Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 177: Kontrollen und Aktualisierungen des Projektantrags, des Projektvertrags und der Vereinbarungen.

Es geht um die formale Vorbereitung und Sicherstellung der Verantwortung für das fortschreitenden Projekt und das Projektmanagement in allen seinen Gliederungen.

Es geht um die Vorbereitung und Sicherstellung der Leistungsbeziehungen im Projekt und im Projektmanagement sowie für das Projekt und das Projektmanagement.

Ziele:

1. Verbindliche Fortschreibung der Inhalte des Projekts und des Projektmanagements.
2. Verbindliche Verpflichtungen der Leistenden und Beitragenden zum Projekt und zum Projektmanagement.
3. Verbindliche Festlegungen der (weiterhin) gültigen Anforderungen an Qualität und Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements.
4. Verbindliche Festlegungen für die die Leistungsorte, Leistungszeitpunkte und Leistungsdauer.
5. Erhaltung und Übertragung der Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement bei wechselnden Partnern durch den Projektfortschritt.
6. Sicherung, Nachweisung und Dokumentation dessen, was für das Projekt und das Projektmanagement (noch, künftig) gültig ist.
7. Sicherung der Justiziabilität der Vereinbarungen im Projekt und im Projektmanagement.
8. Herstellung, Sicherung und Erhaltung der Grundlagen für Leistungen, Leistungsvergütungen und Leistungsnachweisen.
9. Herstellung, Sicherung und Erhaltung der Weisungen an die Verantwortlichen und Leistenden im Projekt und im Projektmanagement.
10. Frühzeitige Klärung und Bearbeitung von Konflikten, die durch das Projekt und das Projektmanagement auf jeden Fall entstehen (werden, müssen, können).

Anleitungen:

1. Ermitteln und stellen Sie fest, was (noch) verbindlich mit wem vereinbart ist.
2. Ermitteln und stellen Sie fest, was (noch) nicht verbindlich vereinbart ist (werden konnte, durfte, musste).
3. Legen Sie fest, wie Sie mit Vorläufigem und noch Unverbindlichem umgehen.
4. Legen Sie fest, wie Ihre Partner sich verhalten (dürfen, sollen, müssen), wenn Sie selbst die notwendigen Klarheiten weder hergestellt haben noch herstellen können (wollen, dürfen).
5. Ermitteln Sie die (noch) unvollständigen oder unklaren Vereinbarungen und legen Sie fest, wie die Klärungen verbindlich erfolgen (können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie mit Ergebnissen umgehen werden, die aufgrund vorläufigen Grundlagen entstanden sind, jedoch den endgültigen Anforderungen nicht oder nicht vollständig entsprechen.
7. Legen Sie den Termin fest, bis zu welchem die jeweiligen Vereinbarungen über den Projektfortschritt "unter Dach und Fach" bzw. "in trockenen Tüchern" sind.
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie Ihre Rechte und Pflichten im Projektmanagement, wenn Sie notwendige Vereinbarungen nicht erhalten oder die Klärungen sich verzögern.
9. Bestimmen Sie eine Person, welche gegebenenfalls die notwendigen Verhandlungen führt und die Interessen des Projekts und des Projektmanagements einfordert und durchsetzt.
10. Bestimmen und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie der jeweilige Stand der Vereinbarungen beweissicher dokumentiert wird.

Typische Fristen, die einzukalkulieren sind:

1. Ausschreibungsfristen. Eingabefristen. Vorlagefristen. (...und Termine).
2. Friedensfristen, Wartefristen.
3. Einspruchsfristen. Vetofristen.
4. Gewährleistungsfristen.
5. Fristen zur Geltendmachung von Ansprüchen, Mängeln, Verzug.
6. Mahnfristen.
7. Nachbesserungsfristen.
8. Verjährungsfristen.
9. Termine.
10. Ausschlussfristen. Ausschlusstermine, Ablauftermine.
11. Laufzeiten.
12. Verlängerungsfristen.
13. Kündigungsfristen.
14. Bindungsfristen.
15. Fristen für das Inkrafttreten; Fristen bis zur Verbindlichkeit.

Typische Verfahren, die einzuhalten sind:

1. Antragsverfahren.
2. Ausschreibungsverfahren.
3. Genehmigungsverfahren.

Erforderlich sind Klarheiten über die Gültigkeit von:

1. Verträgen und Vereinbarungen.
2. Leistungsvereinbarungen.
3. Vertragspartner. Leistungsverpflichtete.
4. Abstimmungen.
5. Absprachen.
6. Versprechen, (persönliche) Zusagen.
7. Erklärungen. Absichtserklärungen.
8. Stellungnahmen. Gutachten. Bewertungen.
9. Entscheidungsgrundlagen.
10. Vertragsgrundlagen.
11. Rahmen.
12. Bedingungen.
13. Auflagen. Vorgaben. Einschränkungen.
14. Rechte. Pflichten.
15. Weisungen.
16. Vorbehalten. Vorrechten. Bevorzugungen.
17. Vorläufigem und wie es aufgehoben wird.

Mahnungen, Tipps:

Vorbehalte, die nicht aufgelöst werden, werden häufig zu Quellen von unangemessenen Ansprüchen, die eigens darauf beruhen, sich im Vorfeld nicht klar entschieden und festgelegt zu haben. Das Risiko trägt das Projekt und das Projektmanagement. Versäumnisse werden teuer.

Sind bestehende Vereinbarungen voraussichtlich "günstig" für den Projektfortschritt, wird manchmal unterstellt, dass die Vereinbarungen auch für den Projektfortschritt gelten, ohne dass dies ausdrücklich bestätigt werden müsste. Ein Irrtum.

Die Fristen und Befristungen sowie die jeweiligen Entscheidungstermine sind häufig günstige und auch die einzigen Gelegenheiten, die notwendigen Rahmenbedingungen für das Projekt und das Projektmanagement einzufordern.

In vielen Projekten ist es zur Gewohnheit geworden, dort "Fakten zu schaffen" und dadurch nachträgliche Zwangsgenehmigungen zu erzwingen, wo im Vorfeld die Mühe gescheut wird, die erforderlichen Einigungen und Vereinbarungen zu erreichen. Wird solches Verhalten geduldet, ist einer Beliebigkeit des Projektmanagements Tür und Tor geöffnet.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln