Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 186: Den Ereignisplan aktualisieren.

Es geht um die Passung der Termine und Abfolgen, die durch das Projekt und das Projektmanagement bestimmt werden, mit den Terminen und Abfolgen, die durch das Projekt und das Projektmanagement einzuhalten sind.

Ziele:

1. Ausrichtung des Projekts und des Projektmanagements auf Schlüsselereignisse.
2. Markierungen des Projektfortschritts durch Ereignisse. "Erlebbar machen, wie das Projekt fortschreitet."
3. Nutzung der Ereignisse zu Klärungen, Abstimmungen und Absprachen.
4. Einbringung der (bisherigen) Projektergebnisse in das Projektumfeld.
5. Verankerung der (bisherigen) Projektergebnisse bei Schlüsselpersonen.
6. Verankerung und Bestärkung des Projekts und des Projektmanagements im inzwischen jeweils veränderten Umfeld.
7. Konfrontation des Umfeldes mit den Änderungen und Veränderungen, die durch das Projekt und das Projektmanagement bereits bewirkt wurden.
8. Abbau von Vorbehalten, Vorurteilen.
9. Rechtfertigung und Verstärkung des Vertrauens in das Projekt und das Projektmanagement.
10. Früherkennung und Bearbeitung von Konflikten, Störungen, Schwierigkeiten und zu erwartenden Änderungen.

Anleitungen:

1. Legen Sie die Zeitpunkte fest, ab welchem die jeweilige Projektgliederung arbeitsfähig ist (sein muss).
2. Legen Sie die Zeitpunkte fest, ab welchen die Verantwortlichen für die einzelnen Gliederungen des Projekts entscheidungsfähig sind (sein müssen, sein werden).
3. Legen Sie den Zeitpunkt fest, bis zu welchem eventuelle Änderungen der Projektmittel angezeigt und beantragt sowie freigegeben werden (dürfen, können, müssen).
4. Legen Sie die Zeitpunkte fest, bis zu welchen die bisherigen Beiträge zum Projekt anerkannt sind und eventuelle Mängel formal gerügt sein müssen.
5. Legen Sie die Zeitpunkte fest, ab welchen das für das Projekt eingesetzte Personal wieder freigegeben und zurückgegliedert werden (kann, darf, muss).
6. Legen Sie die Zeitpunkte und Zeiträume fest, zu welchen das Projekt und das Projektmanagement ganz oder teilweise ruht, z.B. Ferienzeiten, Urlaub, Reparaturarbeiten, Wartungsarbeiten, Rüstzeiten, Testphasen, Betriebsferien, Prüfungen und Abnahmen, Vorbereitungszeiten, Qualifizierungen, Einweisungen).
7. Ermitteln und legen Sie fest, wann und wie Vertretungen eingewiesen und eingearbeitet werden (dürfen, können, müssen).
8. Ermitteln und legen Sie fest, zu welchen Zeiten und an welchen Orten Beiträge und Teile für das weitere Projekt zusammengefügt werden (dürfen, können, müssen). Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Übergaben und Übernahmen erfolgen (dürfen, können, werden, müssen).
9. Ermitteln Sie die Engpässe und geben Sie klare Weisungen, was zu tun und zu unterlassen ist und wie die Engpässe überwunden werden (müssen, können, dürfen).
10. Ermitteln Sie die Überlappungen und Überschneidungen und legen Sie fest und vereinbaren Sie die Lösungen, Vorgänge und Verfahrensweisen.

Ereignisse, um die es geht, sind z.B.

1. Abwesenheiten,
2. Präsentationstermine,
3. Entscheidungstermine,
4. Beratungstermine,
5. Berichtstermine,
6. Prüfungen, Feststellungstermine,
7. Ausschlusstermine,
8. Übergaben,
9. Abnahmen,
10. Tests,
11. Arbeitstreffen, "Meetings", Regelkommunikation,
12. Messen, Konferenzen,
13. Wettbewerbe, Preisverleihungen,
14. "runde Geburtstage", Jahrestage,
15. Ablauf von Mandaten, Verträgen, Vereinbarungen,
16. Ablauf von Fristen, Befristungen, Sperrfristen, Einspruchsfristen, Vorlagefristen,
17. Ablauf von Sondergenehmigungen, Ausnahmen, Rechten und Vorrechten.
18. Ablauf von Gewährleistungsansprüchen, Haftungen,
19. Verjährungsfristen,
20. Ablauf von Bindungsfristen, z.B. Preisbindungen, Gültigkeit von Angeboten.
21. Abruftermine für Ressourcen,
22. Freigabetermine.

Mahnungen, Tipps:

Es sind die unangenehmen Termine, an welchen die wirklich wichtigen Dinge (endlich) auf den Tisch kommen und (endlich) bearbeitet, geklärt und erledigt werden (können, dürfen, müssen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln