Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 183: Endgültige Leistungsbeschreibungen erstellen und vereinbaren.

Durch die endgültigen Leistungsbeschreibungen wird festgelegt, welche Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement tatsächlich zu erbringen sind, weil sie notwendig und ausreichend sind. Es geht also um die Vorstellung, dass mit den beschriebenen Leistungen das Projekt mit dem vorgesehenen Projektmanagement bewirkt werden können.

Ziele:

1. Sicherstellen, dass alle Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements in Leistungen dargestellt werden, die dazu führen, dass die Anforderungen sämtlich erfüllt werden.
2. Festlegungen und Vereinbarungen, was als Leistung im und für das Projekt und das Projektmanagement anerkannt wird.
3. Feststellung und Übersicht über die Komplexität des Projekts.
   Früherkennung der grundsätzlichen Herausforderungen an das Projektmanagement.
4. Sicherstellung der Früherkennung von unerwünschten, unpassenden, falschen oder nicht zum Ziel führenden Leistungen.
   Festlegung der Schlüsselleistungen, von denen das Projekt und das Projektmanagement abhängt.
5. Festlegungen der notwendigen und ausreichenden Qualitäten der Leistungen.
6. Festlegungen der Art und Weise, wie die Leistungen verbunden werden können, dürfen oder müssen.
7. Erkennung, Festlegungen und Strukturierungen der Abhängigkeiten der Leistungen, z.B. Vorgänger, Nachfolger.
8. Klassifizierung der Leistungen, z.B. in Kernleistungen, Zusatzleistungen.
9. Bündelung der Leistungen zu Leistungspaketen.
10. Ermittlung und Festlegung von Standardleistungen und individuellen Leistungen.
11. Ermittlung und Festlegung der Parameter der Leistungen, z.B. Erfüllungsorte.
12. Ermittlung und Festlegung der Anforderungen an die Leistenden.
13. Ermittlung der Grundlagen für die Vereinbarungen mit den Leistenden.
14. Ermittlung und Feststellung der Abhängigkeiten des Projekts von Dritten.

Typische, zu beschreibende Leistungen:

1. Arbeitsleistungen,
2. Maschinenleistungen,
3. Dienstleistungen,
4. Beratungsleistungen,
5. Sicherheitsleistungen,
6. Transportleistungen,
7. Distributionsleistungen,
8. Entwicklungsleistung,
9. Design,
10. Konstruktionsleistungen,
11. Produktionen,
12. Prüfungsleistungen, z.B. Materialprüfungen, Assessment,
13. Managementleistungen.

Anleitungen für die endgültigen Leistungsbeschreibungen:

1. Ermitteln Sie für jede Anforderung an das Projekt und das Projektmanagement die notwendigen und ausreichenden Leistungen.
2. Gliedern Sie die Leistungen nach den Gliederungen des Projektes, z.B. nach Leistungsorten, Zeitpunkten, Zeiträumen.
3. Ermitteln und legen Sie die Rahmenbedingungen für die jeweiligen Leistungen fest, d.h. unter welchen Umständen, Gegebenheiten und in welchen Situationen die Leistungen zu erbringen sind.
4. Ermitteln Sie die Vorleistungen, die erbracht jeweils erbracht sein müssen.
5. Ermitteln Sie, welche Ressourcen die Leistungen erfordern, z.B. Material, Maschinen, Werkzeuge, Energie, Kapazitäten.
6. Ermitteln und legen Sie die erwünschten Ergebnisse der Leistungen fest.
7. Ermitteln und legen Sie fest, wer (voraussichtlich) der jeweilige Leistungsträger ist bzw. sein muss.
8. Ermitteln und legen Sie fest, was dem jeweiligen Leistungsträger zur Verfügung gestellt werden muss, damit er die Leistungen auch erbringen kann.
9. Ermitteln und legen Sie die Anforderungen, Qualitätskriterien und Mengen der Leistungen fest.
10. Beschreiben Sie die Leistungen so, dass sie Jedermann, zumindest jedoch der Fachkundige ohne weitere Erklärungen verstehen kann.

Typische Hilfen, um die Leistungen besser zu quantifizieren und beschreiben zu können sind z.B.:

1. Expertenbefragungen, Beratungen mit Experten,
2. Verwendung von Vorlagen und Unterlagen von ähnlichen Projekten, Normen, Standards,
3. Auswertungen von Erfahrungsberichten, Vergleichsdaten, Musterdaten,
4. Ausschreibungen,
5. Wettbewerbe, Auslobungen von Preisen,
6. Gutachten,
7. Versuche, Experimente,
8. Tests,
9. Prototypen, Studien, Feldstudien,
10. Modelle.

Mahnungen, Tipps:

Bestehen die Leistungen aus Produkten, Sachen, Materialien, sollten für die Leistungsbeschreibungen (Produktbeschreibungen) die üblichen Bezeichnungen, Standards und Codierungen verwendet werden, um Verwechslungen oder unzulässige Ersetzungen oder Gleichsetzungen zu vermeiden.

Wenn unklar ist, bleibt oder wird, welche Leistungen tatsächlich erforderlich und zielführend sind, kommt es rasch zu Überforderungen und operativer Hektik: Jeder macht, was er für richtig hält, aber nichts passt zusammen.

Die Annahme, "man weiß doch, was zu tun ist und wie das geht", erweist sich häufig als Falle, weil angenommen wird, dass Leistungen, die sich anderswo bewährt haben, auch für das aktuelle Projekt richtig und angemessen seien.

Der Aufwand für die Leistungsbeschreibungen wird in der Regel unterschätzt.

Teilnehmerkreis:

Das jeweiligen Leistungsbeschreibungen werden erstellt durch die Personen, welche über die ausreichende Fach- und Sachkenntnis sowie die Feldkompetenz verfügen, die am ehesten dem Projekt und dem Projektmanagement ähnlich sind. Verfügen die verantwortlichen Personen für das Projekt und das Projektmanagement nicht selbst über diese Kompetenzen, sind Experten zur Beratung hinzuzuziehen.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind:

1. Ermitteln Sie die zulässigen Toleranzen für jede Leistung und jedes Produkt und jede Leistung.
2. Legen Sie die Schwellwerte und Grenzwerte für jede Leistung und jedes Produkt fest.
3. Ermitteln Sie die Leistungen, die eine "schnelle" Lösung erwarten lassen oder bisher sich bewährt haben.
4. Stellen Sie sich vor, die "schnellen" Lösungen würden durchgeführt.
5. Ermitteln Sie konsequent und vorbehaltlos, welche anderen Ergebnisse die "schnellen" Lösungen erbringen als jene, die für das Projekt und das Projektmanagement notwendig und ausreichend sind.
6. Ermitteln Sie, was fehlt.
7. Ermitteln Sie die Leistungen, die tatsächlich für das Projekt und das Projektmanagement zweckdienlich sind. Kümmern Sie sich an dieser Stelle nicht und niemals darum, ob die Leistungen überhaupt erbringbar sein könnten.
8. Ermitteln Sie die Vorlaufzeiten für die einzelnen Leistungen.
9. Ordnen Sie die Leistungen Zeitfenster (Zeiträume) zu, in welchen sie zu erbringen sind. Bestimmen Sie insbesondere den frühesten Beginn und das späteste Datum des Endes.
10. Hören Sie auf, nach weiteren (besseren) Leistungen zu suchen, sobald Sie sich überzeugt haben, dass die beschriebenen Leistungen zum vorgesehenen Projekterfolg und angemessenen Projektmanagement führen.

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