Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 175: Routinen für die Iterationen festlegen, sicherstellen und aktualisieren.

Es geht um Vereinfachungen, Zwangsabläufe und um die Delegation von Verantwortungen für begrenzte Arbeiten, Prozesse und Beiträge.

Ziele:

1. Sicherstellung der ordnungsgemäßen und vollständigen Erledigung.
2. Ermöglichung und Sicherung der Dokumentation von Delegation, Weisungen, Anweisungen und des Umgangs damit.
3. Früherkennung von Ungeregeltem, Neuem, von Sonderfällen und Ausnahmefällen, in welchen neue Regelungen erforderlich sind.
4. Entlastung der Personen, die sich in neue Arbeiten einarbeiten.
5. Einführung, Ermöglichung und Durchsetzung von gleichen Arbeitsweisen, Vorgehensweisen und Abläufen.
6. Vereinfachte Kontrollen, Überwachungen und Nachweisungen.
7. Früherkennung von Entscheidungs- und Handlungsbedarf.
8. Früherkennung von bereits eingetretenen oder voraussichtlichen Störungen.
9. Aufbereitung und Nutzung von Erfahrungen.
10. Aufbereitung und Durchsetzung der Beachtung von Vorschriften, Regelungen, Spielregen, Grenzen und Sicherungsmaßnahmen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, für welche Arbeiten bereits Routinen bestehen.
2. Verwenden Sie die bestehenden Routinen und passen Sie diese erforderlichenfalls auf das Projekt und das Projektmanagement an.
3. Stellen Sie sicher, dass gegebenenfalls die üblichen Routinen durch die projektspezifischen ersetzt werden (können, dürfen, sollen, müssen).
4. Beobachten Sie und nehmen Sie wahr, ob eine Arbeit, die Sie zum ersten Mal ausführen, voraussichtlich wiederholt anfällt.
5. Ermitteln Sie, welche Arbeiten im Projekt und im Projektmanagement immer wieder anfallen (werden).
6. Ermitteln Sie und legen Sie fest, wie die wiederkehrenden Arbeiten zu erledigen sind.
7. Erstellen Sie die Unterlagen für die Beteiligten, gegebenenfalls mit den speziellen Anleitungen für die individuellen Beiträge.
8. Testen Sie die Routinen, bevor Sie allgemein freigegeben oder vorgeschrieben werden (können, dürfen, müssen).
9. Beobachten Sie, welche Sonderheiten die Routinen nicht erfassen und welche Abweichungen die "Sonderfälle" erledigt werden.
10. Überprüfen Sie den Umgang mit den Routinen.
11. Passen Sie die Routinen gegebenenfalls an die neuen Erkenntnisse und Gegebenheiten an.
12. Greifen Sie ein und durch, wenn vorgeschriebene Routinen nicht eingehalten werden (wollen, sollen, können, dürfen oder müssen).

Typische Hilfsmittel für Routinen sind:

1. Checklisten,
2. Formblätter, Vorlagen, Formulare,
3. Laufzettel,
4. Anleitungen, Gebrauchsanleitungen, Bedienungsanleitungen, Bauanleitungen, Betriebsanleitungen,
5. Beschreibungen, Produktbeschreibungen, Ablaufbeschreibungen, Arbeitsanweisungen,
6. Skizzen, Schaubilder, Organigramme,
7. Berichte,
8. Gliederungen,
9. Hilfsprogramme,
10. Automatismen, technisch unterstützte Entscheidungen, Dokumentationen und Freigaben.

Mahnungen, Tipps:

Organisierte Routinen werden während ihres Ablaufes in der Regel weder hinterfragt noch auf ihren Sinn oder ihre Zweckmäßigkeit überprüft. Eventuelle Fehler oder Fehlendes wird nicht erkannt, Überflüssiges im Zweifelsfall dennoch durchgeführt, damit es "abgehakt" werden kann.

Wer sich auf vorgeschriebene Routinen berufen kann, kann sich meistens auch von der Verantwortung freizeichnen, wenn die Routinen fehlerhaft sind oder zu Störungen führen.

Wer sich nicht an die Routinen halten will, behauptet rasch, es läge "ein Sonderfall" vor. Beliebt sind in Projekten "Zeitdruck" oder schlichtweg "Unwissenheit" durch Versäumnisse in den Vorbereitungen, Anleitungen und Einweisungen.

Viele Routinen werden neu entwickelt - nur um dann festzustellen, dass sie bereits längst bestehen und organisiert sind. Die bestehenden Routinen sind dann (wieder einmal) erarbeitet und "das Rad neu erfunden worden".

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln