oder Organisationseinheiten.
6. Früherkennung von Abstimmungsbedarf und Koordination des Ressourceneinsatzes zwischen den Verantwortlichen für die Ressourcen und den Nachfragenden.
7. Früherkennung von Zusatzbedarf an Ressourcen.
8. Rechtzeitige Beschaffung von zusätzlichen Ressourcen für Spitzenzeiten, Saisons oder besondere Einsätze.
9. Sicherstellung der geplanten Projektabläufe und des laufenden Geschäfts.
10. Früherkennung und Bearbeitung von Konflikten, Rivalitäten und Manövern zur Umgehung oder Unterlaufung des Multiprojektmanagements.

Anleitung:

1. Verlässigen Sie sich, ob die Personen, mit welchen Sie die Bereitstellung der Ressourcen vereinbaren, auch bereit und in der Lage sind, zu gegebener Zeit die Ressourcen für das Projekt und das Projektmanagement in jedem Fall bereitzustellen.
2. Ermitteln Sie die Spitzenzeiten, in welchen ein zusätzlicher Bedarf des Projekts voraussichtlich nicht berücksichtigt werden kann (darf, soll, muss).
3. Ermitteln Sie die Zeiten mit niedriger Auslastung der Ressourcen.
4. Ermitteln Sie die Möglichkeiten, den Ressourcenbedarf des Projekts auf die Zeiten mit niedriger Auslastung zu planen.
5. Ermitteln Sie, welche anderen Projekte eventuell oder tatsächlich ähnliche Planungen und Überlegungen anstellen (wollen, sollen, dürfen, müssen).
6. Ermitteln und vereinbaren Sie, welche Person letztlich die Ressourcen mit Vorrang für Ihr Projekt einplant, reserviert und freigibt.
7. Ermitteln und klären Sie, auf welche Art und Weise das Multiprojektmanagement befugt ist (wird), die Bevorzugung Ihres Projekts beim Zugriff auf die Ressourcen durchzusetzen.
8. Ermitteln und klären Sie, wie Sie frühzeitig erkennen (können, dürfen, müssen), dass die vereinbarten, reservierten und zugesagten Ressourcen nicht (mehr) in der benötigten Art und Weise zur Verfügung stehen (können, dürfen, müssen).
9. Ermitteln und klären Sie, wie Sie Verschiebungen oder Änderungen des Ressourcenbedarfes in die übergeordneten Planungen, Reservierungen und Zuweisungen von Ressourcen einbringen (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln und klären Sie, was Sie zu tun oder zu unterlassen haben, wenn die vorgesehenen Ressourcen nicht (mehr) zur Verfügung stehen (können, dürfen, müssen).

Mahnungen, Tipps:

In der Regel wissen die Projektleiter nichts von den Bedarfen anderer Projekte und der Linie bezüglich der Ressourcen, die zu bestimmten Zeiten für eine bestimmte Dauer für das Projekt eingeplant und reserviert sind. Auch wenn die Vereinbarungen verbindlich sind und das Projektmanagement "eigentlich" darauf vertrauen können sollte, dass die Ressourcen bereitstehen, können im Tagesgeschäft durch allerlei Ursachen "plötzlich" andere Prioritäten verhindern, verzögern oder erschweren, über die Ressourcen verfügen zu können.

Das Wissen über die Bedarfe, ihre Dringlichkeiten und Wichtigkeiten liegt in der Regel nur bei jener Person, welche mit einem Multiprojektmanagement beauftragt ist.

Das Multiprojektmanagement sieht sich oft in der Rolle eines Knappheitsverwalters.

Das Multiprojektmanagement benötigt frühzeitig verlässliche Daten, Bedarfsanmeldungen, Reservierungen und andere Informationen zur Planung, Steuerung und Regelung der Zuweisungen der Ressourcen. Es kann seine Arbeit nur so gut machen, wie die Herkunftsbereiche der Ressourcen und die Verantwortlichen für den Einsatz in Projekten entsprechende Daten liefern (können, wollen, dürfen).

Im Alltag sind allerlei Manöver zugange, um entgegen allen Absprachen und Planungen im Zweifelsfall selbst auf die Ressourcen zugreifen zu können, bevor andere überhaupt bemerken (können), dass die Ressourcen bereits vergeben, nicht mehr vorhanden oder für andere Zwecke bevorzugt eingesetzt werden. Nicht selten zieht das Projekt und das Projektmanagement "den Kürzeren" und wird damit allein gelassen.

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln