Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 179: Den Projektvertrag und Projektmanagementvertrag aktualisieren.

Es geht um die Legitimation der Anpassungen des Projekts und des Projektmanagements an die Änderungen und Veränderungen, die sich aus dem bisherigen Verlauf des Projekts ergeben und voraussichtlich noch ergeben werden.

Es geht um die Aufhebung von Kompromissen durch klare Entscheidungen und Festlegungen der verantwortlichen und entscheidenden Personen für das gesamte Projekt und das Projektmanagement.

Ziele:

1. Bestätigungen und Aktualisierungen von Genehmigungen, Freigaben, Aufträgen und Beauftragungen, Weisungen und Anweisungen.
2. Verantwortliche Entscheidungen über den voraussichtlichen Verlauf des Projekts und das Projektmanagement.
3. Rechtzeitige Korrekturen des Projektauftrages und des Auftrages für das Projektmanagement.
4. Festigung, Bestätigung oder Aufhebung von Grenzen, Begrenzungen, Rahmen und Bedingungen für das Projekt und das Projektmanagement.
5. Korrekturen der vorläufigen oder noch zu allgemein gehaltenen Inhalte des Projekts und des Projektmanagements.
6. Bestimmung, Begrenzung und Legitimation des Freiraumes für das Projekt und des Projektmanagements.
7. Straffung und Konzentration des Ressourceneinsatzes für die genehmigten Teile des Projekts.
8. Abgrenzung des Projekts gegenüber anderen und weiteren Anliegen, Bedarfen und Notwendigkeiten.
9. Bestätigung und Legitimation des Projektmanagements für seine Planungen, Entscheidungen, Handlungen, Weisungen, Anweisungen und Verhaltensweisen.
10. Früherkennung und Akzeptanz dessen, was durch das Projekt und das Projektmanagement (nicht) mehr erreicht werden (kann, soll, darf, muss).

Anleitungen:

1. Überprüfen Sie, ob Sie das Projekt und das Projektmanagement (noch) weiterhin verantworten (wollen, können, dürfen oder müssen).
2. Überprüfen sie, ob der / die Projektauftraggeber das Projekt (noch) verantworten (können, wollen, dürfen, müssen).
3. Überprüfen Sie, ob und wie die Projektorganisation dem weiteren Projektverlauf anzupassen ist.
4. Ermitteln Sie, wie die eventuellen (neuen) Schlüsselpersonen für die Projektorganisation gewonnen werden.
5. Ermitteln Sie, ob die Bedingungen für die Beauftragungen und Freigaben (noch) gegeben und die eventuellen Voraussetzungen erfüllt sind.
6. Legen Sie unerfüllbare Bedingungen, Voraussetzungen, Anforderungen und Erwartungen offen und beantragen Sie deren ersatzlose Streichung.
7. Ermitteln und bestimmen Sie die Kriterien, über die (neu) zu entscheiden ist. Schlagen Sie die von Ihnen erwünschte Entscheidung konkret vor.
8. Ermitteln und prüfen Sie, ob neue oder andere Personen als Projektauftraggeber, Sponsoren oder Träger des Projekts erforderlich sind.
9. Ermitteln und konkretisieren (beschreiben) Sie jene Teile des Projekts, die bisher (noch) nicht beantragt und beauftragt oder freigegeben wurden. Verlangen Sie die Beauftragung / Freigabe, bevor Sie mit der Umsetzung der nicht genehmigten Teile beginnen oder einen bereits erfolgten Beginn fortsetzen. Stellen Sie gegebenenfalls das Projekt bis zur Entscheidung ein. ("Auf Eis legen.")
10. Ermitteln und prüfen Sie, ob die Ressourcen für das Projekt und das Projektmanagement (noch) ausreichen.
11. Ermitteln Sie einen eventuellen Zusatzbedarf oder Bedarf an wesentlichen Änderungen der bisher geplanten und genehmigten Mittel.
12. Ermitteln und prüfen Sie, welche Teile des Projekts neu / zusätzlich oder jetzt konkret beantragt und beauftragt werden (sollen, können, dürfen, müssen).
13. Ermitteln Sie, ob der Rahmen des Projekts (noch) eingehalten ist und eingehalten werden kann.
14. Informieren Sie gegebenenfalls die bisherigen und künftigen Partner über eine veränderte Auftragslage oder Lage der Freigaben. Das betrifft z.B. auch die Aufhebung von bisherigen Vorbehalten und Vorläufigkeiten.
15. Passen Sie die bisherigen Vereinbarungen und die geplanten auf die neue Auftragslage und Freigabesituation an.

Die Aktualisierungen betreffen fast immer:

1. die Inhalte und den Umfang,
2. die Ziele,
3. den Zeitpunkt und die Dauer,
4. Beginn und Ende,
5. die Meilensteine,
6. die Phasen,
7. die Gliederungen (Aufteilungen),
8. die Anforderungen,
9. die Kosten,
10. die Ergebniserwartungen.

Mahnungen, Tipps:

Berücksichtigen Sie die tatsächliche Entscheidungslage konsequent bei allen weiteren Planungen, Entscheidungen, Handlungen und in ihrem Verhalten.

Bei Änderungen wird häufig versucht, einseitig die Anforderungen an das Projekt und das Projektmanagement zu erhöhen, ohne gleichzeitig auch die entsprechenden Mittel (Zeit, Geld, Materialien, Unterstützungen) zu gewähren. Das Projektmanagement ist gut beraten, keinerlei neuen Versprechungen zu machen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln