Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 164: Arbeitspakete festlegen, Durchführung und Erledigung sichern.

Es geht um die Delegation von sach- und fachgerechten Erfüllungen von klar bestimmten Beiträgen zum Projekt und zum Projektmanagement.

Es geht um die Verlässlichkeit, dass bestimmte Produkte, Ergebnisse oder Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement entstehen, erstellt oder durchgeführt werden und in der vorgesehenen Art und Weise zum Gesamtprojekt beitragen.

Ziele:

1. Sicherung der Überschaubarkeit des Projektgeschehens.
2. Ermöglichung und Sicherung der konsequenten Verfolgung sowie Durchführung von festgelegen Teilen des Projekts durch erfahrende Personen oder Organisationen.
3. Aufteilung und Delegation der Durchführung, Erfüllung und Erledigung von Teilen des Projekts, von Objekten, Prozessen oder des Projektmanagements.
4. Delegation und Teilung der Projektverantwortung.
5. Erhöhung der Wirksamkeit des gesamten Projektmanagements.
6. Entbürokratisierung des Gesamtprojektmanagements.
7. Konzentration des Gesamtprojektmanagements auf die Gesamtprojektleitung.
8. Wirksamere Planung, Steuerung, Regelung, Kontrolle und Überwachung von Teilen des Projekts.
9. Erhöhung, Erhaltung und Sicherung der Sachkunde und Fachkunde in den Teilen des Projekts.
10. Klärung des erforderlichen und ausreichenden Schnittstellenmanagements zwischen den Teilen des Projekts.

Anleitung:

1. Bestimmen Sie die Zugehörigkeit des Arbeitspaketes (zum Projekt, Teilprojekt, Objekt, Prozess).
2. Bestimmen Sie den Leistungsumfang, der zu einem Arbeitspaket zusammengefasst werden kann (darf, soll, muss).
3. Bestimmen Sie den Beginn und das Ende des Arbeitspaketes.
4. Bestimmen Sie die Beiträge und Ergebnisse, die durch das Arbeitspaket zu leisten sind.
5. Ermitteln Sie die Anforderungen an das Arbeitspaket.
6. Legen Sie die Verortung des Arbeitspaketes fest.
7. Bestimmen Sie den verantwortlichen Auftraggeber des Arbeitspaketes.
8. Ermitteln und bestimmen Sie die die Person oder Organisation, welche über die Voraussetzungen verfügt, das Arbeitspaket in eigener Verantwortung durchführen zu können (dürfen, müssen).
9. Legen Sie die Weisungsbefugnisse, Eingriffsrechte, Kontrollrechte, Entscheidungsvorbehalte und Mitwirkungsrechte und Mitwirkungspflichten (der Auftraggeber des Arbeitspaketes) fest.
10. Legen Sie die Ressourcen für das Arbeitspaket fest.

Mahnungen, Tipps:

Arbeitspakete können als Bausteine zum Projekt oder zum Projektmanagement verstanden werden: Sie müssen rechtzeitig erfüllt und eingefügt werden (können, dürfen, müssen).

Größere Arbeitspakete können für die Leiter der Arbeitspakete wie ein eigenständiges Projekt angesehen werden. Als "Umfeld des Projekts" wird angesehen, wo das Arbeitspaket eingefügt ist und wozu es beiträgt.

Die Arbeitspaketverantwortlichen verfügen häufig über ein hohes Expertenwissen. Sie setzen mitunter alles daran, dass es zur Geltung kommt und die neuen Möglichkeiten, es (das Expertenwissen) und die Erfahrungen (erneut) zu beweisen.

Beachten Sie bei den Planungen, dass die Meilensteine des Gesamtprojekts, der Teilprojekte und die Übergänge der Projektphasen in der Regel erfordern, die noch unabgeschlossenen Arbeitspakete neu auszurichten oder gar zu beenden. Es empfiehlt sich deshalb nahezu immer, die Arbeitspakete so zu gestalten, dass zu den Meilensteinen und Phasenenden der übergeordneten Projekte oder Projektteile abgeschlossen sind oder werden können.

Die Lücken zwischen den Arbeitspaketen sind und bleiben in der Verantwortung der Gesamtprojektleitung oder der Teilprojektleitung, zu welcher das Arbeitspaket zählt.

Nummerieren Sie die Arbeitspakete fortlaufend so, dass die Zugehörigkeit zum (Gesamt-, Teil-,) Projekt, Objekt oder Prozess allein durch die Nummer des Arbeitspaketes offensichtlich ist (wird, bleibt).

Verwenden Sie für die Beauftragung von umfangreicheren Arbeitspaketen die Vorlagen für den Projektantrag / Projektauftrag.

Verwenden Sie für die Beauftragung des Leiters von größeren Arbeitspaketen den HCPM-Pass. 

Teilnehmerkreis:

An der Festlegung des Oberziels sollten mitwirken,

1. Personen, die bei den vorgenannten Schritten sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die bereit und - bei entsprechendem Auftrag - auch in der Lage sind, den Auftrag zum Projektmanagement zu erfüllen,
3. Experten und Personen mit (Projekt-)Erfahrungen auf den wesentlichen Handlungsfeldern des voraussichtlichen Projekts.

Thema Objekte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln