Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 168: Veranlassungen festlegen und deren Befolgungen sichern.

Es geht um die Sicherung von Signalen für mögliche, fällige und überfällige Entscheidungen, Eingriffe, Regelungen und Steuerungen im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die rechtzeitige Generierung von Signalen für die Entscheidungen, Planungen und Festlegungen für den weiteren Projektfortschritt.

Ziele:

1. Früherkennung von voraussichtlichen Entwicklungen.
2. Früherkennung von voraussichtlichen Änderungen und Veränderungen.
3. Früherkennung von mögliche, voraussichtlichen oder bereits eingetretenen Störungen.
4. Früherkennung von möglichen, voraussichtlichen oder unvermeidbaren Fehlern.
5. Früherkennung von bereits eingetretenen, voraussichtlichen, möglichen und unvermeidlichen Fehlentwicklungen.
6. Früherkennung von bereits eingetretenen, voraussichtlichen, möglichen und unvermeidlichen Abweichungen von den Aufträgen, Zielen, Planungen, Festlegungen, Entscheidungen und voraussichtlichen Ergebnissen.
7. Festlegungen von Markierungen und Filtern für die Feststellung der jeweils tatsächlichen Entwicklungen und Ergebnissen.
8. Festlegungen von Markierungen und Anlässen für Überprüfungen, Kontrollen, Verlässigungen über das tatsächliche IST.
9. Festlegungen von Zeitpunkten, Orten, Anlässen und Gelegenheiten zur Beendigung von Vorläufigkeiten.
10. Ermöglichung und Erzwingung von klaren Rahmen und Bedingungen durch Entscheidungen über den jeweiligen Fortschritt.

Signale können wirken als:

1. Auslöser,
2. Warnsignal, Warnungen,
3. Aufforderungen,
4. Aufhebungen,
5. Information.

Veranlasst werden können z.B.:

1. Freigaben,
2. Sofortmaßnahmen,
3. Notmaßnahmen, Notprogramme,
4. Erlaubnisse,
5. Klärungen,
6. Verlässigungen,
7. Prüfungen, Überprüfungen,
8. Hilfen,
9. Anforderungen,
10. Aufforderungen, Einforderungen,
11. Verlangen, Forderungen,
12. Bestellungen,
13. Zuweisungen,
14. Kontrollen,
15. Bestätigungen,
16. Rücksprachen, Rückversicherungen,
17. Feststellungen,
18. Abstimmungen,
19. Klärungen,
20. Informierungen, Benachrichtigungen,
21. Anzeigen, Selbstanzeigen,
22. Meldungen,
23. Entscheidungen,
24. Eingriffe,
25. Unterlassungen,
26. Einhalt! Halt! Stopp!

Anleitung:

1. Ermitteln und legen Sie fest, worüber Sie in jedem Fall sofort informiert (eingeschaltet) werden (dürfen, sollen, wollen, können, müssen).
2. Ermitteln und legen Sie fest, worüber Sie nur informiert (eingeschaltet) werden (wollen, brauchen, dürfen, können, müssen), wenn bestimmte Werte überschritten werden (können, dürfen, müssen).
3. Ermitteln und legen Sie fest, worüber Sie nur informiert (eingeschaltet) werden (wollen, brauche, dürfen, können, müssen), wenn bestimmte Werte nicht erreicht werden (können, dürfen, müssen).
4. Ermitteln und legen Sie fest, über welche Ereignisse oder Vorkommnisse Sie sofort informiert werden (wollen, dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, über welche vermutlichen, befürchteten oder erhofften Änderungen und Veränderungen Sie auf jeden Fall unverzüglich zu informieren sind, auch und gerade deshalb, weil sie noch keine Daten generiert haben oder generieren können, die eine Signalwirkung haben (könnten, müssten, dürften).
6. Legen Sie die Signale fest, bei deren Auftauchen die jeweils verantwortlichen Personen aufgefordert und gegebenenfalls zu Entscheidungen gezwungen werden.
7. Legen Sie fest, was bei einem Auftauchen von Signalen zu tun, zu entscheiden, zu veranlassen, zu unterlassen oder zu beenden ist.
8. Legen Sie fest, wie fehlende Signale eingefordert werden können (dürfen, sollen, müssen),
9. Legen Sie fest, wie mit möglichen, offensichtlichen oder falsch verstandenen Signalen umgegangen werden darf (kann, soll, muss).
10. Legen Sie fest, wer von wem beim Auftreten (oder Ausbleiben) von Signalen zu informieren ist.

Mahnungen, Tipps:

Die Signale für Veranlassungen werden oftmals technischen Systemen oder den Controllern überlassen. Viele sehen sich dadurch eingeladen, berechtigt oder gar verpflichtet, mehr oder weniger auffallend oder penetrant sich in die Planungen, Entscheidungen und Handlungen des Projektmanagements einmischen zu dürfen (können, sollen, müssen). Mitunter werden sie zu "Oberlehrern" und "Besserwissern", einfach dadurch, dass mit Prognosen jonglieren (können, dürfen, sollen, müssen).

Legt das Projektmanagement die zu beachtenden Signale fest, können diese in die technischen Systeme eingepflegt und von den Betroffenen und Beteiligten sowie von den Controllern auch eher beachtet werden.

Signale, für welche die Bedeutungen nicht festgelegt werden (wurden) werden entweder nicht erkannt, übersehen, nicht beachtet oder nach situativem Gusto ausgelegt.

Fehlen Signale, werden oftmals beliebige gesetzt, für welche sich niemand (mehr) verantwortlich fühlt. Insbesondere sind willkürliche Signale in der Regel "nicht mehr aus der Welt zu schaffen": Irgendjemand richtet sich immer danach.

Legen Sie unbedingt fest, was Sie unter: "Es ist (läuft) alles im grünen Bereich" verstehen.

Beschränken Sie die zu überwachenden Signale unbedingt auf sehr wenige. Je mehr Signale erzeugt werden und beachtet werden sollen, umso widersprüchlicher erweisen sich die Signale: Die Kraft der einzelnen Signale wird oftmals aufgehoben oder verzögert.

Signale, die unvermeidlich durch Zahlenwerte entstehen, erfüllen eine Signalwirkung häufig erst dann, "wenn der Markt bereits verlaufen ist". Dazu zählen insbesondere die Kennzahlen für Kosten des Projekts und des Projektmanagements und deren voraussichtlichen Entwicklung.

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln