Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 165: Maßnahmen festlegen, Durchführung und Erledigung sichern.

Es geht um die konkreten Vorbereitungen und die Durchführung von Handlungen im Projekt, im Projektmanagement, in Objekten, Prozessen, Teilprojekten und Arbeitspaketen.

Es geht um die Festlegungen, was tatsächlich geschieht und wie es geschieht.

Es geht um den Ausschluss von Alternativen.

Es geht um Konsequenz und Kontinuität.

Ziele:

1. Auflösung des Projekts und all seiner Teile in konkrete, machbare und überschaubare Maßnahmen.
2. Entlastung der handelnden Personen von Grundsatzdiskussionen.
3. Konzentration der Orientierungen auf die erwünschte, beauftragt und zweckdienliche Ausführungen.
4. Begrenzung der Verantwortungen der für die Maßnahmen verantwortlichen und ausführenden Personen.
5. Sicherung der konsequenten Umsetzung (Erledigung, Durchführung) des gesamten Projekts.
6. Beachtung der Abhängigkeiten des Projektfortschritts von den jeweils vorbereitenden Ergebnissen und Zwischenschritten.
7. Früherkennung und Berücksichtigung von veränderten oder neuen Rahmenbedingungen.
8. Früherkennung und Bearbeitung von Störungen, Engpässen, Hindernissen und Schwierigkeiten.
9. Nutzung des Expertenwissen im jeweiligen Sachgebiet und Fachgebiet.
10. Verlässlichkeit und Sicherung der Ausführungen "nach dem Stand der Technik" oder zumindest "nach bestem Wissen und Gewissen".

Anleitung:

1. Legen Sie fest, wer für die Durchführung der jeweiligen Maßnahme verantwortlich ist.
2. Legen Sie die Rahmenbedingungen für die jeweilige Maßnahme fest, mindestens den Beginn und das Ende, die Orte, Zeitpunkte, Fristen und Dauer.
3. Legen Sie die Freiheiten und Grenzen der Entscheidungsspielräume für die Personen fest, welche die jeweilige Maßnahme planen, verantworten und durchführen (lassen).
4. Legen Sie fest, wer die Ressourcen für die jeweilige Maßnahme bereitstellt.
5. Legen Sie fest, wer feststellt (feststellen darf, kann, soll, muss), ob und mit welchen Ergebnissen die Maßnahmen durchgeführt wurden.
6. Ermitteln und legen Sie fest, mit wem und worüber sich die verantwortlichen und durchführenden Personen der jeweiligen Maßnahmen abzustimmen und gegebenenfalls "kurzzuschließen" haben.
7. Ermitteln und legen Sie fest, was für die Maßnahmen verwendet werden kann (darf, soll, muss).
8. Ermitteln und legen Sie fest, wer die sach- und fachkundige sowie zielführende Durchführung der Maßnahmen garantiert.
9. Legen Sie Alternativen für die jeweiligen Maßnahmen fest, ("Plan B").
10. Ermitteln und legen Sie fest, wie die einzelnen Maßnahmen koordiniert und gesteuert werden (können, dürfen, müssen).

Mahnungen, Tipps:

Umfangreiche Maßnahmen können als Arbeitspakete erscheinen oder empfunden werden.

Wer mit einer Maßnahme betraut ist, sollte sich nur noch um die Art und Weise zu kümmern brauchen, wie die Maßnahme bestmöglich im erwarteten Rahmen und mit den erwarteten Ergebnissen durchgeführt werden kann (darf, soll, muss).

Die Verantwortlichen für die Durchführung von Maßnahmen sind und fühlen sich in der Regel nur für die Durchführung und Erledigung der Maßnahmen zuständig und verantwortlich. Ob die Maßnahme selbst zielführen, notwendig und angemessen war oder ist, sehen sie nicht als Teil ihrer Verantwortung an.

Stehen die Ressourcen zur Durchführung der Maßnahmen nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung, wird häufig "automatisch" zu Hilfslösungen, Zwischenlösungen oder Scheinlösungen gegriffen. Manchmal wird auch angenommen, dass die fehlenden Ressourcen berechtigen, die Maßnahme zu verschieben oder nach bestem Wissen und Gewissen so zu durchzuführen, wie die verfügbaren Ressourcen es zulassen.

Es kann auch vorkommen, dass fehlende oder unvollständige Ressourcen so ausgelegt werden, dass die Maßnahme hinfällig geworden ist und nicht mehr durchgeführt (erledigt) zu werden braucht.

Die Personen, welche die Maßnahmen durchführen, verfügen häufig über ein hohes Expertenwissen. Sie setzen mitunter alles daran, dass es zur Geltung kommt und die neuen Möglichkeiten, es (das Expertenwissen) und die Erfahrungen (erneut) zu beweisen.

Was nicht durch die vorgesehenen Maßnahmen erledigt werden kann (darf, soll, muss), erscheint in der Praxis als situatives Problem, das "vor Ort" zu lösen ist und auch gelöst wird. Meistens geschieht dies nach Gusto oder so, wie "der Herr des Faktischen" (der Situation) es will, anweist oder einfach tut (oder unterlässt).

Die Lücken zwischen den Maßnahmen sind und bleiben in der Verantwortung der übergeordneten Gesamtprojektleitung, Teilprojektleitung, des übergeordneten Arbeitspaketes, Objektes oder Prozesses.

Nummerieren Sie die Maßnahmen fortlaufend so, dass die Zugehörigkeit zum (Gesamt-, Teil-,) Projekt, Objekt, Arbeitspaket oder Prozess allein durch die Nummer der Maßnahme offensichtlich ist (wird, bleibt).

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln