Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 167: Aufgaben festlegen und die Erledigung sichern.

Es geht um die Klärungen und Festlegungen, was unter bestimmten Aufgaben zu verstehen ist und wie sie erledigt werden (dürfen, können, sollen, müssen).

Es geht um die Sachbearbeitungen und Erledigungen von Vorgängen.

Es geht um eine Vereinheitlichung von ähnlichen oder gleichen Aufgaben im Projekt und im Projektmanagement.

Ziele:

1. Ermittlung und Festlegung der wichtigen Aufgaben.
2. Ermittlung und Festlegung der Merkmale von dringlichen Aufgaben.
3. Ermittlung und Festlegung von Aufgaben, die immer "sofort" in eigener Verantwortung jener Person, bei welcher die Aufgabe "aufschlägt" zu erledigen sind (erledigt werden dürfen, können, sollen, müssen).
4. Früherkennung von Abhängigkeiten für die Erfüllbarkeit bestimmter Aufgaben.
5. Früherkennung von voraussichtlichen Überlastungen, Engpässen, Wartezeiten, Ruhezeiten und Leerzeiten.
6. Sicherstellung der rechtzeitigen Einweisung der Personen in die Art und Weise, wie die Erfüllung und Erledigung der Aufgaben zu erfolgen hat.
7. Sicherstellung der Einsatzfähigkeit, Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Mittel, mit welchen die Aufgaben zu erledigen sind.
8. Vertrauen in die ordnungsgemäße Erledigung und Erfüllung der Aufgaben.
9. Früherkennung von Abweichungen vom Normalfall, von den Planungen, Annahmen oder von unvorhergesehenen Entwicklungen und Ereignissen.
10. Früherkennung und Sicherung des Bedarfs an Regelungen, Steuerungen, Kontrollen, Überwachungen und Hilfen.

Aufgaben fallen insbesondere an für:

1. Vorarbeiten,
2. Vorbereitungen,
3. Aufbereitungen,
4. Zuarbeiten,
5. Mitarbeiten,
6. Sachbearbeitungen,
7. Kontrollen, Überwachungen,
8. Hilfen, Aushilfen,
9. Verwaltung, Administrationen,
10. Nacharbeiten.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die Aufgaben eines jeder verantwortlichen Person für Teile des Projekts.
2. Ermitteln Sie die Aufgaben einer jeden Person, welche im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden (dürfen, können, sollen, müssen).
3. Ermitteln Sie, legen Sie fest und benennen Sie die Aufgaben des Projektmanagements.
4. Ermitteln und legen Sie fest, wer die jeweiligen Personen in ihre Aufgaben einweist.
5. Ermitteln und legen Sie fest, wer die Ausführung der jeweiligen Aufgabe ermöglicht, veranlasst, überwacht und kontrolliert.
6. Ermitteln und legen Sie fest, wie die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben veranlasst, gesichert und dokumentiert wird.
7. Ermitteln und legen Sie fest, wer die ordnungsgemäße Erledigung der jeweiligen Aufgabe verantwortet.
8. Ermitteln Sie, zu welchen Zeiten und an welchen Orten sich bestimmte Aufgaben häufen (werden, sollen, müssen, können).
9. Ermitteln Sie, wie Sie Aufgaben bündeln und standardisieren (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln Sie, welche Aufgaben auf jeden Fall immer beim Projektmanagement verbleiben (werden, dürfen, müssen).

Mahnungen, Tipps:

Aufgaben sind in der Regel die feinste Gliederungsstufe von Projekten und im Projektmanagement. Sie können in einzelne Handlungen ("Befehlsausführungen" und Tätigkeiten) aufgelöst werden und damit erfüllt oder erledigt werden.

Unerledigte Aufgaben "stapeln" sich entweder auf dem Schreibtisch oder als unbearbeitete Emails, unerledigte Rückrufe oder "vergessene" oder verschobene Planungen, Entscheidungen, Weisungen oder Anleitungen. Eine Entschuldigung mit "Überforderung" oder "zu wenig Personal" wird vordergründig zwar meistens, wenn auch widerwillig, akzeptiert, führt aber im Wiederholungsfalle zu mehr oder weniger berechtigten Zweifeln, ob das Projektmanagement "den Laden noch im Griff hat" oder "der Sache (noch) gewachsen ist". Gute Ratschläge gibt es dann zuhauf, tatsächliche Hilfen und Unterstützungen eher nicht (mehr).

Die Verantwortlichen für die jeweiligen Aufgabe fühlen sich in der Regel nur für die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung verantwortlich. Ob die Aufgabe an sich oder die Art und Weise, wie sie ausgeführt wird (werden darf, kann, muss), auch sinnvoll, notwendig, zielführend oder ausreichend ist, wird bei den anderen Beteiligten gesehen.

Nummerieren Sie die Aufgaben fortlaufend so, dass die Zugehörigkeit zum (Gesamt-, Teil-,) Projekt, Objekt, Arbeitspaket oder Prozess allein durch die Nummer der Aufgabe offensichtlich ist (wird, bleibt).

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln