Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 169: Erledigungen festlegen und sichern.

Es geht um die Sicherstellung, dass die Erledigungen auch tatsächlich erfolgen (dürfen, können, müssen) und es nicht nur beim Wollen oder Wohlwollen bleibt.

Ziele:

1. Sicherstellung der rechtzeitigen Vorbereitungen.
2. Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellungen der Mittel, Einrichtungen und Instrumente.
3. Sicherstellung der Fähigkeit zur Erledigung.
4. Sicherstellung des Vorrangs der Erledigung vor anderen Anforderungen und Verpflichtungen.
5. Sicherstellung der Möglichkeit zur ordnungsgemäßen und vereinbarungsgemäßen Erledigung.
6. Sicherstellung der rechtzeitigen Weisung, Erlaubnis und Anordnung der Erledigung.
7. Ermöglichung und Sicherstellung der ungestörten Erledigung.
8. Ermöglichung und Sicherung der ordnungsgemäßen Erledigung.
9. Ermöglichung und Sicherung der vollständigen Erledigung.
10. Ermöglichung und Sicherung des erwünschten Beitrages zum Projekt, Projektmanagement.

Um die Erledigungen zu ermöglichen und sicherzustellen, können generell oder im Einzelfall erforderlich sein (werden):

1. Stellvertretungen,
2. Einweisungen,
3. Qualifizierungen,
4. Anleitungen,
5. Beschaffungen,
6. Einrichtungen (von Maschinen, Geräten),
7. Einrichtungen (von Gebäuden),
8. Einbauten, Umbauten, Neubauten,
9. Räumungen,
10. Instandsetzungen,
11. Reservierungen,
12. Buchungen, Umbuchungen,
13. Reservierungen,
14. Zugangsberechtigungen.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, wer "die Sache" tatsächlich erledigen (wird, darf, kann, soll, muss, will).
2. Ermitteln Sie die Weisungen oder Erlaubnisse oder Anforderungen, die zur Erledigung erteilt werden (müssen, dürfen, können, sollen).
3. Ermitteln Sie, wer die Erledigung jeweils zu sichern (anzuweisen, zu erlauben, anzuordnen) hat.
4. Ermitteln Sie die Art und Weise der Vorbereitungen, die zur jeweiligen Erledigung erforderlich, notwendig und ausreichend sind.
5. Ermitteln Sie, wie die notwendigen Vorbereitungen rechtzeitig erfolgen (dürfen, können, müssen).
6. Ermitteln Sie, welche organisatorischen Vorkehrungen erfolgen (dürfen, müssen, können), um die jeweilige Erledigung sicherzustellen.
7. Ermitteln Sie die notwendigen personellen Maßnahmen und die rechtzeitige Durchführung.
8. Ermitteln Sie die Art und Weise der rechtzeitigen Freigabe.
9. Ermitteln Sie die voraussichtlich notwendigen Rückbauten, Korrekturen und Maßnahmen zur Wiederherstellung des vorigen Zustandes.
10. Ermitteln und legen Sie fest, wer für die jeweilige Erledigung verantwortlich ist.

Mahnungen, Tipps:

Ein Bankvorstand fragte mich einmal: "Lieber Herr Keßler, jetzt habe ich Ihnen das doch schon drei Mal versprochen. Muss ich es (das Versprechen) jetzt immer noch halten?

Die Erledigungen, die für Projekte und das Projektmanagement einzuplanen, vorzubereiten und schließlich auch durchzuführen sind, erscheinen im Alltag oftmals wenig dringend: "Es hat ja noch Zeit, bis es soweit ist." "Das kriegen wir schon irgendwie gebacken!" "Das schieben wir zu gegebener Zeit zwischen rein!". "Wir haben uns das bereits vorgemerkt."

Worauf man sich tatsächlich eingelassen hat, zeigt sich meistens erst, wenn die Sache konkret wird (ist).

Die Dauer der Vorbereitungszeiten, Rüstzeiten und Nachbereitungszeiten werden in der Regel unterschätzt.

Wechselt die Person, die für die Erledigung vorgesehen oder beauftragt war ihren Status, bleibt es häufig unbemerkt, bis die Erledigung ansteht.

Ändern sich Anforderungen oder Rahmenbedingungen für die Erledigung, werden die Änderungen den Personen, die für die Erledigung zuständig und verantwortlich sind, oft erst spät oder gar nicht (mehr) mitgeteilt: Es muss nachgebessert oder die Sache nochmals gemacht werden.

Wird die Erledigung nicht eingefordert und gegebenenfalls immer wieder angemahnt, geht die Sache oftmals im Alltagsgeschäft unter oder wird schlichtweg vergessen.

Werden die zu erledigenden Dinge nicht ausreichend vorgemerkt und strukturiert, wird der Aufwand für die Erledigung leicht unterschätzt und führt zu Überforderungen und Überlastungen, wenn die Erledigung fällig ist (wird):

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln