Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 185: Die Dokumentation sichern.

Es geht um permanente Dokumentation der Planungen, Entscheidungen, Ereignisse und Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die Herstellung, Erhaltung, leichte Aktualisierung und Nachweisung des jeweils aktuellen Standes der Planungen, Vorbereitungen, Entscheidungen, Absprachen, Beschlüsse, Genehmigungen, Festlegungen und den jeweils noch offenen Posten der Projekte und des Projektmanagements.

Es geht um die jederzeitige Auskunftsfähigkeit des Projektmanagements.

Ziele:

1. Sicherung einer verlässlichen Gedächtnisstütze.
2. Sicherung der Anschlussfähigkeit von Planungen und Verhandlungen an die jeweils bisherigen Stände.
3. Sicherung von Nachweisungen und Belegungen von Entscheidungsgrundlagen.
4. Abstand gewinnen und eine Distanz ermöglichen, aus welcher Schwachpunkte, Ausgelassenes, Versäumtes, Übersehenes und bis dato Vermiedenes besser erkannt und bearbeitet werden kann.
5. Vereinfachungen von Abstimmungen über Fakten.
6. Vereinfachungen von Stabübergaben an Nachfolger, Delegierte, Beauftragte, Stellvertreter.
7. Ermöglichung und Vereinfachung von Passungen, Stimmigkeit, Plausibilität.
8. Erleichterte Feststellung von Vollständigkeit.
9. Erleichterte Feststellung und Belegung von Verbindlichkeit, Verlässlichkeit, Gültigkeit.
10. Erleichterte Feststellung, Belegung und Nachweisungen von eingegangenen Verpflichtungen, Rechten, Pflichten und Verbindlichkeiten.
11. Sicherheit bei Rechtsstreitigkeiten.
12. Früherkennung von Fehlern und Irrtümern.
13. Sicherheit von Überführungen von Vorläufigem.

Anleitungen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie immer "Papier und Bleistift" für Notizen bei sich führen.
2. Übertragen Sie die handschriftlichen Notizen jeweils unverzüglich in Dateien wie digitale Notizzettel und Aufgabenlisten.
3. Legen Sie sich eine Datensammlung zu für alle Arten von Daten, die Sie eventuell für das Projekt und das Projektmanagement benötigen könnten. Speichern Sie in dieser Datensammlung alle Informationen, die Ihnen aus irgend einem Grunde auffallen, gleichgültig, ob sie mit dem Projekt oder dem Projektmanagement zu tun haben (können, werden, dürfen, sollen, müssen).
4. Legen Sie fest, welche Daten ausschließlich nur Ihnen zugänglich sind und bleiben.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihre höchstpersönlichen Notizen und Daten niemals Dritten zugänglich sind, weder zufällig, noch absichtlich.
6. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Daten Sie mit anderen Personen teilen.
7. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Form der Dokumentation von Daten für das Projekt, für das Projektmanagement, über das Projekt und über das Projektmanagement.
8. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Daten zurückhalten, auf welche andere Personen angewiesen sind, die im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden.
9. Legen Sie ein Verfahren fest, durch welches Sie unbestimmte, vorläufige und diffuse Daten von jenen trennen, die bereits verbindlich, verlässlich und gültig sind.
10. Legen Sie einen Ort (Speicherplatz, Ordner) an, in welchem Sie alle Vereinbarungen, Grundlagen und Ergebnisse von Abstimmungen sowie erteilten und erhaltenen Vorgaben festhalten.
11. Sichten und entrümpeln Sie die persönlichen Notizen und erfasste Daten regelmäßig. Mindestens 1x pro Woche.
12. Werfen Sie persönliche (handschriftliche) Notizen erst nach Abschluss und Abnahme Ihres Beitrages zum Projekt und zum Projektmanagement weg. Bewahren Sie sie gegebenenfalls "in einer Schuhschachtel" an einem sicheren und nur Ihnen zugänglichen Ort auf.

Daten, um die es geht, sind:

1. Absprachen,
2. Versprechungen,
3. Zusagen,
4. (vorläufige) Mengen, Maße, Gewichte, Größen,
5. (vorläufige) Anforderungen,
6. Erlaubnisse, insbesondere (einmalige) Zugänge, Zusagen,
7. Einforderungen, Anforderungen,
8. Weisungen, Anweisungen,
9. Delegationen, Beauftragungen,
10. Partner,
11. Zeiten und Orte der Daten,
12. Termine für endgültige Klärungen, Entscheidungen, Festlegungen.
13. eingegangene Informationspflichten, Benachrichtigungspflichten.

Mahnungen, Tipps:

Hier wird das besprochen, dort jenes. A gibt Tipps und Hinweise, B mahnt, C stellt Informationen zur Verfügung und D stellt Bedingungen auf. - Nur: Was ist eigentlich mit wem geklärt, besprochen, vorgesehen, verhandelt und was davon ist (bereits, noch) verbindlich und was nur vorläufig oder (noch) unverbindlich? Was wurde überhaupt bereits getan und veranlasst und mit welchem Stand der Erledigung?

Das Projektmanagement kann sich nicht entschuldigen, wenn oder weil es den Überblick verloren hat. Es ist vielmehr die ausdrückliche Pflicht des Projektmanagements, jederzeit sicherzustellen, dass es den Überblickt erhält, behält oder im Zweifelsfall innerhalb kürzester Zeit wieder herstellt.

Besondere Tücken liegen im vermeintlich Erledigten: Es wurde so oft und so viel immer wieder über eine bestimmte Sache gesprochen - und jeweils versäumt, "einen Knopf dranzumachen", d.h. verbindliche Entscheidungen, Festlegungen und Vereinbarungen zu treffen. Mitunter warten die Partner vergeblich auf die fälligen und möglichen Setzungen, Entscheidungen und Weisungen.

Trennen Sie die Datensammlung immer von der Dokumentation der Daten: Beides sind verschiedene Vorgänge, die immer nur nacheinander zu erledigen sind. Das gilt auch und gerade für den Einsatz von digitalen Medien, die zumindest bei der Datensammlung leicht eher ablenken,

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln