Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 184: Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Beschaffungen und Beauftragungen festlegen.

Es geht um die Sicherstellung der Bestellungen, Beschaffungen und Beauftragungen der rechtzeitigen und richtigen Produkte, Dienste und Leistungen.

Es geht um die rechtzeitige Erstellung, Erbringung und Fertigstellung von Modulen, Produkten, Bausteinen, Objekten, Diensten und Leistungen.

Es geht um die Schaffung der Voraussetzungen für die Folgeleistungen durch die Verfügbarkeit und Verwendbarkeit der Vorleistungen.

Ziele:

1. Sicherstellung der Kompatibilität der zu beschaffenden Produkte und Leistungen.
2. Sicherstellung der Verfügbarkeit der Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und in der benötigten Art und Weise und Ausstattung.
3. Sicherstellung der Nutzung der üblichen Beschaffungswege.
4. Sicherstellung der Durchsetzung und Einhaltung der Besonderheiten, die für das Projekt und das Projektmanagement erforderlich sind.
5. Sicherstellung der Verwendung von normierten und standardisierten Produkten und Leistungen im Projekt und im Projektmanagement.
6. Sicherstellung der Annahme der gelieferten Produkte und der bestellten und beauftragten Leistungen durch das Projekt und das Projektmanagement zum gegebenen Zeitpunkt und am vorgesehenen Ort.
7. Sicherstellung der vor einer Bestellung oder Beschaffung oder Beauftragung einzuhaltenden Verfahren der Prüfung, Genehmigung, Kontrollen und Freigaben.
8. Sicherstellung der Zusammenfassungen zu Gesamtaufträgen mit den entsprechenden Kommissionierungen.
9. Sicherstellung der unverzüglichen Beauftragungen von Sonderleistungen für das Projekt und das Projektmanagement im Bedarfsfall, z.B. bei Ausfällen, Störungen, Fehlern, Zusatzbedarfen.
10. Sicherstellung der einheitlichen Weisungen an die Personen und Organisationen, welche Produkte liefern und Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement erbringen (dürfen, werden, müssen).

Typische, zu beschreibende Anforderungen:

1. Mengen, Mindestmengen, Höchstmengen,
2. Stückzahlen, Auflagen,
3. Größen, Formate,
4. Formen, Gewerke,
5. Farben, Qualitäten,
6. Partien, Gebinde,
7. Kommissionen (Bündel aus Einzelprodukten),
8. Ausstattungen,
9. Kapazitäten,
10. Zubehör, Ersatzteile.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie ,wer für die Beschaffungen der notwendigen Ressourcen zuständig und verantwortlich ist.
2. Klären Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen die Vorgehensweisen, Regeln und Spielregeln sowie einzuhaltenden Bedingungen für Bestellungen, Beschaffungen und Beauftragungen.
3. Legen Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen fest, wie "Sonderwünsche" des Projekts oder des Projektmanagements behandelt und bearbeitet werden (können, dürfen, müssen).
4. Klären und legen Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen fest, wie die Auswahl der Lieferanten, Dienstleistenden und Auftragnehmer erfolgen (wird, darf, kann, muss).
5. Stellen Sie sicher, dass die Bedarfsanforderungen vollständig und so frühzeitig erfolgen (können), dass die benötigten Ressourcen rechtzeitig, am richtigen Ort und in der richtigen Art und Weise bereitstehen (werden, können, müssen).
6. Klären und vereinbaren Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen, wie eventuelle Änderungen der Bedarfe behandelt und bearbeitet werden, z.B. Mehrmengen, Mindermengen, andere Qualitäten, zeitliche Verschiebungen, Änderungen von Orten, usw.)
7. Klären und vereinbaren Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen, wer die Verhandlungen mit den Lieferanten, Dienstleistenden und Auftragnehmern führt.
8. Klären und vereinbaren Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen, wie die Eingangskontrollen, Qualitätskontrollen und Freigaben der Ressourcen für den Projekteinsatz erfolgen (müssen, können, werden).
9. Klären und vereinbaren Sie mit den zuständigen und verantwortlichen Personen das Verfahren und das Verhalten, wenn sich voraussichtlich Beschaffungsschwierigkeiten ergeben oder bereits eingetreten sind, wie z.B. Verzug, höhere Gewalt).
10. Klären, vereinbaren und legen Sie fest, wie für das Projekt und das Projektmanagement die Bedarfe abgerufen werden (dürfen, können, müssen).

Mahnungen, Tipps:

Die Zeiten für die Beschaffungen werden häufig unterschätzt. Benötigte Ressourcen, die "noch unterwegs sind", lassen die möglichen und notwendigen Arbeiten nicht zu. Oder aber: Es werden Hilfslösungen gesucht, die anschließend wieder entfernt und ersetzt werden müssen.

In der Regel halten sich die Personen, welche für Beschaffungen zuständig sind, an ihre Routinen. Die "Sonderwünsche" und besonderen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements werden nur dann berücksichtigt, wenn darüber eine ausdrückliche Vereinbarung getroffen wurde und ein entsprechender Auftrag oder eine Weisung erfolgt ist.

Vom Projekt und dem Projektmanagement wird häufig verlangt, dass sie das Projekt und das Projektmanagement an die Routinen der Beschaffungswege anpassen. So werden Sondermaße, Sonderqualitäten oder besondere Anforderungen häufig zunächst mit "Standardlösungen" versucht. Es bedarf sehr oft ein hohes Standvermögen des Projektleiters, keine Kompromisse zu machen, wo das Projekt oder das Projektmanagement dies nicht zulässt.

Die Personen aus dem Beschaffungswesen erweisen sich oft durch ihre Erfahrungen, Übersicht und Kenntnisse des Marktes und der Usancen als große Hilfen für das Projekt und das Projektmanagement.

Teilnehmerkreis:

Das jeweiligen Bedarfsanforderungen werden erstellt durch die Personen, welche über die ausreichende Fach- und Sachkenntnis sowie die Feldkompetenz verfügen, die am ehesten dem Projekt und dem Projektmanagement ähnlich sind. Verfügen die verantwortlichen Personen für das Projekt und das Projektmanagement nicht selbst über diese Kompetenzen, sind Experten zur Beratung hinzuzuziehen.

Mehr zum Thema:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 07_750_000
   Koordination der Prozesse der Entscheidungen: 70_750_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Leistungen (Begriffe): ...mehr dazu
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektfortschritt-Ablauf der Phasen: 05_500_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Projektprozesse: 03_300_000
   Strukturen der Entscheidungen: 99_040_000
   Projektfortschritt: 99_160_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Partner: 70_000_000
   Orte: 08_100_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Leistungsbeschreibungen
   
   Pflichtenheft
   Lastenheft
   Rahmenheft
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln